Mijn zoon van drie doet aan ‘root cause analyses’

Het gesprek met mijn zoon verliep verder ongeveer als volgt: 

• (ik) “omdat het regent en jij anders nat en vies wordt”.
• Mijn zoon: “Waarom mag ik niet nat en vies worden?” 
• Antwoord: “omdat je net schone kleren aan hebt”. 
• Vervolgvraag: “waarom heb ik schone kleren aan?” 
• Antwoord: “omdat je niet in vieze en oude kleren naar de oppas mag”. 
• Wedervraag: “waarom mag ik niet in oude kleren naar de oppas?”
• Antwoord: “omdat papa en mama dat niet netjes vinden”
• Vervolgvraag: “waarom is dat niet netjes”
• Antwoord: “daarom!”

Na dit gesprek kwam ik niet alleen vijf minuten te laat op mijn werk, maar bedacht ik mij ook dat ik, en mogelijk vele accountants met mij, nog veel kan leren van mijn zoon. Enkele weken terug zag ik via LinkedIn meerdere berichten over nieuwe lichtingen met startende accountants bij verschillende accountantskantoren. Op de vraag “wat is het belangrijkste advies dat deze startende accountants meegegeven moet worden?”, zou mijn antwoord zijn: gedraag je als mijn zoon. Oftewel: blijf nieuwsgierig, in zekere zin onbevangen, stel veel waarom-vragen en neem geen genoegen met een eenvoudig antwoord. Deze houding helpt je niet alleen snel het accountancy-vak te doorgronden, maar ook je klanten goed te leren kennen en professioneel-kritisch te blijven.

Waarom-vragen stellen is niet alleen goed voor startende accountants, maar is en blijft belangrijk voor elke accountant en ook voor accountantsorganisaties. Een duidelijke toepassing hiervan is de ‘5x waarom’ methode. Een methode die is ontwikkeld door Toyota om root cause analyses uit te voeren en die ook veel wordt toegepast als Six Sigma en Lean tool. Door het herhaald (in principe vijf keer) stellen van waarom-vragen kan door symptomen heen geprikt worden en tot achterliggende oorzaken van problemen gekomen worden. Belangrijk hierbij is een goede identificatie van het probleem. Vervolgens is de toepassing van de techniek even eenvoudig als ingewikkeld. Het doorvragen na een gegeven antwoord is op zich goed te doen. De beoordeling of een gegeven antwoord wel daadwerkelijk de oorzaak is, alvorens door te vragen, is al ingewikkelder. Nog ingewikkelder wordt het wanneer een probleem meerdere oorzaken kent. 

Toch ligt de kracht van de ‘5x waarom’ methode in de eenvoud. Het basisprincipe is direct duidelijk en toepasbaar. En natuurlijk kan er na het gebruik van deze methode altijd worden overgegaan op uitgebreidere methodes, zoals het gebruik van de Ishikawa visgraat analyse (oorzaken in meerdere categorieën zoeken) of het Zwiterse Kaas model (meerdere oorzaken in elkaars verlengde), waarover collega Alex Boxum al eens schreef.

Terug naar het gesprekje met mijn zoon. Was dit uiteindelijk een onbedoeld goede root cause analyse van mijn zoon en een goede toepassing van de ‘5x waarom’ methode? Als goed accountant telt u nu vast eerst het aantal gestelde waarom-vragen. Dit zijn er vijf, dus in dat opzicht is voldaan aan de methode. Was het probleem echter goed geïdentificeerd? Op zich wel: hij mocht niet op zijn eigen fiets. Hoewel híj hier vooral een probleem van maakte en ik hierin een óplossing voor mijn eigen probleem zag. Ik had haast en ik wilde niet dat hij op zijn eigen fietsje zou gaan, omdat dat te lang zou duren. Verder dacht ik dat hij ‘ik heb haast’ niet zou begrijpen als antwoord op zijn eerste vraag. Dus gaf ik een ander antwoord, waarop hij overigens wel goed bleef doorvragen. Wat mijn zoon echter niet doorhad, was dat mijn gegeven antwoord best een mogelijke oorzaak was (uiteindelijk wil ik mijn kinderen in schone kleren naar de oppas brengen), maar dat het niet de daadwerkelijke oorzaak was. En daarnaast nam hij uiteindelijk genoegen met een kort ‘daarom’. Maar ja, wat kun je verwachten van een driejarige? Als ouder was ik op dat moment overigens wel blij dat hij uiteindelijk met ‘daarom' genoegen nam, maar als accountant zal je met dit antwoord niet snel genoegen moeten nemen!

Mocht u na het lezen van dit blog een root cause analyse uitgevoerd willen hebben: ik wil best eens langskomen, samen met mijn zoon!

[Marc-Jan Zwaneveld RA, V&A accountants-adviseurs]