‘Ik laat de digitalisering voor mij werken’

Het moest efficiënter kunnen. Daarom maakte hij in 2004 eigenhandig een boekhoudprogrammaatje in Excel, waarin zijn klanten eenvoudig de nodige gegevens konden invoeren en konden delen met de boekhouder. Zijn enthousiasme als het gaat om digitalisering hield nooit op. Nu, achttien jaar later, is zijn kantoor één van de meest gedigitaliseerde kantoren in boekhoudland. “Ik laat de digitalisering voor mij werken.”

Met zijn poten in de klei

Hij is ‘met zijn poten in de klei’ in de boekhouding opgegroeid, zoals hij zelf zegt. Van eenvoudig boekhouden richting hoger management. Inmiddels is hij samen met meerdere compagnons eigenaar van Ten Donkelaar Administratie & Advies. Een flink kantoor, met meerdere franchisevestigingen door het hele land. Volgens de eigenaar groeien ze nog elke maand, zonder dat er iets aan acquisitie gedaan wordt.

“Het geheim daarvan zit hem in de service. We zorgen dat we het liefst binnen een uur alle vragen beantwoorden. Bovendien werken we ontzettend efficiënt, waardoor onze klanten altijd inzicht hebben in hun actuele boekhouding.” En dat is vooral te danken aan de digitale manier van werken, vertelt Ten Donkelaar. “90% van onze klanten levert de in- en verkoopfacturen digitaal aan via de app of per e-mail. Deze worden automatisch geüpload in het boekhoudprogramma. Voor mij is het dan alleen nog een kwestie van monitoren.”

Digitaal werken is geen vraag meer

Dat veel andere boekhoudkantoren nog niet zover zijn, begrijpt hij niet. “Digitaal werken is geen vraag meer, het is een must. Allereerst maak je er een enorme efficiencyslag mee. En efficiënter werken, betekent meer tijd voor nog meer klanten. Daarnaast wil de jonge generatie ondernemers niet anders meer. Zij zijn gewend alles per app of per telefoon te doen. Natuurlijk blijft er altijd een ‘oudere garde’ die nog met de map onder de arm naar de boekhouder of accountant gaat. Maar dat aantal is in coronatijd ook geminimaliseerd, simpelweg omdat het niet anders kon.”

Ook zijn collega’s zijn blij met deze manier van werken. “Het is toch veel mooier om een paar dingen recht te zetten en het hele plaatje te interpreteren, dan om uren bezig te zijn met bonnetjes in te kloppen?”

De juiste mindset

De transitie naar digitaal werken, begint allemaal bij de juiste mindset, vindt hij. “Accountants en boekhouders moeten af van zo veel mogelijk uren voor je klant willen schrijven. Dat is de grootste valkuil anno 2022. Want als je dat nog steeds doet, wordt je automatisering niks. Veel boekhouders en accountants zijn bang dat ze met een digitaliseringsslag hun uren niet meer kunnen maken. Ik bedoel, het kost stukken minder tijd om bestandjes te uploaden die automatisch in de boekhouding verwerkt worden, dan dat je een map vol met documenten moet gaan uitzoeken.”

De oplossing zit hem in het werken met abonnementen, zegt Ten Donkelaar. “Vanaf het begin van mijn onderneming (in 2004) werk ik al met vaste prijzen. Dat uurtje factuurtje was helemaal niks voor mij. Ik ben hier een telefoontje aan het plegen, daar een mailtje aan het wegwerken, hier een administratie bijwerken, daar een vraag beantwoorden. Dat is niet te doen joh. Ik was eigenlijk gewoon te lui om die uren te gaan bijhouden,” lacht hij. “Onze klanten betalen een vast tarief per maand. Zo weten ze exact waar ze aan toe zijn. En het is voor ons een extra stimulans om zo efficiënt mogelijk te werken.

Een klein stukje administratie zelf

Al onze klanten doen een klein stukje administratie zelf. 80% van de klanten wil namelijk maar één ding: weten wat er open staat en wie er aangemaand moet worden. Het cijferwerk geloven ze wel. Veel klanten vinden het daarom nog leuk ook om zelf een stukje administratie op zich te nemen. Ze hebben direct inzicht in hun boekhouding en weten in één oogopslag waar ze staan. Daarnaast is de facturering bij ons een eitje. Terwijl andere kantoren uren bezig zijn met het verwerken van al die uren, versturen wij met een druk op de knop alle facturen. Een win-winsituatie dus.”

Als het aan Ten Donkelaar ligt, is het allemaal een kwestie van omdenken. “Het klinkt tegenstrijdig, maar in wezen probeer ik zo weinig mogelijk omzet per klant te genereren. Dat doe ik door verregaande automatisering. Dan heb ik veel minder werk. Mijn uurtarief gaat omhoog, want in verhouding krijg ik veel meer binnen dan dat ik aan uren moet verspijkeren. Daardoor heb ik heel tijd over voor veel nieuwe klanten. Zo neemt mijn omzet toe, terwijl ik mijn klanten een relatief laag bedrag reken.”

Hoe je dat aanpakt, dat digitaliseren? “Begin ermee je klanten de facturatie te laten doen via SnelStart. De meeste klanten vinden het prima om online zaken op te pakken of over te stappen op een programma dat voor jou het beste werkt. Daarbij geldt wel: hoe eenvoudiger, hoe beter. In het begin steken wij heel veel tijd en energie in onze klanten, om ze te begeleiden bij het (online) werken met SnelStart. Dat kost ons tijd, maar die tijd betaalt zich in de toekomst prima terug. Begin bijvoorbeeld met het uploaden van inkoopfacturen via de app en zorg voor een automatische bankkoppeling. Dan heb je het grootste gedeelte al staan. De rest is een kwestie van doen. SnelStart werkt ontzettend eenvoudig. In eerste instantie vraagt het een stukje verdieping en daarmee tijd. Maar wanneer je het eenmaal doorhebt, scheelt het je enorm veel werk. Dus op de lange termijn is het een ontzettend slimme investering.”

Wil jij dit ook? Lees hier meer over hoe je makkelijk kunt digitaliseren.

https://fd.nl/economie/1448627/nederland-balanceert-op-rand-van-recessie