In 8 stappen naar SBR Assurance

SBR Assurance is een methode die ervoor zorgt dat de controlerend accountant een SBR-verklaring kan verstrekken bij een SBR-publicatiestuk. Deze wordt voorzien van een detached signature oftewel elektronische handtekening.

Digipoort, de elektronische postbus van de overheid, is in staat de aangeleverde bestanden te valideren en af te leveren bij de Kamer van Koophandel.

Accountantskantoren moeten voor SBR Assurance dan wel een proces inrichten. Hoe u dat doet, verklaart Mark Bisschop, SBR Assurance expert bij DOCCO, dat mede-organisator is van de Accountancy Expo op 20 juni.

Bouwstenen van SBR Assurance

Accountantskantoren stellen – als alles volgens plan verloopt – het publicatiestuk op op basis van de Nederlandse Taxonomie (NT). De NT is één van de bouwstenen die leveranciers voor hun software gebruiken. De rapportage van het accountantskantoor moet dan ook voldoen aan verschillende validatieregels van de NT.

Bij het publicatiestuk voegt de accountant een controleverklaring toe. Hij stelt een publicatiestuk op basis van de taxonomie van de NBA in XBRL-formaat op: de open standaard om financiële gegevens uit te wisselen via het internet.

Naar verwachting ziet in het tweede kwartaal van 2017 versie 2.0 van de taxonomie het levenslicht. Hierin neemt de NBA verschillende typen verklaringen op. Kantoren hebben grofweg drie opties om de verklaringen te genereren. Dit is afhankelijk van hoe dit nu is ingeregeld:

1. NBA-verklaringengenerator
2. Eigen verklaringengenerator
3. Vanuit de rapportagesoftware

Belangrijk: consistente presentatie

Een belangrijke pijler van SBR Assurance is de consistente presentatie. Dit betekent dat de SBR-rapportage door elke viewer op zodanige wijze wordt gerenderd, dat we de rapportage op een eenduidige wijze kunnen interpreteren.

Beroepscertificaat noodzakelijk

Elke accountant die controleverklaringen aftekent en dit met SBR Assurance wil blijven doen, moet beschikken over een persoonsgebonden beroepscertificaat. Bij aanvraag van een dergelijk certificaat vindt er een face-to-facecontrole plaats. En een check: staat de accountant daadwerkelijk ingeschreven in het NBA-accountantsregister? Pas na deze stappen wordt een certificaat verstrekt.

Afhankelijk van welke door de NBA geaccrediteerde aanbieder de accountant heeft, wordt het certificaat uitgegeven via een USB-stick of een pasje met bijbehorende kaartlezer. De aanbieders zijn te vinden via deze NBA-pagina. Let wel op: Het persoonsgebonden beroepscertificaat is een ander certificaat dan waarmee wordt aangeleverd bij Digipoort.

8 stappen om het proces in te richten

Hieronder werken we acht processtappen uit om uiteindelijk de juiste bestanden bij Digipoort aan te leveren. Hierin houden we geen rekening met het controleproces an sich. Stap 1 start pas nadat de feitelijke controle van het controleobject (papieren) jaarrekening is afgerond.

1. Aanlevering SBR-publicatiestuk door klant

De klant is verantwoordelijk voor het opstellen van het publicatiestuk. De ene klant deponeert niet meer dan strikt noodzakelijk, de ander liever de gehele jaarrekening. Wat de situatie ook is, er moet een publicatiestuk worden opgesteld in XBRL-formaat.

De taxonomie die jaarlijks wordt gepubliceerd, bevat verschillende typen publicatiestukken. Het is maar de vraag of de klant zelf over software beschikt om hiermee een valide SBR-publicatiestuk op te stellen. Naar verwachting stelt de Kamer van Koophandel halverwege 2017 een portaal beschikbaar waarmee middelgrote rechtspersonen zelf hun publicatiestukken kunnen opstellen.

Los daarvan: nu stuurt de onderneming het publicatiestuk naar haar accountant. Dit is de start van het SBR Assurance-proces.

TIP! Meer weten over hoe u SBR Assurance invoert in uw organisatie? Bezoek de stand van DOCCO op de Accountancy Expo 2017 op 20 juni. Bekijk hier alvast het programma en de sprekers.

2. Validatie ontvangen SBR-publicatiestuk

Ervan uitgaande dat de klant een SBR-publicatiestuk aanlevert, moet de accountant zeker weten dat deze voldoet aan alle validatieregels die gelden voor de desbetreffende rapportage. Immers, als hij een verklaring afgeeft bij een niet-valide SBR-rapportage, kan deze later in het proces worden afgekeurd. Met extra werk als gevolg. De accountant kan het stuk op verschillende manieren valideren.

Als de klant bijvoorbeeld het SBR-publicatiestuk uploadt in een portaal, is het mogelijk bij het uploaden een aantal validaties uit te voeren. Er zijn ook losse tools beschikbaar die kunnen valideren.

Levert de klant geen SBR- publicatiestuk aan, maar bijvoorbeeld een versie in Word-formaat? Dan moet deze alsnog worden omgezet. Ook hiervoor zijn tools beschikbaar. Belangrijk is dat een volgende versie niet inhoudelijk afwijkt van hetgeen is aangeleverd. Stap 1 vervalt in deze situatie en stap 2 wordt een conversie in plaats van een validatiestap.

