Management override – je gaat het pas zien als je het doorhebt!

Ik besloot een tijdje extra op mijn qui vive te zijn om te achterhalen hoe het kwam dat de snoepvoorraad zo snel op ging. Accountant als ik ben pakte ik dit professioneel aan. Ik was zogezegd ‘professioneel kritisch’. Hoe? Ik lette extra op mijn inkopen, extra op wat wij de kinderen gaven en extra op de kast met de voorraad. De verhoogde dijkbewaking mocht helaas niet baten. Het resultaat was wel dat mijn vermoeden van diefstal groter werd. Voorlopig besloot ik ook maar om bij mijn afwezigheid de kastdeur op slot te doen. Dit hielp; de voorraad bleef op peil. De dader had zich alleen nog niet vrijwillig gemeld, dus ik moest wat extra’s bedenken om erachter te komen wie dat was. Toen ik korte tijd later bij het stofzuigen onder de kussens van de bank een hele voorraad lege snoeppapiertjes tegenkwam had ik genoeg bewijs voor de snoepdiefstal. Toen ik de kinderen hiermee confronteerde leverde dat al wat meer op: drie heel schuldige blikken. Met wat hoor- en wederhoor technieken, en enig misbruik van mijn nog wat onschuldige 3-jarige zoon, kwam ik er uiteindelijk achter hoe het zat. Bij afwezigheid van ouderlijk toezicht in de vroege weekend-uurtjes, had mijn oudste zoon (8jr) mijn jongste zoon opdracht gegeven de snoeppot te plunderen en de buit te delen met zijn broer en zus. ‘Braaf’ als hij is, volgde hij deze instructie natuurlijk gewoon op. Een gevalletje samenspanning dus. Hoe dit verhaal verder ging zal ik verder niet over uitweiden, alleen dat ik, accountant als ik ben, het voorval gemeld heb bij de opsporingsinstantie, mijn vrouw in dit geval.

Het is vast beroepsdeformatie om dit voorval te bekijken met de bril van een accountant. Elke andere ouder zou ook passen voor het onbeperkt aanvullen van de snoeppot en op zoek gaan naar de dader. Je moet waarschijnlijk echter wel accountant zijn om te concluderen dat je eigenlijk nooit goede risico-inschattingswerkzaamheden hebt verricht (misschien had ik al een verhoogd risico moeten veronderstellen met het aanhouden van zoveel snoepvoorraad, en het ook nog eens voor het grijpen laten zijn). De fraude-driehoek leert het immers: hoewel ik mijn kinderen geen extra druk heb opgelegd, was er gewoon een te gemakkelijke gelegenheid voor de snoepdiefstal aanwezig. Verder is rationalisatie iets waar we hard aan werken in de opvoeding, maar nog niet altijd de vruchten van zien. Naast risico-inschattingswerkzaamheden heb ik ook nooit goede inlichtingen ingewonnen bij het management (gemakshalve weer mijn vrouw) over frauderisico’s. Ik vond het genoeg om af en toe te vragen of de kinderen zich een beetje hadden gedragen, in de veronderstelling dat ik fraudegevalletjes wel gemeld kreeg als die hadden plaatsgevonden. Had ik nu maar een goede discussie hierover gevoerd met het management, dan had ik misschien al eerder een aantal preventieve maatregelen voorgesteld. Voorkomen is ook in dit geval beter dan genezen. En de beschuldigende vraag van het ‘management’ krijgen wat jij ‘als accountant’ hebt gedaan, is ook in dit geval niet leuk.

Ik denk dat nog altijd teveel accountants de verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude te lichtvaardig oppakken. Bij mijn werkzaamheden als OKB-er kom ik veel dossiers tegen die sjabloonmatig dit onderwerp behandelen. Formeel is vaak aan alle vereisten voldaan, maar aan veel is te zien dat de echte inhoud ontbreekt. De bespreking met het management of het toezichthoudend orgaan is zeer kort gedocumenteerd. Meer dan de vraag ‘is er nog fraude geweest?’ en het doorrollen van de risico’s van vorig jaar staat er vaak niet. Ook de discussie in pre-audit meetings, dé gelegenheid om gezamenlijke inzichten en risico-inschattingen te delen, wordt vaak afgedaan met ‘frauderisico’s besproken. Relevante risico’s opgenomen in dossiersectie Y’.

Maatregel 4.4 uit het rapport In het Publiek belang – de expliciete rapportage van de accountant over frauderisico’s aan de Raad van Commissarissen, de afstemming van het werkprogramma en de inzet van data-analyse -onderschrijf ik volledig.  De extra regelgeving van de NBA, zoals de oorspronkelijke maatregel ook bevatte, is door de NBA vooralsnog als niet noodzakelijk geacht. Wellicht dat het uitbrengen van handreikingen, het opzetten van een discussietraject en het verplicht stellen van een cursus op het gebied van fraude ook helpt tegen ‘te lichtvaardige’ accountants. Ik hoop het.

Binnenkort mogen wij op een deelonderwerp binnen de frauderisico’s – het doorbreken van interne beheersingsmaatregelen door het management – een training verzorgen. Hierbij is het altijd goed om een pakkend voorbeeld te gebruiken. Kan ik hiervoor ook putten uit de snoepdiefstal bij mij thuis? Niet direct als ik het zo teruglees. Of wellicht toch? Het is al wat langer geleden, maar ik kwam eens wat eerder thuis uit mijn werk toen ik door het raam keek en ‘het management’ met een zak snoep op schoot zag. Bij binnenkomst was die zak snoep ineens verdwenen. Deze was, om niet ‘betrapt’ te worden, snel achter de bank gegooid. Wat nou regels van één snoepje per dag? Je reinste management override! Toch nog maar eens mijn risicoanalyse heroverwegen. En toch nog inspiratie voor een mooi voorbeeld bij de training binnenkort.

[Marc-Jan Zwaneveld RA, V&A accountants-adviseurs]