KASSTAAT: dé link tussen kassa en administratie

Het opmaken van de kassa is geen sinecure. Zeker op drukke dagen of bij bedrijven met meerdere kassa’s vereist het veel nauwkeurigheid en discipline. Klanten betalen met cash, PIN, op rekening of met creditcard. Soms betaalt de ondernemer ook rekeningen uit de kas, verstrekt hij cadeaubonnen of maakt hij een verkeerde aanslag. Allemaal zaken die het opmaken van de kassa er niet makkelijker op maken.

Daar komt bij dat veel ondernemers de kassa’s wel dagelijks opmaken, maar de verkopen en betalingen achteraf handmatig invoeren in de boekhouding. De boekhouder controleert dit vaak pas weken later. Mocht de administratie kasverschillen of andere afwijkingen vertonen, dan zijn deze meestal niet meer te verklaren. Met handmatige correcties wordt vervolgens de administratie weer op orde gemaakt. Een tijdrovend proces waardoor de ondernemer geen realtime inzage in zijn boekhouding heeft en niet tijdig adequate maatregelen kan treffen om bijvoorbeeld kasverschillen in de toekomst te voorkomen.

Kasstaat methode
Kasstaat is een innovatief digitaal kasboek, dat kassaregistraties automatisch aan de boekhouding verbindt. Hiermee verloopt het voeren van de administratie geheel automatisch en zeer efficiënt. Het is speciaal ontwikkeld voor ondernemers die veel te maken hebben met contante betalingen. Denk aan retail- en horecaondernemers, maar ook servicemonteurs en badkamer-, keuken- en meubelspecialisten.

Kasstaat kan gekoppeld worden aan alle grote kassasystemen en boekhoudpakketten. Het houdt rekening met verschillende kassa’s op één locatie waarop registraties plaatsvinden voor verschillende gasten of klanten. Door het krachtige controle mechanisme kan de accountant sneller rapportages leveren en houdt hij meer tijd over voor kwalitatieve analyses. De accountant vervult nog meer de rol van business partner, wat de kwaliteit van de dienstverlening en samenwerking met de klant verhoogt.

Hoe werkt het?
Kasstaat gaat ervan uit dat iedere medewerker die een kassa moet bedienen of een beurs beheert, aan het begin en eind van zijn werkdag of shift het kasboek opmaakt. De manager controleert dit na de shift(s). Kasstaat verzamelt dagelijks alle door de ondernemer gecontroleerde gegevens voor verschillende grootboekrekeningen die relevant zijn voor de administratie. Zo wordt iedere aangeslagen verkoop en betaling pas verwerkt in de gekoppelde boekhouding, nadat de controle met Kasstaat is uitgevoerd. Dit geldt ook voor eventuele PIN betalingen en nog te ontvangen creditcard betalingen. Ook verzamelt Kasstaat direct de te betalen en af te dragen BTW, zodat de ondernemer aan het eind van de maand met één druk op de knop zijn BTW aangifte kan doen.

Voordelen en resultaten
Ifiac, genomineerd voor de Nationale Accountancy Awards 2015, is het eerste accountantskantoor dat Kasstaat aanbiedt aan haar klanten. Volgens Huib Brokkelkamp, de eigenaar van Ifiac (zie foto), zijn de voordelen van Kasstaat groot. De ondernemer heeft beter grip op kassaregistraties, omzet en geldstromen. De BTW aangifte is correct en de maand-, kwartaal- of jaarafsluiting kan veel sneller plaatsvinden. Bewezen is dat door het gebruik van Kasstaat de kasverschillen aanzienlijk afnemen. Kasstaat is vooral een krachtige controletool, die de ondernemer realtime inzicht geeft in zijn bedrijfsvoering en de accountant in staat stelt snel rapportages te leveren en de ondernemer van proactief advies te voorzien.

Realtime overzicht voor zeven verschillende winkels
STACH is een van de ondernemingen die gebruik maakt van de Kasstaat-methode. STACH richt zich op de verkoop van gezonde en verantwoorde gerechten en is een snelgroeiende keten met inmiddels 7 winkels in Amsterdam en Overveen. Stach Schaberg oprichter en mede-eigenaar van STACH, roemt de methode: “ Ik ben erg enthousiast over de methode en de training. Met dit bedrijf gebruiken we inmiddels de Kasstaat-methode voor alle locaties, en met succes. Wat ik er zo goed aan vind is dat ik op dagelijkse basis grip heb op de meest kritisch financiële processen.”

Investeren in innovatie
Niet elk bedrijf is geschikt voor de Kasstaatmethode. Het vergt van het management een andere werkwijze. De mensen achter Kasstaat, zorgen samen met de accountant of boekhouder voor een zorgvuldige implementatie. Ondernemers kunnen Kasstaat de eerste maand volledig kosteloos testen. Voor deze periode wordt er door het bedrijf een volledige geïnstalleerde laptop aangeleverd. Hierna wordt er een prijs van 1 euro per locatie per dag berekend. Dit is de prijs voor het gebruik tot maximaal 5 kassa’s. Omdat Kasstaat ook in veel horecazaken gebruikt wordt is er 24 uur per dag support.

Voor meer informatie

Serge Janssen Daalen, serge@kasstaat.nl of www.kasstaat.nl

Auteur: Steffie Bom