‘Kansen die digitale transformatie biedt vaak onderschat’

Dat zegt Marelle van Beerschoten, oprichter van adviesbureau Digital Shapers en een van de sprekers op Accountancy Expo op 21 en 22 juni 2021. "Een werkelijk geslaagde digitale transformatie levert niet alleen innovaties op, maar ook een wezenlijke gedragsverandering in de organisatie. Accountants zijn zich niet altijd bewust van alle mogelijkheden die digitalisering biedt, terwijl ook zij van nieuwe technologie en andere manieren van werken kunnen profiteren.”

In discussies over de digitale transformatie draait het vaak om de vraag of er banen verloren zullen gaan. Zeker in discussies over accountants en automatisering van processen. De accountant dreigt door de digitalisering de kantklosser, de schillenboer en de lantaarnopsteker achterna te gaan, heet het dan: door de voortschrijdende digitalisering is het voor ondernemers steeds makkelijker om de administratie te voeren en rapportages te maken, zodat de accountant minder uren kan schrijven dan in de tijd dat elk bonnetje moest worden overgetikt en de samenstelling van de jaarrekening nog een klus van jewelste was.

[avg-advertorial slug=”accountancy-expo-2021-|-online-ontdekkingsreis”] 

Voor de accountant zit er niets anders op dan om zelf ook een verregaande digitalisering door te voeren om efficiënter te kunnen werken, gaat de discussie dan verder. Het ideale accountantskantoor ziet er in de somberste voorspellingen ongeveer zo uit. De administratieve dienstverlening is ingericht volgens het principe van de lopende band. Alle activiteiten zijn gedigitaliseerd en geautomatiseerd: data gaan de lopende band op en komen er aan het einde uit als btw-aangifte, samenstelverklaring, jaarrekening of een ander eindproduct. Het accountantskantoor kan met veel minder mensen toe dan vroeger. Tenminste als hij vasthoudt aan zijn traditionele activiteiten en verder niet innoveert.

Slimmer werken
"Terwijl digitalisering juist allerlei mogelijkheden biedt om te innoveren", zegt Marelle van Beerschoten, oprichter van Digital Shapers, een adviesbureau dat bedrijven helpt hun 'digitale mindset' te vergroten en met succes een digitale transformatie te doorlopen. Zij is het nadrukkelijk niet eens met de sombere visie van sommige ‘accountancywatchers’. "Digitalisering biedt de mogelijkheid tot een succesvolle digitale transformatie, waarbij niet alleen bestaande processen, producten en diensten te digitaliseren om anders te kunnen werken, maar ook allerlei ingrijpende innovaties door te voeren om het business modelaan te passen, om datagedreven te werken en op allerlei andere manieren slimmer
gebruik te maken van data.”

Voorbeelden van hoe accountants slim gebruik kunnen maken van data? Die zijn er te over. Van Beerschoten noemt enkele:

• Chatbots inzetten. Een chatbot is een virtuele assistent, een uit software opgetrokken robot die kan chatten. Knappe software koppelt de sleutelwoorden aan een database waarin meestal vele duizenden standaardzinnen staan. Als een mens van vlees en bloed vragen invoert, volgt de chatrobot met een antwoord op basis van de sleutelwoorden uit de eigen database.
• Geautomatiseerde data-analyse met gebruik van algoritmes. Dit kan bijdragen tot het verkrijgen van een redelijke mate van zekerheid dat financiële overzichten vrij zijn van een afwijking van materieel belang door (bewuste) fraude of (onbewuste) fouten. Dit wordt verkregen indien de accountant voldoende en geschikte controle-informatie heeft verzameld die het controlerisico tot een aanvaardbaar niveau terugbrengt.
• Benchmarking: hoe goed doet het bedrijf van een cliënt het ten opzichte van concurrenten? De accountant vergelijkt de prestaties van een klant met die van andere klanten, van branchegenoten of van andere partijen. Vaak moet de de accountant de data waar hij over beschikt dan verrijken met externe data. “Dit gaat verder dan het verzamelen en visualiseren van data over het verleden. De accountant kan ook advies geven: richting voorspellen en voorschrijven van activiteiten om bepaalde uitkomsten te kunnen genereren.”

"Bij al dit soort toepassingen worden menselijke beslissingen geautomatiseerd; door gebruik van software met algoritmes waarmee het mogelijk is allerlei repeterende handelingen en zoekwerk deels of helemaal te automatiseren. Een stap verder is het gebruik van kunstmatige intelligentie om het menselijke denken te ondersteunen of zelfs de besluitvorming over te nemen. Ook die kan de accountant inzetten. Bijvoorbeeld door diensten aan te bieden rondom business modelling en planning, waarbij op grond van data allerlei scenario's kunnen worden doorgerekend zodat de strategie van een bedrijf kan worden aangescherpt."

Belemmeringen
Lang niet alle accountants hebben al zwaar ingezet op een succesvolle digitale transformatie, constateert Van Beerschoten. Hoe dat komt? "Het kan zijn dat ze over onvoldoende relevante data beschikken. Bij benchmarking heb je bijvoorbeeld voldoende data nodig van je klanten om statistisch goed onderbouwd te kunnen onderzoeken. Je bent als accountant afhankelijk van je klanten of boekhoudsystemen: of zij jou informatie
willen afstaan om deze te analyseren geaggregeerd en geanonimiseerd te verwerken. Als je dat niet voor elkaar krijgt, zal het je niet lukken om deze platformfunctie te vervullen." 

En dan zijn er niet altijd voldoende mensen die zich bewust zijn van kansen die een digitale transformatie biedt. "Het accountantskantoor van de toekomst heeft mensen nodig die vaak over andere vaardigheden moeten beschikken dan het huidige kantoor. In de eerste plaats zijn er mensen nodig die inhoudelijk onderlegd zijn, die bijvoorbeeld weten hoe je kunt nagaan of er fraude heeft plaatsgevonden. Anders kun je geen hypotheses opstellen, en kunnen programmeurs geen algoritmes bouwen en laten draaien. Daarnaast komt er ook een toenemende behoefte aan data-analisten en andere statisch onderlegde medewerkers die bedrijven kunnen adviseren. Al die mensen moeten er maar net zijn. Ik denk dat er een grootschalige om- en bijscholing nodig is om alle vacatures te kunnen vervullen om de potentie van technologie en daarmee digitalisering te kunnen benutten."

Een en ander valt en staat ook met de 'digitale mindset' van accountantskantoren. Kennen ze de mogelijkheden die verdere digitalisering biedt wel? En willen ze die wel inzetten? Vooral aan het laatste schort het nog wel eens: "Niet alle accountants hebben een incentive. Zolang het goed gaat met een kantoor – en dat is nog altijd het geval, zelf tijdens de coronacrisis – ontbreekt de urgentie om verder te digitaliseren. Dat is een vaak voorkomende dwarsligger. Terwijl een digitale transformatie op termijn van levensbelang is. Als een kantoren niet en masse innoveren, dreigt wat ook in andere sectoren is gebeurd: dat Amazon of een ander groot platform de markt betreedt. Accountants kunnen zich hier het beste tegen te wapenen door na te gaan waar hun grootste meerwaarde ligt in de toekomst en hun expertise op dit gebiedt te versterken. Digitalisering kan daarbij een goede bondgenoot zijn.”