3. Opstellen van de SBR-verklaring

Eén van de personen uit het controleteam stelt na afloop van de audit een controleverklaring op. Hij maakt op basis van de Nederlandse Taxonomie een publicatiestuk in XBRL-formaat. Elk type verklaring kent een eigen entrypoint. Hij kan deze vullen met eigen teksten binnen de elementen die aanwezig zijn in de verklaring.

Aandachtspunt voor het kantoor is wie de verklaring opstelt en met welk middel hij dit doet. Dit kan straks in rapportagesoftware of in een verklaringengenerator. Maar ook met de gratis verklaringsgenerator van de NBA.

[avg-advertorial slug=”kom-naar-de-accountancy-expo-op-18-juni-2019″]
4. Klaarzetten juiste verklaring bij gevalideerd publicatiestuk

Veel kantoren werken met code of referenties die ze toekennen aan verklaringen en bijbehorende jaarrekeningen. Hierdoor kun je gemakkelijk zien dat de juiste verklaring bij de juiste jaarrekening is gevoegd. Vaak liggen beide documenten ook nog eens uitgeprint naast elkaar zodat de tekenend accountant dit nog even kan checken.

Met SBR gaat dit anders. De jaarrekening en de verklaring kunnen uit verschillende applicaties afkomstig zijn. Een secretaresse of iemand uit het controleteam kan de documenten klaarzetten voor ondertekening door de accountant.

Als de accountant begint met ondertekenen, wil hij dat de juiste documenten bij elkaar klaarstaan. Zo kan hij er immers snel doorheen. Hij wil, voordat hij ze daadwerkelijk ondertekent, de rapportages gepresenteerd zien conform de consistente presentatie. Zo ziet hij waarbij de verklaring wordt afgegeven.

5. Linking en signing door tekenend accountant

De ‘natte’ handtekening van de accountant wordt vervangen door een elektronische handtekening. Dit betekent dat de accountant voor ondertekening gebruikmaakt zijn persoonsgebonden beroepscertificaat. De jaarrekening en de verklaring worden ‘gehasht’ oftewel versleuteld.

Uitkomst van deze versleuteling (of ‘hashing’) is een hashcode. Deze code wordt samen met de public key van het certificaat en het gehashte ondertekenbeleid opgenomen in een elektronische handtekening. Samen met de jaarrekening en de verklaring, gaat dit derde document uiteindelijk naar Digipoort.

De accountant waarmerkt hiermee de jaarrekening en ondertekent de verklaring. Hij is verantwoordelijk voor de inhoud van de verklaring. Dat betekent dat hier een ander ondertekenbeleid voor geldt dan voor het waarmerken van de jaarrekening. In het ondertekenbeleid is terug te vinden wat de juridische implicaties hiervan zijn. De accountant zorgt via ondertekensoftware voor de handtekening.

6. Documenten aanbieden aan klant

De klant is verantwoordelijk voor de deponering van zijn stukken. De accountant neemt deze verantwoordelijkheid niet over als gevolg van SBR. Maar omdat de klant naar verwachting niet in staat is om de jaarrekening, verklaring en detached signature zelf aan te leveren bij Digipoort, faciliteert het accountantskantoor dit.

De meeste kantoren bieden de documenten via een klantenportaal aan bij hun klanten. Deze vullen de datum vaststelling van de jaarrekening in, keuren de documenten goed, en het portaal stuurt de bestanden naar Digipoort en de KvK.

7. Klant vult datum vaststelling in

De klant moet, nadat hij in het portaal heeft aangegeven dat de jaarrekening is vastgesteld, de datumvaststelling van de jaarrekening invullen. Dit wordt nu aan de klant gevraagd omdat het risico bestaat dat hij niet binnen de wettelijke termijn van acht dagen na datumvaststelling deponeert.

De vaststellingsdatum wordt niet meegenomen in de versleuteling van de jaarrekening die de accountant eerder uitvoerde. Hierdoor verandert er niets aan de hashcode.

8. Klant verzendt via klantenportaal de documenten naar Digipoort/KvK

Nadat de klant de vaststellingsdatum heeft ingevuld, keurt hij de bestanden goed. Daarna levert het portaal deze documenten automatisch aan bij Digipoort. Belangrijk hierbij is dat er uiteindelijk een ‘status 500’ wordt ontvangen (succesvol gedeponeerd). Digipoort neemt hiervoor maximaal 72 uur de tijd.

Belangrijk is dat binnen het kantoor duidelijk is wie deze statussen monitort: als de klant de bestanden immers niet goedkeurt, dan worden deze ook niet gedeponeerd. Mocht de klant bericht ontvangen dat hij nog niet heeft gedeponeerd, dan is dit te herleiden in het portaal. Overigens kunt u in de meeste portalen instellen dat de klant naar verloop van tijd een notificatie ontvangt.

[Over de auteur: Mark Bisschop is SBR Assurance expert bij DOCCO.]

TIP! Meer weten over hoe u SBR Assurance invoert in uw organisatie? Bezoek de stand van DOCCO op de Accountancy Expo 2017 op 20 juni. Bekijk hier alvast het programma en de sprekers.