Hoe kies je een nieuwe online werkplek?

1. Appels en peren

Bij de keuze voor een nieuwe online werkplek is een van de grootste uitdagingen om appels met appels te vergelijken, en niet met peren… De definitie van de “online werkplek” is door verschillende leveranciers op velerlei wijze vorm gegeven. Het gaat van een Office 365-bundel van nog geen zeven euro per maand tot een compleet ontzorgde digitale werkplek waarin per gebruiker de werkplek licenties zijn opgenomen, maar ook het benodigde server platform en oplossingen rondom connectiviteit. Zo’n volledig ingerichte werkplek kan tegen 200 Euro per maand kosten. Daartussen zitten talloze variaties en opties waardoor de uitdaging om een goede vergelijking te doen alleen maar groter wordt.

Ongeacht welke versie je gebruikt; het is van groot belang dat je de huidige opzet van jouw IT zo goed mogelijk ziet te vertalen in de toekomstige vorm. Wordt nu de laptop van de gebruiker aangeschaft en wil je graag gaan leasen in de toekomst? Geen probleem maar kwantificeer de huidige totale kosten van de looptijd en maak een 1-op-1 vergelijking in de nieuwe optie. Wil je meer of juist minder ondersteuning op hardware gebied; bereken dan eerst de opzet op het huidige serviceniveau en dan het verschil. Zo maak je ook voor jezelf inzichtelijk of een dergelijke besparing het waard is, of juist niet.

Mocht je verschillende oplossingen van verschillende leveranciers met elkaar willen vergelijken dan is het van belang om hier ook zoveel mogelijk de ‘must-haves’ in losse bouwblokken te vergelijken en zoveel mogelijk dezelfde ‘nice-to-haves’ met elkaar te vergelijken. Dat is de enige mogelijkheid om een eerlijke vergelijking te maken.

2. Thuiswerken en samenwerken

Thuiswerken is een must

Vooral nu een actueel thema; in hoeverre kan een nieuwe online werkplek de gebruiker ondersteunen in thuiswerken? Blijft de productiviteit nagenoeg gelijk of is er een serieuze degradatie? Waar thuiswerken tot voor kort was voorbehouden aan een selecte groep medewerkers, zal daar een radicale verschuiving gaan plaatsvinden. De pijn die momenteel ervaren wordt, gaat namelijk ongetwijfeld een rol spelen in het post-corona-tijdperk. We proberen momenteel massaal te jongleren met gebruik van eigen apparatuur, kinderen die naast je aan de eettafel hun opgegeven schooltaken moeten maken, huisdieren die vrolijk over je laptop lopen tijdens een video-call en verminderde bereikbaarheid omdat telefooncentrales net iets minder flexibel zijn dan gedacht; het wordt gegarandeerd een thema zodra we met z’n allen weer op kantoor werken.

En dan gaan we de volgende stap nemen, ‘alle hens aan dek’ zal worden vervangen door een goed doordachte strategie waarbij gebruikersgemak en -ervaring het zullen overnemen van de houtje-touwtje oplossing die we nu massaal accepteren. Waar huisartsen al sinds de Mexicaanse Griep hun noodscenario’s in de la hadden liggen, zal de rest van Nederland projecten starten binnen de eigen organisatie om er voor te zorgen dat we bij een volgende crisis beter voorbereid zijn, waarbij thuiswerken met eenzelfde ervaring als op kantoor een absolute must-have is!

En samenwerken dan?

Daar waar thuiswerken een must is, is samenwerken haast nog belangrijker. Het grote verschil ligt erin dat thuiswerken noodzakelijk is om de organisatie draaiende te houden in een nieuwe crisissituatie (meer als pijler binnen het Business Continuity Plan) waar samenwerken een directe impact heeft op het dagelijkse werk. De grootste wens vanuit Accountancy Monitor van afgelopen jaar voor de ideale werkplek voor de toekomst was dan ook “handige tools voor online samenwerken”.

