Krijn de Lange (AKSOS) over Simplicate: ‘Software die wel aansluit bij onze praktijk’

Partnerbijdrage van:

In de afgelopen jaren is het traditionele verdienmodel in de accountancy op de schop gegaan. Van oudsher factureert de accountant op uurbasis. Dit ‘uurtje-factuurtje’ raakt evenwel in hoog tempo achterhaald. Dit geldt zeker voor de administratieve dienstverlening, het opstellen van de jaarrekening en andere diensten uit de traditionele administratie- en samenstelpraktijk. "Het hoort erbij dat je die diensten verleent aan je klanten, maar het is niet wat echt belangrijk is voor hen", zegt Krijn de Lange, partner bij AKSOS (links op de foto). Het ligt voor de hand om bij dit soort verregaand gestandaardiseerde en gedigitaliseerde diensten te werken met vaste abonnementsprijzen. De klant komt dan niet voor verrassingen te staan. En je hebt geen discussies meer of uren met klanten wel of niet terecht zijn gefactureerd.

En, misschien wel het belangrijkste voordeel: "Je hoeft niet meer met je stopwatch in de hand te zitten als een klant even belt voor advies. Dat is gewoon inbegrepen in de vaste prijs. Je verlaagt zodoende de drempel voor klanten om contact te zoeken. Dat is voor hen gunstig: ze kunnen dan in een vroeg stadium eventuele problemen in de kiem smoren, en niet pas achteraf correcties uit hoeven te voeren – wat uiteraard veel meer moeite kost. Voor ons is het ook prettiger en ongedwongener werken. Misschien dat wij daardoor wel wat inkomsten derven door niet elke minuut in rekening te brengen, maar ik heb niet de indruk dat dit zo is. Vooral omdat we op deze manier met klanten in contact kunnen komen die uitgebreider advies nodig hebben. Klanten bij wie het werkelijk een groter vraagstuk betreft, brengen we wel uren in rekening. Met medeweten en toestemming van de klant uiteraard, die bovendien volledig inzicht kan krijgen waar we onze adviesuren aan hebben besteed." Met andere woorden: AKSOS Accountants kan met dit hybride model de ondernemer zo goed mogelijk ondersteunen – precies zoals sinds de oprichting van het kantoor in 1998 de bedoeling was. Inmiddels is ongeveer 75 procent van onze omzet nu afkomstig uit abonnementsgebonden diensten.

Irritatie over verouderde software
Dit pleidooi voor een hybride verdienmodel lijkt anno 2021 misschien vanzelfsprekend. Maar dat was het in 1998 zeker nog niet. Voor zover bedrijven hun administratie hadden geautomatiseerd, dan hadden ze die zeker nog niet in de cloud ondergebracht. En veel meer bedrijven dan nu leverden bonnetjes en facturen aan – vaak zelfs ongesorteerd – waar de accountant iets van moest zien te maken. Werkzaamheden die onnodig veel uren kostten. De kantoorautomatisering verkeerde bovendien nog in het houtje-touwtje stadium, met primitieve software die zich slecht leende om de interne administratie van een kantoor met een hybride model zoals AKSOS dat hanteerde in één pakket onder te brengen. AKSOS is het met veel kunst en vliegwerk toch nog gelukt om, ondanks al deze beperkingen, de financieel administratieve software zo te versleutelen dat de medewerkers er toch mee uit de voeten konden. Het heeft in elk geval niet verhinderd dat AKSOS kon uitgroeien tot een kantoor met drie vestigingen (Groningen, Leeuwarden en Zwolle) en circa 70 medewerkers.

