Automatische cashflowprognoses voor accountants

Geld moet met beleid worden uitgegeven. Dit geldt zeker als je een onderneming hebt met een beperkte financiële buffer: juist dan doe je er als ondernemer goed aan je liquiditeitsplanning op orde te krijgen. 

Monitr maakt het ondernemingen makkelijk om inzicht te krijgen in hun toekomstige kasstromen. Het bedrijf richt zich in het bijzonder op start-ups en scale-ups met een jaaromzet tot 20 miljoen euro. En dan met name op SaaS bedrijven, de consultancy branche, agencies en andere sectoren waarin bedrijven op uurbasis verdienen aan hun mensen. Daarnaast zet Monitr ook in op bedrijven in de e-commerce, retail – kortom bedrijven waar voorraden een belangrijk beslag op het kapitaal kunnen leggen. 

Met Monitr kunnen deze bedrijven makkelijk de verwachte inkomsten en uitgaven tegen elkaar afzetten en simuleren. Met voorgeconfigureerde, sectorgedreven rekenmodules en sectorspecifieke dashboards.

Geen one size fits all

"Dat gaat niet volgens een 'one size fits all'-principe", zegt CEO & Co-founder van Monitr, Pieterjan Van Dam. Daarvoor verschillen de businessmodellen van de verschillende sectoren te veel van elkaar. Maar het is wel mogelijk om met ‘templates' en rekenmodules, die op de eigen sector zijn toegesneden, cashflow-analyses te maken.

Een voorbeeld: "Een agency overweegt iemand aan te nemen. Als zo iemand inderdaad wordt aangenomen heeft dat voor dit type bedrijven enorme gevolgen voor de uitgaven en – hopelijk in positieve zin! – op de inkomsten.” Via Monitr kunnen die twee goed tegen elkaar worden afgezet. Anders dan in veel andere rapportage software, die er helemaal geen rekening mee houdt dat in de ene sector personele lasten veel zwaarder wegen dan in een andere. 

Automatische forecasting met real-time data

Een heel verschil met veel andere software: daarmee is het weliswaar mogelijk om forecasts te maken, maar daarbij wordt ervan uitgegaan dat de toekomst zich lineair zal ontwikkelen, zonder al te rare afwijkingen van de ontwikkelingen uit het verleden. 

Dit is waar Monitr het kaf van het koren scheidt. Toekomstprognoses worden berekend en bijgesteld op basis van sector gedreven rekenmodules. Zo houdt Monitr bijvoorbeeld automatisch rekening met je personeelsbezetting, met de periodiciteit van betalingen van je klanten, met de BTW en met alle andere factoren die van zwaarwegende invloed zijn op de cashflow.  Kortom: het is met Monitr mogelijk om werkelijk belangrijke 'triggers' van de toekomstige cashflow in te voeren en door te rekenen. Zo kan je accurater je liquiditeitsprognose opmaken, dan wanneer je louter cijfers uit het verleden doortrekt. 

Sterker nog, Monitr kan gebruikmaken van real-time data. Monitr is namelijk uitstekend geïntegreerd met allerlei andere software. Het programma kan automatisch allerlei data inlezen van gangbare boekhoudprogramma's, CRM-pakketten en operationele data of manueel data te importeren uit spreadsheets. 

De bestaande rapportagestructuur uit die andere softwarepakketten kan in Monitr bovendien gewoon worden gehandhaafd. Vervolgens kan makkelijk worden gefilterd en ingezoomd op kostenplaats, kostendrager en projectcode. 

Van verleden naar toekomst in één scherm

Kortom, Monitr kan worden ingezet als instrument om management- en analytische processen te ondersteunen. En daarmee om de organisatie te helpen bij het afstemmen van de bedrijfsvoering. Om de strategische doelen te monitoren, bijvoorbeeld. Om allerlei risico's te verminderen. Om prestaties te meten. En om eventueel bij te sturen indien nodig. Zelfs ongebruikelijke gebeurtenissen – denk aan de aflossing van een corona krediet – kunnen in de software worden opgenomen en doorgerekend.

De informatie die Monitr inleest is geschikt voor cashflow voorspellingen op de korte termijn. Hiermee krijg je immers snel een inzicht in de uitstaande vorderingen en schulden.

Maar ook voor schattingen van de cashflow op de lange termijn komen historische data van pas. Niet – zie boven – omdat ontwikkelingen uit het verleden zich in de toekomst lineair worden doorgetrokken of zich herhalen. Maar wel omdat het dan mogelijk is de verwachte prestaties te toetsen aan die in het verleden. 

Als de verwachte bruto marge extreem hoog is, bijvoorbeeld, zijn de de kosten wellicht te laag ingeschat of de opbrengsten te hoog. In Monitr kunnen dan makkelijk scenario’s worden opgesteld met andere, realistische getallen. Inzicht in het verleden leidt dan alsnog tot een beter inzicht in de toekomst.

Kans voor accountant

Voor accountants kan de software van Monitr een mooi instrument zijn om hun adviesfunctie uit te breiden. Met Monitr kan de accountant de financiële rapportages voor een cliënt aanvullen met waardevolle rapportages over de toekomstige cashflow.

Uiteraard kan een ondernemer in theorie dergelijke cashflow prognoses zelf opstellen. Maar in de praktijk blijkt toch dat de meeste ondernemers dit bij voorkeur samen met de accountant doen of dit zelfs helemaal aan een accountantskantoor uitbesteden. Begrijpelijk: de accountant beschikt als geen ander over de sectorkennis en de financiële expertise die nodig zijn om realistische prognoses te maken. Hij kan in Monitr voor elke klant een dashboard op maat maken, zodat prognoses niet meer in foutgevoelige spreadsheets hoeven plaats te vinden.

Veel accountantskantoren streven ernaar om hoogwaardige zakelijke en financiële diensten te verlenen, en ambiëren uit te groeien tot aanbieders van ‘finance as a service’. Toonaangevende kantoren zoals als Moore, GetMonkeys (winnaar: Exact Cloud Award 2018-2019) maakte reeds de switch met Monitr om deze ambities waar te maken.