Klanten met openstaande factuur? Help ze met deze 15 tips!

De gevolgen van openstaande facturen kunnen rigoureus zijn voor ondernemers. Denk bijvoorbeeld aan het niet kunnen betalen van facturen aan grote leveranciers of het uitblijven van investeringen in de onderneming. Wat kunt u als accountant meegeven aan ondernemers om openstaande facturen te voorkomen? En hoe zorgen zij ervoor dat de niet betaalde facturen alsnog worden voldaan? Met de onderstaande 15 tips helpen wij u graag een handje!

Tip 1:  Evalueer de risico’s

Elke onderneming loopt kans om vroeg of laat te maken te krijgen met langdurige openstaande facturen. Hoe groot deze kans is, bepaalt een ondernemer echter voor een groot deel zelf. Werkt hij of zij met vaste klanten? Dan is de kans groot dat deze te vertrouwen zijn op tijdige betaling. Wisselt de klantenkring echter snel en is uw klant niet erg kritisch op klanten aan wie hij diensten of producten levert? Weet dan dat dit het risico op openstaande facturen mogelijk vergroot.

Tip 2: Zorg dat de factuur duidelijk is

Een goede factuur met een heldere omschrijving van de factuureisen is de eerste stap naar een tijdige betaling van de klant. Een duidelijke factuur laat de verplichtingen van zowel koper als verkoper zien. De kans is groot dat wanneer de deal helder in de factuur staat, de betaling ook soepeler zal verlopen.

Tip 3: Plan betaaldata

Uw klanten dienen betaaldata niet alleen te plannen in een boekhoudpakket, maar ook in hun agenda wanneer zij betalingen verwachten. Zo blijven zij scherp wanneer ze in actie moet komen en komen ze niet achteraf voor onverwachte verrassingen te staan.

Tip 4: Controleer de kredietwaardigheid van tevoren

Teveel ondernemers vergeten vooraf te controleren wat het betaalgedrag is van hun klant. Via kredietbureau’s kun je rapporten raadplegen die je veel inzicht kunnen geven in je klanten. Het kost een paar euro’s, maar altijd minder dan wanneer je rekening niet betaald wordt.

Tip 5: Stem termijnen af op de mogelijkheden van de debiteur

Natuurlijk, hoe eerder uw klant zijn of haar geld ontvangt hoe beter. Maar soms kan er een opdracht gewonnen worden door een betalingstermijn af te stemmen die beter past bij de planning van de debiteur. Hierbij is het logischerwijs wel belangrijk dat uw klant van tevoren nagaat hoeveel vertrouwen hij of zij heeft in hun klanten.

Tip 6: Eerst bellen!

Wanneer uw klant kampt met openstaande facturen, hoeft dit niet direct te duiden op kwade bedoelingen. Direct een sommatiebrief sturen nadat de betalingstermijn verlopen is, is dus, zeker bij goede relaties, wat teveel van het goede. Het is aan te raden om eerst telefonisch contact te zoeken met de debiteur. Besteed niet teveel aandacht aan de oorzaken voor het uitblijven van de betaling, maar focus op het vervolg. Maak een mondelinge afspraak voor een nieuwe datum en laat deze schriftelijk bevestigd worden.

Tip 7: Dreigen is not done

Zorg dat uw klanten zakelijk en correct blijven richting debiteuren. Het is ergerlijk wanneer je te laat betaald wordt, maar pittige taal en dreigementen leveren meestal weinig op. Een incassobureau inschakelen kan altijd nog en maakt onderdeel uit van elke normale procedure. Doe een beroep op de redelijkheid.

Tip 8: Een juiste sommatiebrief

Laat uw klanten na een of twee aanmaningen of na het niet nakomen van eerder gemaakte betalingsafspraken een goede sommatiebrief opstellen, waarin duidelijk wordt aangeven wat de gevolgen voor de debiteur zijn in geval betaling blijft uitblijven.

Tip 9: Wees stipt

Als je te lang openstaande facturen opvolgt, wees dan stipt. Zorg voor goede intervallen en bouw per actie de druk op.

Tip 10: Is de vordering opeisbaar?

Deze vraag is zeer belangrijk wanneer een debiteur zijn factuur niet betaald heeft. Is de betalingstermijn verstreken? Dan is dit waarschijnlijk het geval, de debiteur is dan namelijk in verzuim. Is er geen termijn bepaald, dan kan een ingebrekestelling uitkomst bieden. Een ingebrekestelling is in feite een aanmaning op papier waarin je de klant een nieuwe kans biedt om binnen (vaak korte) termijn alsnog te betalen.

Tip 11: Vermeld incassokosten

Om te voorkomen dat ze toch aan jouw klant kunnen worden toegerekend: laat jouw klanten zowel in het originele contract als later in de aanmaning expliciet vermelden dat de incassokosten voor rekening van de schuldenaar zijn. Ook dit is een kwestie van goede voorbereiding. Als je dit bij aanvang goed regelt, heb je er later geen omkijken naar.

Tip 12: Afspraken  met een incassobureau

Al uw klanten krijgen vroeg of laat te maken met late betalers. Het is logisch om uiteindelijk een incassobureau in te schakelen. Maar als zij deze nog moeten zoeken op het moment dat zij al een probleem hebben, hebben ze er wellicht de tijd niet voor. Een aanrader is om daarom vooraf een incassobureau te laten uitzoeken door uw klant waarmee zij zaken willen doen.

Tip 13: De commerciële kans

Het is vervelend als debiteuren van uw klant later betalen dan verwacht, zij hebben immers afspraken gemaakt! Maar hierin schuilt ook een commerciële kans. De debiteur doet het immers niet voor niets. Mocht hij echt een probleem hebben waarmee uw klant hem kan helpen, dan zal de debiteur niet alleen dankbaar zijn maar de volgende keer ook sneller betalen.

Tip 14: Opstarten van een gerechtelijk traject

Mochten bovenstaande tips en andere pogingen geen effect hebben op de betaling van de openstaande facturen, dan kan ter incasso van de procedure aan gerechtelijke traject opgestart worden. Zo kan via bijvoorbeeld een incasso kort geding een relatief snelle en eenvoudige procedure zijn om voor een (onbetwiste) vordering een vonnis te verkrijgen. Maar ook kan er een gewone procedure worden opgestart die de in de regel wat langer duurt. Welke procedure het meest geschikt is hangt af van de hoogte van de vordering en of de vordering door de debiteur (deels) betwist wordt.

Tip 15: Oninbare factuur, en nu?

Wanneer een debiteur ondanks alle tijd en aandacht die uw klant er aan besteed heeft echt niet in staat blijkt om de verkoopfactuur te betalen, dan kan deze als oninbaar worden bestempeld. Dit betekent dat de factuur niet meer voldaan zal worden. Vaak nemen ondernemers in dit geval het verlies en laten ze het er bij zitten. Echter, er bestaat nog een schrale troost, uw klant heeft namelijk misschien wel BTW afgedragen over de openstaande factuur. Deze kunt u onder bepaalde voorwaarden terugvorderen bij de Belastingdienst.

[Meer tips over wat te doen bij openstaande facturen? Bekijk hier het artikel van Debiteurenbeurs met 30 tips voor ondernemers die kampen met openstaande facturen.]