Interne en externe auditor bij datamigratie: samenwerking loont

In de huidige tijd van financiële crisis zijn veel markten veranderd in vechtmarkten: de vraag in de markt consolideert of krimpt, de prijsconcurrentie neemt toe. In die context zijn de operationele kosten cruciaal. Die bepalen voor een groot deel de kostprijs van producten en diensten en daarmee de concurrentiepositie in het gevecht om marktaandeel.

Een veelgekozen ingang is het reduceren van de IT-kosten. Dat kan ook vaak. Veel bedrijven kampen met complexe, vaak historisch gegroeide en deels verouderende systemenlandschappen, bijvoorbeeld vanuit niet volledig verwerkte fusies en overnames. Sommige landschappen zijn zo complex, dat bedrijven er het liefst met een boog omheen lopen, maar onder de druk van de markt kunnen ze zich dat niet meer veroorloven en moeten de complexe systemenlandschappen eenvoudiger. En zo komt het dat we veel migratieprogramma’s in de markt tegenkomen.

Migratieprogramma’s hebben het voordeel dat hun business case prachtig kan zijn. Dat is prettig voor de CIO die vaak scheef wordt aangekeken op zijn laag renderende IT-investeringenportefeuille. Het nadeel van migratieprogramma’s is dat er gegevens vanuit oude databases naar nieuwe gaan, en daarbij ook nog eens veranderen van structuur. Dan wil je wel zeker weten dat dat juist en volledig gebeurt.

Comfortabele audit

Daarbij spelen auditors een cruciale rol. Het management van het migrerende bedrijf heeft behoefte aan comfort of de basis van zijn bedrijfsvoering en stuurinformatie na de migraties nog even betrouwbaar is als daarvoor. Auditors kunnen helpen bij het verschaffen van dat comfort.

Nou is er wel een verschil tussen de auditor die van een grote afstand, met disclaimers behangen, achteraf als scherprechter optreedt, en de auditor die zich mede-eigenaar voelt van dit vraagstuk en meehelpt om het gewenste doel te bereiken.

Ik pleit er dan ook voor om interne auditors intensief en vroegtijdig te betrekken bij datamigraties, omdat deze medewerkers met hart voor de zaak en vanuit het bedrijf zelf kunnen meehelpen. Om het risico te beperken dat de interne auditor te weinig ervaren of kritisch zou zijn, stel ik voor dat deze wordt begeleid door een externe auditor, bij voorkeur de huisaccountant.
De interne auditor begeeft zich in de details van de voorbereiding, uitvoering, verantwoording en audit trail van de datamigraties; de accountant beweegt zich veel meer op hoofdlijnen en legt een expliciete relatie naar het financiële jaarwerk.

Wezenlijke vooruitgang

Hiermee bereiken we dat de accountant bij de controle van de boeken over het jaar van de datamigraties, al vooraf heeft vastgesteld dat zij kan steunen op de informatie in de nieuw gevulde databases. Elke externe accountant moet vroegtijdig kunnen aangeven welke normen zij vanuit het vakgebied van accountancy hanteert om mee te kunnen gaan in het afgeven van comfort en het jaarwerk veilig te stellen.

Het zou de externe auditor sieren als deze op basis van haar expertise ook als adviseur zou optreden, bijvoorbeeld door de interne auditors te helpen met checklists, concept-plannen van aanpak, standaard normenkaders, casebeschrijvingen en instructies om de interne auditor met minder ervaring op weg te helpen.

Het is mijn vaste overtuiging en ook mijn ervaring dat zowel interne als externe auditors het migrerende bedrijf wezenlijk vooruit kunnen helpen bij de grote uitdagingen die migratieprogramma’s meestal zijn. Het vergt van de auditors kennis en kunde, en de houding om samen met het bedrijf een succes te willen maken van de migraties. Als elke partij zich houdt aan de grenzen van haar eigen verantwoordelijkheid, creëert het partnership waarde voor het bedrijf. De externe auditors die dit goed begrijpen en kunnen uitvoeren, hebben in ieder geval in de vechtersmarkt waarin ze zelf opereren een flinke streep voor op hun concurrentie.

Wouter Haasloop Werner is oprichter van FACT Management (www.factmanagement.nl) en zelfstandig interim manager met specialisatie in e-strategies, mergers & acquisities en ondernemingsbesturing.