‘Juist meer contactmomenten met klanten’

Richard Schiphorst is algemeen directeur bij CaseWare Nederland, een accounttechbedrijf met Canadese wortels. Schiphorst startte bij de Nederlandse tak in 2006. Sindsdien heeft hij het aantal werknemers flink zien groeien. “We hadden toen nog acht mensen in dienst. Inmiddels zijn we veertien jaar verder en zitten we op bijna zeventig werknemers.”

Naast het personeelsbestand veranderde ook het klantenbestand van het bedrijf. Schiphorst: “Oorspronkelijk waren we vooral bekend bij grotere accountantskantoren. Maar inmiddels hebben we onze propositie binnen de accountancymarkt verbreed. Daarnaast hebben we in de afgelopen jaren ook onze vleugels uitgeslagen naar de interne accountant.”

Belangrijkste ontwikkelingen

Wat zijn de belangrijkste ontwikkelingen die Schiphorst ziet in de accountancy? We zetten ze op een rij:

1. Beweging naar de cloud

De eerste belangrijke ontwikkeling is volgens Schiphorst de beweging naar de cloud. “Deze verandering is de grootste opdracht waar wij, en vooral onze klanten, voor staan. Het gaat er namelijk niet alleen om dat je een nieuw systeem in gebruik neemt, maar ook dat je op een andere manier gaat werken.”

Zo is het mogelijk dat werkzaamheden in de cloud veel meer in elkaar overlopen. “In een van onze cloudapps maak je bijvoorbeeld door het hele samenstelproces automatisch de jaarrekening op. Dat is dus nog maar één proces dat je niet kunt splitsen, waardoor je het werk anders verdeelt.”

2. Van document naar data

De cloud maakt het ook mogelijk om een andere stap te zetten: van document naar data. Schiphorst: “In het verleden kreeg een accountant de opdracht om een document als de jaarrekening te maken en klikte hij het dossier daarna dicht. Maar als alle data gekwalificeerd is, dan kun je daar ook waardevolle informatie uit halen.”

Volgens hem kunnen accountants daar meer mee doen. “Denk aan benchmarking of overzichten die inzicht geven in ontwikkelingen bij klanten. Ook kunnen data je iets vertellen over je kantoor, zoals de effectiviteit en efficiency van je mensen. Het uit zich in allerlei vormen en cloudplatforms maken dit steeds gemakkelijker.”

3. Samenwerking via een platform

Accountants werken al langere tijd met klantportalen. Dit zijn beveiligde omgevingen waarmee zij informatie kunnen delen met hun klanten. Schiphorst ziet deze portalen steeds meer vervangen worden door bredere platformen waarop accountants en andere partijen met elkaar samenwerken.

Schiphorst: “Dit is een ontwikkeling waar we bij CaseWare Nederland invulling aan geven: een platform waar alles en iedereen bij elkaar komt. Dan kan het gaan om heel verschillende werelden, zoals de accountant en zijn klant of de bank. Je maakt hen onderdeel van het werkproces.”

Drie pijlers

Hoe speelt CaseWare Nederland in op deze ontwikkelingen? Schiphorst: “Wij hebben drie pijlers waarop we onze oplossingen baseren. Onze eerste pijler is dat betrouwbare data altijd je vertrekpunt moet zijn. Je richt je dan niet zozeer op de jaarrekening, de resultante, als wel op de onderliggende data.”

Met die data blijf je volgens hem relevant voor je klanten. Want “op basis hiervan kun je zorgen voor relevante informatie, wat onze tweede pijler is. Daar hoort bij dat accountants hun klanten steeds meer de cijfers van dit moment bieden in plaats van dat ze vooral rapportages opstellen over het verleden.”

Ten slotte gaan accountants volgens Schiphorst processen inzichtelijk maken door deze samen te laten komen in een platform. “Dit is de derde pijler waar we nu volop mee bezig zijn. Je laat dan bijvoorbeeld een analyse los op documenten. Zo zijn gegevens in huurovereenkomsten en contracten relevant voor de werkzaamheden die je als accountant doet.”

Nieuwe cloudapps

Op basis van deze pijlers ontwikkelt CaseWare Nederland voortdurend nieuwe functionaliteiten. Schiphorst: “ Het mooie hieraan is dat wij internationaal samenwerken, bijvoorbeeld met CaseWare International, maar ook met andere distributeurs van over de hele wereld. Dit doen we vanuit de gedachte think global, act local. Zo werken we samen aan één basisplatform en optimaliseren we dit voor de Nederlandse markt.”

Op dit platform draaien verschillende cloudapps die steeds meer in de plaats komen van de oorspronkelijke desktopapplicaties. “We hebben een lijn van cloudapps waarmee je het hele klantproces kunt afwikkelen. Dat begint met de app WWFT+, waarmee je in het kader van opdrachtacceptatie klantinformatie vastlegt.”

Ook aan de andere stappen die je als accountant vaak zet, is gedacht. “Met de app PBC+ kun je informatie opvragen die je van de klant nodig hebt op basis van de Prepared By Client List. De daaropvolgende stap is dat je met Samenstel+ het volledige samenstelproces doorloopt en volwaardige jaarrekeningen opstelt. En met al deze informatie voorhanden is het ook mogelijk om efficiënt de VPB-aangifte voltooien met VPB+.”

[avg-advertorial slug=”accountancy-expo-2020-jouw-ontdekkingsreis”]

Persoonlijk contact

De cloudapps zijn gebaseerd op vaste workflows. Daarbij voert iedereen op het cloudplatform zijn eigen taken uit, zoals het toevoegen van informatie aan het platform. Schiphorst: “Wij zeggen altijd: niet mailen, maar delen. Los van het feit dat het veiliger is, werkt het ook efficiënter. Samen met je klant kijk je namelijk naar hetzelfde bestand.”

Blijft hierbij nog ruimte over voor persoonlijk contact met je klanten? Schiphorst denkt van wel: “Je krijgt als accountant alleen maar meer contactmomenten met klanten, digitaal of persoonlijk. Ook denk ik dat dit contact alleen maar beter wordt als de klant zelf kan inloggen en voortdurend inzicht krijgt in zijn situatie.”

Integrated accounting

Schiphorst noemt verder als voordeel het open karakter van het platform. “Wij vatten dit samen onder de noemer integrated accounting. Daarmee bedoelen we dat we zorgen voor een integratie van verschillende applicaties die met elkaar samenwerken. Op die manier willen we een totaalpakket bieden voor onze gebruikers.”

Binnen dit model vormen de verschillende applicaties samen een optelsom. “Onze oplossingen hebben een plus in de naam: WWFT+, PBC+, Samenstel+ en VPB+”, legt hij uit. “Je kunt ze dus achter elkaar zetten in je eigen klantproces. Maar als je bijvoorbeeld al een WWFT-oplossing hebt, dan kun je die gewoon blijven gebruiken.”

Tijdens Accountancy Expo op 27 oktober 2020 wil Schiphorst dit totaalbeeld schetsen. Daarbij wil hij ook ingaan op de cloud. “We krijgen de laatste tijd steeds meer vragen over online samenwerken. Juist in deze tijd is het duidelijk geworden dat je als kantoor in staat moet zijn om in de cloud te werken.”