Martin de Bie (216 Accountants): “Innovatie gaat niet over tools, maar om mensen.”

Arthur Jager (Silverfin) begeleidt accountants en boekhouders in hun digitale transformatie en adviseert strategisch over de cloud-innovatie en data ownership. Martin de Bie (216 Accountants) is vanuit zijn functie dagelijks in gesprek met klanten over account-tech en standaardisatie.

Martin de Bie, werkzaam bij 216 Accountants kijkt op nationaal en internationaal niveau naar tools die de accountants op een hoger digitaliseringsniveau kunnen brengen, maar ook hoe accountants hun dienstverlening nog beter kunnen laten aansluiten op de behoefte van de ondernemer. Want ook daar valt wel een slag te maken: “Innovatie gaat niet over tools, maar om mensen en het plezier dat ze hebben om met de tools te werken.”
Maar hoe wordt innovatie getriggerd en wat zijn De Bie´s eigen ervaringen met de implementatie van digitale technologie voor accountants? ? De Bie: “Het triggeren kan vanuit de business zelf komen, vanuit een operationele uitdaging, of vanaf een strategisch niveau – bijvoorbeeld het bestuur van een organisatie dat een bepaalde richting op wil. Organisaties met een groot volume aan klanten, data en werknemers zien vaak dat processen efficiënter kunnen. Kleinere bedrijven zien soms dat prijzen in de markt onder druk komen te staan waardoor ze voor de vraag komen te staan: willen wij nog steeds bezig zijn met het opleveren van administratieve stukken, of willen we automatiseren en meer dienstverlening leveren?”    

(Klik op afbeelding om het webinar terug te zien)

ROI digitalisering meetbaar maken
De beperkte capaciteit in de accountancy is een vraagstuk dat zowel De Bie als Jager terugzien over de hele sector. Het is ook een vraagstuk waarbij digitalisering een doorbraak kan betekenen. Maar hoe krijg je een organisatie mee om meer te kijken naar de procesketen? Volgens Jager zien we dat de mens change averse is en dat is bij accountants niet anders: “Als een innovatie top-down wordt aangestuurd is het daarom heel belangrijk om steeds te blijven vertellen wat het voor medewerkers persoonlijk oplevert en voor hun klanten. Daarom proberen wij met Silverfin de ROI van digitalisering echt meetbaar te maken. Dat betekent ook: concrete doelen stellen. De kostprijs van de jaarrekening omlaag brengen. De uren die we besteden aan commodityprocessen verminderen. De klant-omzet per medewerker omhoog trekken.”

Accountants meer samenwerken
Veel accountantskantoren willen allemaal zelf het wiel uitvinden en dat geldt vaak ook voor softwareleveranciers. Het gevolg: allerlei losse point to point oplossingen, soms per proces. Niet efficiënt. Volgens De Bie liggen er echter kansen in kennisdeling en samenwerking, zowel voor leveranciers als voor kantoren: “In onze branche zie je natuurlijk allemaal onafhankelijke kantoren. Maar standaardisatie is een voorwaarde voor digitalisering. Kleine kantoren hebben soms maar een paar mensen om de digitaliseringsslag te maken. Meer kennisdeling tussen accountants zou iedereen vooruit helpen. Toch zie je, in ieder geval in België, steeds meer bundeling van krachten, bijvoorbeeld kleinere accountantskantoren die samen een digitaal service center opzetten om toch de digitaliseringsslag te maken.”

Wat wil de klant?
Het is volgens De Bie een uitdaging voor accountantskantoren om hun klant echt te leren kennen. Er zijn namelijk allerlei mogelijkheden om bedrijven te helpen als accountant – maar wat wil je klant zelf? Meer doorvragen en minder zenden als accountantskantoor. De Bier: “Met automatisering van standaard-processen kun je je prijzen aantrekkelijk houden in abonnementen, zodat je tijd overhoud om per kwartaal de juiste vragen te stellen aan je klant.” Maar, zo benadrukt De Bie: “Je moet ook je klant zien te overtuigen van de meerwaarde die je biedt. Het bestuur van een kantoor moet een duidelijke digitale strategie hebben, een visie die je moet kunnen uitleggen, ieder keer opnieuw. Anders krijg je mensen niet mee.”
Nu kantoren door standaardisatie steeds meer kunnen automatiseren ziet De Bie nieuwe kansen in voor accountants en hij is niet alleen: “Je ziet nu ook veel banken de markt verkennen. Boekhouding is toch de bron van alle opvolgende diensten: de jaarrekening, fiscale aangifte. Maar wat we nu zien met Covid-19 is dat ondernemers vaak andere vragen hebben: ze weten niet waar ze over drie of vier maanden staan. Kan ik straks in oktober mijn belastingopgave wel betalen? De vraag van ondernemers verschuift steeds meer van 'terugkijken met de jaarrekening', naar vooruitkijken op de korte termijn.”

