Laatste BTW aangifte 2023 en eerste BTW aangifte 2024 (2)

Het BUA is de meest toegepaste manier om de aftrek van de BTW op kosten die een ondernemer weliswaar bedrijfsmatig maakt, maar die ook een privékarakter hebben, te corrigeren. BTW-ondernemers die verstrekkingen doen aan relaties en personeel, moeten een BUA-berekening hierop toepassen. Indien de verstrekkingen per persoon een waarde hebben van € 227 exclusief BTW, dan dient de BTW die hierop in aftrek is gebracht aan het einde van het boekjaar gecorrigeerd te worden. De te corrigeren BTW dient vervolgens aangegeven te worden bij vraag 5b van de BTW-aangifte. Er zijn ook kosten die primair in het belang van de onderneming worden gemaakt en waarbij het persoonlijk voordeel voor de werknemers, als daar al sprake van is, van onderschikt belang is. Voor deze kosten maakt het BUA een uitzondering en is een correctie niet aan de orde.

BUA categorieën

In het BUA is de aftrek van BTW uitgesloten voor de volgende uitgaven:
    • Het voeren van een zekere staat ('standsuitgaven');
    • Het geven van relatiegeschenken of andere giften aan niet (volledig) aftrekgerechtigden;
    • De volgende prestaties aan personeelsleden: het verstrekken van huisvesting, het geven van gelegenheid tot sport en ontspanning, het aanbieden van privévervoer, het uitkeren van loon in natura, andere verstrekkingen voor persoonlijke doeleinden en kantineverstrekkingen..

Per categorie beschrijven wij hierna de regeling.

Het voeren van een zekere staat

De uitsluiting van de aftrek van BTW op de uitgaven voor het voeren van een zekere staat sluit aan bij de inkomstenbelasting, waarbij deze bepaling, net als in de inkomstenbelasting, nauwelijks praktische betekenis heeft. Daarom gaan wij hier niet verder op in.

Het geven van relatiegeschenken of andere giften aan niet (volledig) aftrekgerechtigden

Bij relatiegeschenken moet worden gedacht aan geschenken die de ondernemer om zakelijke motieven verstrekt aan zijn afnemers, leveranciers, en dergelijke. Bij andere giften kan worden gedacht aan bevoordelingen door de ondernemer van stichtingen en instellingen die geen recht op aftrek BTW hebben.

Per relatiegeschenk of gift moet worden beoordeelt of de ontvanger geen recht op aftrek van BTW zou hebben, als de ontvanger de uitgaven ervoor zelf zou hebben gemaakt. De BTW op de kosten mag niet worden afgetrokken indien de waarde van alle geschenken die in een jaar aan de ontvanger wordt verstrekt niet meer dan € 227 (exclusief BTW) bedraagt. 

Voorbeelden van kosten waarop het BUA niet van toepassing is, zijn:
    • Kosten van een outplacement;
    • Kosten van een arbodienst;
    • Kosten van cursussen met een strikt zakelijk karakter;
    • Besloten busvervoer in de zin van de Wet personenvervoer voor groepsvervoer van werknemers naar de werkplek;
    • Het bieden van parkeergelegenheid bij kantoor;
    • Kosten van werkkleding;
    • Kosten voor massage verricht met het doel stress gerelateerde klachten op de werkplek weg te nemen of te verminderen;
    • Kosten van het treffen van een pensioenregeling van de zaak.

