Hoe voorkom je spookfacturen in je boekhouding?

De digitale revolutie komt met een hoop voordelen, denk aan geautomatiseerde boekhoudsoftware en real-time met elkaar communiceren over facturen of andere zaken. Deze revolutie brengt snelheid met zich mee, maar maakt bedrijven ook kwetsbaar voor factuurfraude, vooral in de vorm van spookfacturen. 

Deze valse facturen gebruiken criminelen om jou voor spullen te laten betalen die je nooit hebt gekocht. Hoe herken je deze dreiging en welke maatregelen kun je nemen?

Wat is factuurfraude?

Factuurfraude is een brede term en omvat het verzenden van nepfacturen naar bedrijven in de hoop geld te vangen voor niet-geleverde diensten. Dit gaat vaak gepaard met overtuigende technieken om je te misleiden. 

Zo herken én voorkom je spookfacturatie

Let bij verdachte facturen op onbekende afzenders, vage beschrijvingen, foutieve bedrijfsgegevens, en onrealistisch hoge bedragen. Voor extra zekerheid:

• Controleer altijd of facturen overeenstemmen met inkooporders.
• Organiseer trainingen zodat personeel verdachte facturen herkent en weet hoe te reageren.
• Gebruik geautomatiseerde systemen voor factuurcontrole.

E-facturatie als bescherming tegen fraude

E-facturatie via Peppol? Wat weet jij al van e-factureren? Wist je dat deze vorm van digitale facturatie ook een heel krachtig wapen is tegen spookfacturen? Wij vertellen je waarom:

• Verhoogde beveiliging: Strenge protocollen beschermen financiële gegevens tegen onbevoegde toegang.
• Authenticatie & autorisatie: Deelnemende partijen worden geverifieerd om fraude te detecteren voordat deze verwerkt wordt.
• Gestandaardiseerd formaat: Uniforme formaten maken het eenvoudiger onregelmatigheden te detecteren.
• Automatisering & efficiëntie: Vermindert menselijke fouten en versnelt het facturatieproces, waardoor bedrijven sneller kunnen reageren op fraudepogingen.
• Gesloten netwerk: Peppol is ontworpen voor veilige documentuitwisseling en verhindert factuurfraude.
• Unieke identificatie: Elke gebruiker heeft een uniek nummer, wat verifieerbaarheid verhoogt en fraudeurs moeilijker maakt zich voor te doen als legitieme bedrijven.

Klaar voor de toekomst

E-facturatie via Peppol wordt een Europese verplichting vanaf 2028, waardoor tijdig overstappen niet alleen verstandig, maar ook toekomstgericht is. Met een Peppol-inbox zoals Lucy kun je facturen efficiënt beheren en je bedrijf beschermen tegen factuurfraude. 

Door vandaag nog te starten werk je aan een veiliger bedrijfsproces.