Customer succes
De Bie weet hoe belangrijk het is om doelstellingen van digitale transformatie zo concreet mogelijk af te spreken en meetbaar te maken: “Het is net zoals met reclame. Je moet je het een paar keer laten landen. Op welk moment wil je wat toetsen en wanneer vinden we iets een succes?”
Jager, wil daarbij aanvullen dat het voor Silverfin ook belangrijk is om als softwarepartner mede-verantwoordelijkheid te dragen voor de implementatie van de gewenste innovatie. Silverfin werkt daarom met een Customer succes afdeling en Customer Succes manager die vanaf dag een meekijkt naar het type mens in alle niveaus van de organisatie. Welke hordes moeten genomen om mensen mee te krijgen? Jager: “De keuze voor een platform als Silverfin in plaats van een point solution kan nogal eens weerstand tot gevolg hebben. En daarom is het belangrijk om het proces behapbaar te maken. Welke iteraties, stappen gaan we maken?”
Ook De Bie ziet communicatie als de grootste uitdaging van een innovatie adviseur: “Heel veel non-financiele informatie zit verstopt in verschillende plekken in de organisatie. En onder tijdsdruk wordt er ook heel veel gecommuniceerd via verschillende kanalen – een whatsappje – in plaats van een mail. Waar blijft die informatie?”

Referentie Grootboek Schema
Jager ziet België als een voorbeeld voor Nederland als het gaat om standaardisatie: “In België werkt iedereen met hetzelfde rekeningschema – het Referentie Grootboek Schema (RGS). Het is daar voor iedereen verplicht, of het nu gaat om leveranciers, de overheid, accountants of klanten. Daar zit al zo'n enorme efficiencyslag. Het maakt niet uit welke klant we hebben in België, welk boekhoudprogramma ze hebben, op basis van de RGS structuur kunnen wij onze diensten  in hoge mate gestandaardiseerd aanleveren.”
De Bie is het met Jager eens: “Bij ons kom je niet binnen als klant wanneer je niet werkt met RGS, dat is echt de basis voor het maken van een digitaliseringsslag. Je wil af van maatwerk waar het niet nodig is. Daarom proberen wij samen met GBNED, het onderzoeksbureau van Gerard Bottelman (https://www.boekhoudplaza.nl/gbned/index.php), de meestgebruikte RGS-codes in onze 4000 grootboekrekeningen van onze klanten door de scanstraat laten gaan. Door dat te doen proberen we het aantal grootboekrekeningen van klanten terug te brengen tot bijvoorbeeld een select groepje van 500, misschien zelfs 50 voor een MKB'er. We zijn heel bewust aan het optimaliseren om het voor onze gebruikers zo gemakkelijk mogelijk te maken. Waarom worden bepaalde boekingen gemaakt?”
Jager: “Wij zullen klanten nooit dwingen om zelf met RGS te werken maar hanteren wel zelf de standaard om data in de RGS-structuur binnen te halen. Deze standaardisering biedt ons de mogelijkheid om appels met appels te vergelijken en onze dienstverlening naar de klant toe te optimaliseren.”
Veel boekhoudpakketten in Nederland, groot en klein, zijn inmiddels RGS-ready. Volgens De Bie biedt dat ook voor kleine software-leveranciers de mogelijkheid om nieuwe business te ontplooien: “Het is nu mogelijk om op basis van een paar duizend boekhoudingen en slimme RGS-tagging iets te zeggen over bepaalde ontwikkelingen in specifieke sectoren. Zowel voor de accountant als voor de softwareleverancier levert RGS zo nieuwe waardetoevoeging op in het snel analyseren van boekhoud-data.”