Incourante voorraden: weg ermee?

Kapitaalintensieve onderhoudsomgevingen kampen doorgaans met voorraden van dure artikelen voor het herstellen van storingen. In omgevingen met treinen, vliegtuigen, schepen, machines e.d., maar ook bij after sales-organisaties van bedrijven als Canon, Philips Healthcare en Vanderlande Industries, dient een afweging te worden gemaakt tussen de verwachte kosten bij het wel en het niet aanhouden van voorraad. Hoge stilstandkosten, die zich voordoen als het materiaal bij een storing niet voorhanden is, leiden tot het besluit om het artikel op voorraad te nemen.

De aangelegde voorraad brengt jaarlijks terugkerende voorraadkosten met zich mee, te weten kapitaalkosten, opslagkosten, handlingkosten en kosten van de risico’s voor veroudering en incourantie. De hoogte van de voorraadkosten wordt doorgaans als percentage van de waarde uitgedrukt. Over de hoogte van dat percentage biedt de literatuur weinig informatie, maar volgens inkooporganisatie NEVI beslaan de voorraadkosten in de praktijk tussen de 20-25% van de waarde per jaar. Door hogere risico’s op veroudering en incourantie liggen de voorraadkosten bij reserveonderdelen naar verwachting nog hoger. Bij een voorraad ter waarde van €1 miljoen zijn de jaarlijkse voorraadkosten dus €2 tot €3 ton per jaar.

Het aanhouden van voorraad kan overigens wel degelijk rendabel zijn als een reserveonderdeel niet meer beschikbaar is op de markt en/of als het kritiek is voor het primaire proces van de organisatie. De voorraad dient dan als een verzekering, en de kosten voor het aanhouden van voorraad is de verzekeringspremie die daarvoor wordt betaald. In de praktijk zien wij echter dat organisaties oververzekerd zijn: de kans op gebruik is nihil en/of er ligt voor een te groot aantal jaren voorraad. Het teveel aan voorraad kan beter worden gesaneerd.

Wettelijke kaders

De Belastingdienst schrijft voor dat voorraad met waarde op de balans geplaatst moet worden. Onderdelen behoren tot de materiële vaste activa als ze voor meer dan één jaar worden aangehouden voor duurzame inzetbaarheid van productiemiddelen (ook vaste activa) van het bedrijf zelf. Onderdelen die voor productie of reparaties voor derden worden gebruikt vallen overigens onder vlottende activa. De waardering van voorraad dient volgens het BW en IFRS plaats te vinden volgens historische kostprijs en/of lagere opbrengstwaarde. De kostprijs wordt hierbij gecorrigeerd met (in)directe kosten en per balansdatum dient de voorraad afgewaardeerd te worden voor zover de te verwachten opbrengstwaarde lager ligt.

Hoe dan ook betekent dit dat indien de voorraad zijn opbrengstwaarde behoudt, er niet verder mag worden afgeschreven. De voorraadwaarde schrijf je namelijk alleen af indien en voor zover de actuele opbrengstwaarde lager is dan de balanswaarde. Voor onderdelen die onder de vaste activa vallen schrijft IFRS o.a. voor om op een systematische wijze af te schrijven over de levensduur van het part naar de restwaarde van het item. Bovendien behoor je de (verwachte toekomstige) afwijkingen tenminste jaarlijks te verwerken. Bij (reseve)onderdelen is afschrijven dus beperkt mogelijk.

Saneer de voorraad

IFRS (de internationale organisatie voor accounting standaarden) adviseert om voorzieningen te treffen voor de verplichtingen die ontstaan bij verwachte uitstroom van middelen. IFRS definieert voorzieningen hierin als toekomstige verplichtingen van een onzekere omvang en met een onzeker tijdstip. Voor voorraden die incourant dreigen te raken kunnen voorzieningen worden opgebouwd aan de creditzijde van de balans.

Op het moment van saneren kan de voorraadwaarde verlaagd worden evenals de hiervoor opgebouwde voorziening. Maar hoe bouw je voorzieningen op?

Creëer voorzieningen

Om de uitstroom van middelen te faciliteren heeft Gordian Logistic Experts een model ontwikkeld dat voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Eén van de achterliggende gedachten van het model is dat hoe langer het voorraadartikel niet wordt gebruikt, hoe groter de kans is op incourantie. In het model wordt een percentage van de waarde opgebouwd afhankelijk van het aantal maanden beschikbare voorraad en het aantal maanden zonder vraag, zie ook de bovenste figuur (Model voor opbouwen van voorzieningen). Dit model voorkomt periodieke grote dotaties aan de voorziening of vrijval daaruit waardoor discussies over grote fluctuaties van de voorziening worden geminimaliseerd, zie ook de tweede figuur (Voorzieningspost over de tijd).

Voor artikelen met een behoorlijk verbruik en een beperkte voorraad wordt geen voorziening opgebouwd, de kans op incourant raken is immers nagenoeg nihil, tenzij andere informatie beschikbaar is. Het gebruik van het voorzieningenmodel alleen is dan ook niet voldoende om incourante voorraad te voorkomen, de kans op saneringen kun je ook proactief minimaliseren door kritisch te zijn bij beslissingen over het aanleggen en aanhouden van voorraad.

Minimaliseer toekomstige saneringen

Behalve het uit de weg ruimen van incourante voorraad is het natuurlijk de bedoeling zoveel mogelijk te voorkomen dat onderdelen incourant raken. Voorspellen van de toekomstige vraag en het managen van voorraad is een vak apart. Om het toekomstig verbruik in een vroegtijdig stadium goed te kunnen inschatten is het bijvoorbeeld raadzaam om bij leveranciers faalkansen van onderdelen op te vragen. Als sprake is van in- en uitfaserende onderdelen is het verstandig de onderlinge uitwisselbaarheid mee te nemen in de bepaling van de bestelparameters, om te poolen, om leveranciers voorraad te laten aanhouden, e.d.

Incourante voorraden zoveel mogelijk voorkomen is dus de eerste prioriteit, maar als die dan toch ontstaan, is een goede financiële voorziening hét middel om voorraadsanering mogelijk te maken.

Jürgen Donders is partner, Tycho Lejeune consultant bij Gordian Logistic Experts (www.gordian.nl). Gordian is een logistiek adviesbureau en dienstverlener op het gebied van spare parts management en service supply chain management. Gordian heeft inmiddels een mooi trackrecord om spare parts voorraden te optimaliseren bij bedrijven als Nedtrain, Defensie, Xerox en ECT. Daarnaast ontzorgt Gordian dergelijke bedrijven op het gebied van voorraadmanagement in een BPO model.