Verstrekkingen aan personeelsleden

In het BUA wordt een aantal vormen van verstrekkingen aan het personeel genoemd. De aftrek van de BTW op de kosten die aan deze verstrekkingen zijn toe te rekenen, wordt bij de werkgever uitgesloten als de € 227 grens (exclusief BTW) per persoon per jaar wordt overschreden. Het gaat om de volgende prestaties aan personeelsleden:
    • Het verstrekken van huisvesting. Hierbij kan gedacht worden aan het ter beschikking stellen van een woning aan een conciërge. Ook het verstrekken van huisvesting in Nederland aan buitenlandse werknemers, zonder dat daartegenover een vergoeding staat, kan onder deze categorie vallen;
    • Het geven van gelegenheid tot sport en ontspanning. Voorbeelden hiervan zijn het beschikbaar stellen van sportaccommodaties, fitnessruimten en vakantieoorden, het maken van niet-zakelijke excursies of uitstapjes ten behoeve van het personeel;
    • Het aanbieden van privévervoer. Deze categorie behandelen wij hierna in meer detail;
    • Het uitkeren van loon in natura. Hierbij kan onder andere gedacht worden aan kerstpakketten, telefoonabonnementen, computers, cursussen met een privékarakter, leesboeken en bepaalde soorten kleding;
    • Andere verstrekkingen voor persoonlijke doeleinden van het personeel. Een restcategorie voor de verstrekkingen die niet onder één van de andere categorieën vallen;
    • Kantineverstrekkingen. Deze categorie behandelen we hierna in meer detail.

WKR & BUA 

Voor de loonheffingen is de werkkostenregeling (WKR) verplicht van toepassing. De werkkostenregeling bepaalt in welke mate vergoedingen en vestrekkingen van de werkgever aan de heffing van de loonbelasting worden onderworpen. Op het eerste gezicht lijken de WKR en de BTW vergoedingen en verstrekkingen van de werkgever aan de werknemer gelijk te behandelen, maar toch zijn er verschillen.

Zo moet in de WKR voor de bepaling van de 'vrije ruimte' (het percentage van de totale loonsom dat belastingvrij mag worden besteed aan vergoedingen voor de werknemer) rekening worden gehouden met bedragen inclusief BTW, terwijl in de BTW voor de bepaling van de BUA-drempel (€ 227) de vergoeding exclusief BTW in aanmerking wordt genomen.

Ook de waardering van de verstrekkingen verschilt. De waarde van een openbaarvervoerkaart wordt in de WKR onder voorwaarden op nihil gewaardeerd en leidt in dat geval niet tot een heffing, terwijl in de BTW de waarde uiteindelijk tot een BTW-heffing (correctie) kan leiden. Afwijkende benaderingen komen bijvoorbeeld ook voor bij de verstrekkingen van mobiele telefoons of de toepassing van de fietsenregeling.

Het is zaak deze verschillen goed in beeld te hebben en hier in de administratie rekening mee te houden.

De inventarisatie gemaakt  voor de WKR is wel heel bruikbaar voor de analyse  in het kader van de toepassing van het BUA.

Privévervoer 

Privévervoer van personeel kan op meerdere manieren plaatsvinden.

Auto van de zaak
Het BUA is niet van toepassing op het privégebruik van de auto van de zaak. Het privégebruik wordt voor de BTW op een andere manier belast: via de fictieve dienst. Lees ook ons boek 'Auto van de Zaak – de regelgeving ontcijferd'.

Openbaarvervoersbewijzen
Het BUA moet worden toegepast op het verstrekken van openbaarvervoerbewijzen.

Fiets van de zaak
In het BUA is een aparte regeling voor fietsen (inclusief E-bikes) opgenomen. 

Voor de toepassing van het BUA is een fiets een "rijwiel zonder hulpmotor of een rijwiel met elektrische hulpmotor die trapondersteuning verleent (een zogenoemde E-bike)". Rijwielen met een verbrandingsmotor vallen buiten de regeling.

De BTW op de aanschaf of huur van een fiets die een werkgever aan zijn werknemer verstrekt voor woon-werkverkeer komt tot een maximum van € 129,99 per werknemer in aftrek. Dat is de BTW begrepen in € 749 grens. Uit deze eigen bijdrage moet wel BTW worden voldaan (ook in het geval deze bestaat uit vakantie -of ADV-dagen). Als de fiets ook voor andere privédoeleinden dan woon-werkverkeer wordt gebruikt, hoeft geen additionele correctie van de aftrek voor dit privégebruik te worden gemaakt.