Maar ideaal was het bepaald niet. De grootste irritatie: "De facturering moest plaatsvinden door de uren die voor een klant waren besteed aan advieswerk handmatig op te tellen bovenop de uren die standaard werden berekend. Die werden dan ingevoerd, waarna de software een voorstel deed voor een factuur, dat dan door een partner moest worden goedgekeurd. Heel onnauwkeurig – er was geen manier om te toetsen of de uren in de factuur overeenkwamen met de werkelijk bestede uren. En heel bewerkelijk, aangezien er op de financiële administratie voor elke factuur moest worden gekeken hoeveel uren bij elkaar moesten worden opgeteld en er dan ook nog eens goedkeuring aan moest worden verleend."

Vereenvoudiging doorgevoerd
Die administratieve rompslomp behoort sinds dit jaar tot het verleden, nu AKSOS met de CRM software van Simplicate werkt. Simplicate staat hoog genoteerd in Deloitte's lijst van Top 50 snelstgroeiende bedrijven van Nederland, en richt zich op zakelijke dienstverleners. Het bedrijf biedt accountants webbased CRM- en projectsoftware die bedrijfsprocessen eenvoudiger maakt en inzicht geeft in relaties en projecten. "Simplicate begeleidt accountants en andere zakelijke dienstverleners bij de analyse van hun interne processen", zegt Jorrit Vermeulen, business consultant bij het softwarebedrijf. "Vervolgens kunnen we de software daarop inrichten. Met andere woorden: we bieden standaardsoftware aan, maar richten die zo in dat deze helemaal voldoet aan de wensen van de klant."

Zo werd bij AKSOS eerst een inventarisatie van de verschillende soorten diensten gemaakt en vastgelegd. Vervolgens werd de software daarop ingericht. Zodoende wordt nu op elke factuur per type dienst aangegeven hoeveel uren eraan is gewerkt – in het geval van de abonnementsgebonden dienst is dat een vast en bij de rest een variabel bedrag. De bestede uren kunnen ‘in realtime’ worden vergeleken met het aantal begrote uren – onmisbaar om verrassingen achteraf in de overbesteding te voorkomen.

Verdere professionalisering
En de facturering? "Die verloopt nu veel eenvoudiger", zegt De Lange. Elke factuur wordt in het systeem opgesteld, inclusief de contactgegevens van de klant in kwestie. Factureren in Simplicate gaat tot 85 procent sneller dan normaal, omdat de factuurgegevens automatisch zijn opgehaald uit de urenregistratie en CRM-gegevens in dezelfde software. Vervolgens kan de factuur zonder tussenkomst van mensen op de financiële administratie door de verantwoordelijke partner worden verstuurd." Desgewenst kan die de factuur nog aanpassen, en de verrichte werkzaamheden nader specificeren zodat ook de klant een duidelijk beeld krijgt van waar het accountantskantoor precies mee bezig is geweest. "Dat is heel makkelijk – Simplicate is zeer gebruiksvriendelijk", aldus De Lange. Toch maakt hij geen gebruik van de extra functionaliteiten, zegt hij. "Ik geloof niet dat mijn klanten daar behoefte aan hebben. Maar er zullen ongetwijfeld bedrijven zijn die een heel gedetailleerde rekening op prijs stellen. Goed dus dat dat kan."

Doordat Simplicate gekoppeld is met de boekhoudsoftware van AKSOS, worden de verzonden facturen daar ook direct naar doorgestuurd en verder verwerkt. Met andere woorden: een verdere vereenvoudiging van de werkzaamheden van de financieel administratieve processen binnen het kantoor.

Alle procesvereenvoudigingen zijn vooralsnog het grootste pluspunt van Simplicate, ervaart De Lange. Een volgende stap voor AKSOS is waarschijnlijk de ingebruikname van de managementrapportages van Simplicate. "Nu belasten we kosten intern door zonder dat we precies weten of dat wel helemaal nauwkeurig gebeurt, terwijl dat wel mogelijk is met Simplicate. Daar moeten we nog eens goed naar kijken", aldus De Lange. "Maar de data over uren die we besteden kloppen tenminste. Daarmee is een basis voor toekomstige rapportages en verdere professionalisering van onze bedrijfsvoering gelegd."