Ingebouwde auditfuncties: hoe zit dat in uw pakket?

Hoe betrouwbaar is uw boekhouding? Ordners doorspitten, handmatig verbandcontroles uitvoeren, externe accountants die uren of zelfs dagen bezig zijn. Dit was vroeger heel gebruikelijk bij de controle van een financiële administratie. Van goede boekhoudsoftware mag je verwachten dat een aantal controles automatisch uitgevoerd worden zonder menselijke handelingen. Wel zo prettig voor een controller en accountant.

Dat schrijft software-expert Gerard Bottemanne van GBNED. 

Een controle op het in evenwicht zijn van een boeking is zo basaal dat die eigenlijk niet genoemd hoeft te worden. Als het gaat om basisgegevens mag je controle verwachten op bestaanbaarheid van een postcode, bankrekeningnummer en BTW-nummer. Ook valt te denken aan een audit trail op het wijzigen van belangrijke basisgegevens zoals een KVK-nummer of bankrekeningnummer, zo mogelijk voorzien van een link naar het document dat aanleiding was voor de wijziging. Denk bij dit laatste aan een bericht van een crediteur dat het bankrekeningnummer is gewijzigd.

Bovenstaande klinkt zo gewoon dat je als gebruiker er wellicht vanuit gaat dat dit soort controles standaard aanwezig is binnen boekhoudsoftware. Ik kan alvast verklappen dat dit niet altijd het geval is. In de regel zijn deze auditfuncties niet altijd standaard aanwezig in boekhoudsoftware.

Boekingen boven een bepaalde grenswaarde; In één oogopslag inzicht in boekingen boven een zelf op te geven grenswaarde opvragen. Bijvoorbeeld alle boekingen boven de 100.000 euro (willekeurig gekozen bedrag) en deze nog eens nalopen.
  
• Het ontbreken van regelmatig terugkerende boekingen; Zoals telefoon-, hosting en verzekeringskosten.  
   
• Boekingen met een verschil tussen berekende en geboekte BTW; in het tijdperk van elektronische facturering kan dit theoretisch niet meer voor komen. Maar de praktijk loopt wat achter op dit punt. Denk bij dit punt bijvoorbeeld ook aan BTW op facturen aan buitenlandse afnemers en controle op BTW over boekjaren heen.
   
• Het boeken van een investering op een kostenrekening.  
   
• Controle op afboeken van handelsdebiteuren buiten kas en bank. 
   
• Controle op het dubbel voor komen van boekstuknummers, waaronder factuurnummers.
   
• Controle op de gemiddelde betalingstermijn per debiteur om met name inzicht te hebben in de uitschieters, zodat verder onderzocht kan worden wat de reden daarvan is.
   
• Controle op restwaarde bij vaste activa; Wordt er (in elk geval fiscaal) niet meer afgeschreven dan het verschil tussen aanschafwaarde en restwaarde per activum. 

Zie de ‘WIKI Boekhoudpakketten selectie checklist Data-analyses’ van GBNED voor tientallen andere audits.

Ga eens na welke auditfuncties in uw boekhoudpakket aanwezig zijn? En vraag er anders even naar bij uw softwareleverancier.