Aan het recht op aftrek zijn de volgende voorwaarden verbonden:
    • In het kalenderjaar en de twee voorgaande kalenderjaren mag aan de werknemer geen andere fiets zijn verstrekt of ter beschikking zijn gesteld.
    • De werkgever moet aannemelijk kunnen maken dat de werknemer de fiets gedurende drie jaar gebruikt voor meer dan de helft van het aantal dagen dat hij/zij pleegt te reizen in het kader van woon-werkverkeer.
    • De werkgever moet aannemelijk kunnen maken dat niet voor 50 procent of meer van de reisdagen in het kader van woon-werkverkeer wordt voorzien in een andere vergoeding of ander vervoer dan de fiets.
Als aan deze voorwaarden is voldaan, wordt de waarde van de verstrekte fiets niet meegenomen bij de berekening van de BUA-grens van € 227. Als niet aan de voorwaarden is voldaan, is het BUA onverkort van toepassing op de verstrekking of ter beschikkingstelling van de fiets.

Anders dan in bepaalde gevallen in de loonheffingen, vallen kosten die samenhangen met de fiets, zoals een diefstalverzekering, reparatiekosten of een extra slot, niet onder de fietsenregeling van het BUA. Voor dergelijke kosten moet daarom op de gebruikelijke manier worden bepaald of het BUA van toepassing is.

Kantineverstrekkingen 
Ondernemers die zelf de kantine exploiteren mogen de BTW op kosten die zijn gemaakt voor de verstrekking van eten en drinken in een personeelskantine in eerste instantie volledig aftrekken. Dit geldt niet alleen voor de etenswaren zelf, maar ook voor de kosten van inrichting, investering en dergelijke. De exploitatie van een kantine is belast met BTW, dit geldt ook voor ondernemers die vrijgestelde prestaties verrichten.
 Het verstrekken van spijzen en dranken beneden de kostprijs valt onder het BUA, hiervoor is de zogenaamde ‘kantineregeling’ opgenomen in het BUA. Er vindt een bevoordeling van het personeel plaats. Voor de vastlegging van de bevoordeling wordt uitgegaan van de kostprijs van de ingrediënten en grondstoffen van de spijzen en dranken. Voor de BUA-berekening wordt de kostprijs vermeerderd met een forfaitaire opslag van 25%. Vervolgens wordt hierop de werkelijke omzet in mindering gebracht, dit leidt tot het saldo van de bevoordeling waarover een BTW-correctie van 9% BTW (21% bij alcoholhoudende dranken) moet worden gemaakt. De BTW dient bij de laatste BTW-aangifte over het kalenderjaar aangegeven te worden. Indien het bedrag (samen met de andere BUA-verstrekkingen) niet meer dan 227 bedraagt per persoon, dan kan de BTW-correctie achterwege blijven. 
Bij de uitbesteding van de kantine-exploitatie gelden andere, specifieke regels. 

Hoogte van de BUA-correctie

Als een ondernemer of werkgever een vergoeding in rekening brengt voor één van de hiervoor genoemde verstrekkingen, moet deze de BTW uit deze eigen bijdrage op aangifte voldoen. Als de vergoeding hoger is dan of gelijk is aan de kosten van het privégebruik, hoeft voor deze verstrekking geen BUA-correctie meer te worden gemaakt. Als de vergoeding lager is, wordt de BUA-correctie berekend over het verschil tussen de kosten en de netto vergoeding.

Ook als de werknemersbijdrage bestaat uit de opoffering van vakantie- of ADV-dagen, moet de werkgever BTW uit deze vergoeding op aangifte voldoen. De waarde van de bevoordeling (het loon in natura/andere verstrekking) wordt dan gesteld op de kostprijs van de verstrekking.

Als kosten zijn gemaakt voor prestaties die deels een zakelijk karakter en deels een privékarakter hebben, wordt de BUA-correctie naar rato toegepast. De aan het personeel ter beschikking gestelde mobiele telefoon wordt bijvoorbeeld slechts naar rato van het privégebruik als loon in natura aangemerkt. Alleen op dit gedeelte dienst een BUA-correctie te worden toegepast.

De ervaring leert dat het in voorkomende gevallen mogelijk is hierover afspraken met de Belastingdienst te maken.

Verstrekking vouchers aan personeel
Op grond van een uitspraak van het Europese jurisprudentie kan worden gemeend dat wanneer een ondernemer een voucher verstrekt aan zijn personeel en dit doet om het personeel te motiveren om de productiviteit en winstgevendheid te stimuleren, de aftrek van BTW op de kosten niet kan worden beperkt op grond van het BUA. 
Daarnaast hoeft de verstrekking van vouchers voor meervoudig gebruik (vouchers waarvan tijdens uitgifte van de bon nog niet bekend is hoeveel BTW er uiteindelijk betaald moet worden) niet meegenomen te worden bij de berekening of het grensbedrag van € 227 (exclusief BTW) wordt overschreden. Over de verkoop en doorverkoop van een voucher voor meervoudig gebruik is immers nog geen BTW verschuldigd; dit zijn onbelastbare handelingen. Er treedt pas BTW-heffing op wanneer op een later moment de voucher wordt ingewisseld voor een goed of dienst.

Uitsluiting van aftrek BTW te voorkomen?
Het kan een substantiële besparing opleveren indien wordt onderzocht of het mogelijk is om per medewerker onder het grensbedrag van € 227 (exclusief BTW) te blijven. Zeker nu de auto van de zaak niet meer onder het BUA valt. Een klein verschil in het totaal aan prestaties per medewerker kan er immers toe leiden dat in het geheel geen correctie hoeft plaats te vinden, omdat men onder het grensbedrag blijft.

Het is onze ervaring dat er verschillende mogelijkheden bestaan om de BUA-correctie in dit opzicht te optimaliseren. Door het bedrag van een eigen bijdrage verlaagt de 'waarde' van de verstrekking voor het berekenen van de € 227 grens. Op grond van deze gedachte leidt een bevoordeling van een werknemer met een totale waarde van € 250, waarbij de werknemer een eigen bijdrage van € 25 betaald, niet tot een BUA-correctie.
De Belastingdienst heeft deze handelswijze toegestaan, maar heeft inmiddels opgemerkt dat dit in strijd is met de bepalingen in het besluit. Vanaf 2024 is deze werkwijze daarom niet meer mogelijk. Vanaf 1 januari mag u, bij de berekening of het BUA drempelbedrag wordt overschreden, de eigen bijdrage niet meer aftrekken van de uitgaven. Het totaal van de uitgaven moet dan worden getoetst aan het drempelbedrag.

Geen correctie onder € 227,- per begunstigde per boekjaar
De aftrek wordt niet uitgesloten als de totale waarde van de onder het BUA vallende verstrekking 'van geringe omvang' is. Dit betekent dat de aftrek in stand blijft als de waarde van de verstrekkingen (relatiegeschenk, gift, of personeelsverstrekking) in een boekjaar niet meer bedraagt dan € 227 (exclusief BTW) per ontvanger (relatie, instelling, personeelslid). Als de waarde boven die grens komt, wordt de aftrek voor verstrekkingen aan dat individu in zijn geheel uitgesloten.

Onder 'waarde' moet worden verstaan de aanschaffingskosten, kostprijs of voortbrengingskosten, exclusief BTW. Bij goederen waarop normaal gesproken wordt afgeschreven geldt dat deze kosten worden gespreid over een periode van vijf jaar voor roerende zaken en tien jaar voor onroerende zaken.

Correctie (pre) pro rata BTW en herrekening en herziening van BTW
Wanneer een ondernemer zowel vrijgestelde prestaties als BTW-belaste prestaties verricht dan moet er een omzetverhouding worden vastgesteld. Voor het deel belaste prestaties bestaat recht op aftrek van BTW. Hierbij kan de verhouding worden gehanteerd die gebaseerd is op het pro rata percentage.

Als een ondernemer in het verleden roerende of onroerende zaken heeft aangeschaft en de BTW ter zake van deze aanschaf volledig of gedeeltelijk in aftrek heeft gebracht, dan moet de BTW bij gewijzigd gebruik van dat goed herzien worden. Deze herziening moet worden aangegeven in de laatste BTW-aangifte van het boekjaar en kan leiden tot een teruggaaf van of juist een betaling aan de Belastingdienst. De herzieningstermijn voor vastgoed loopt tien jaar, voor roerende zaken is dat vijf jaar. De BTW-correctie in verband met herrekening en herziening moet worden aangegeven in de BTW-aangifte bij vraag 5b.