Inmiddels lijkt Teams een plekje te vinden als belangrijke samenwerk-tool, met name nu het door Microsoft wordt aangeboden voor een gratis trail van zes maanden. Er zijn uiteraard andere tools voor online samenwerken, maar de aandacht die Microsoft geeft aan Teams in vergelijking (met de ontwikkeling van) andere tools doet vermoeden dat de adoptie van Teams haast niet te vermijden is voor een groot deel van de organisaties. En om eerlijk te zijn, teams heeft ook een groot aantal voordelen:

• Alle content, tools, collega’s en conversaties zijn binnen de Teams-omgeving te vinden. Omdat Microsoft Teams zowel in een desktopversie als in een mobiele app beschikbaar is, betekent dit dat je altijd beschikt over de nodige data.
• Naast dat het de natuurlijke vervanger van Skype for Business is, heb je in Teams toegang tot SharePoint en OneNote. Daarnaast integreert het uitstekend met andere Microsoft Office 365-programma’s zoals Word, Powerpoint en Excel. Het uitwisselen van bestanden vanuit één interface wordt hierdoor zeer eenvoudig.
• Teams laat u toe ook externen toe te voegen aan uw teams om zo eenvoudig documenten, informatie en gesprekken te delen. Denk maar aan een samenwerking met een derde partij of het betrekken van een klant in een bepaald project.
• Er is een serieuze community die door Microsoft continu op de hoogte wordt gehouden van de roadmap en praktische ontwikkelingen.

3. Return on Investment

De formele omschrijving van ROI spreekt over het rendement op de investering in een verhoudingsgetal waarbij de opbrengst (het rendement) cijfermatig wordt gedeeld door de kosten (de investering). Oftewel: Hoeveel Euro krijg ik terug voor elke Euro die in een project gestopt wordt?

• De investering van alle IT-projecten was tot voor kort makkelijk te kwantificeren en bestond uit enkelen van de onderstaande elementen:
• De aanschafwaarde (al dan niet in lease) van de apparatuur voor het platform
• De verbouwing van de locatie om de hardware een goed plekje te geven in een datacenter
• De (eenmalige) licentiekosten van de software
• De eenmalige kosten van de projectengineers om het platform de lucht in te krijgen
• Introductie- en adoptietraining

Daar dienden dan de doorlopende kosten gedurende de looptijd nog bijgeteld te worden:

• Energiekosten van het datacenter
• De beheerkosten
• De extra huurkosten van het datacenter
• (eerste en tweede lijns) helpdesk
• Etc

Vervolgens was het te hopen dat tijdens de looptijd (3, 5 of 8 jaar) het platform stabiel bleef omdat anders de eenmalige kosten van uitbreiding, vervanging of extra back-up ook nog meegenomen moesten worden. Echter is dit in de huidige opzet van de IT eigenlijk niet meer op deze manier te berekenen. De kostenopzet is anders; steeds meer diensten worden op basis van “pay-per-use” afgerekend (waardoor de Capex-kosten worden omgezet naar Opex-kosten).

Er is amper nog sprake van echte investeringen waardoor een ROI amper te berekenen is. De technische investeringen die er zijn, zijn voorgefinancierd binnen de cloudmodellen en worden door de leveranciers uitgesmeerd over veel meer klanten en over een langere periode. Daarnaast zijn de software-licenties omgezet naar een abonnementsmodel waardoor ze veel directer toe te wijzen zijn aan de daadwerkelijke productiviteit.

Ons advies: maak het jezelf niet te moeilijk! Dat wil niet zeggen dat het niet loont om een ROI-berekening te maken, sterker nog; het is essentieel voor het verkrijgen van de juiste steun binnen het management, met name aan de financiële kant. Maar probeer jezelf niet helemaal de rondte in te rekenen aan allerlei ingewikkelde modellen en schakel op tijd een IT-leverancier in die met je kan partneren in het boven water krijgen van de echte winst van een mogelijke migratie naar een nieuwe online werkplek.

4. Tijd = geld!

In vergelijking met een traditionele vervanging van de werkplekken ga je naast de besparing op de eenmalige kosten waarschijnlijk het meeste verdienen op de investering in tijd. Dat een besparing van tijd je geld oplevert, is een oude bekende… maar een die uitermate moeilijk te kwantificeren is. Eerlijk is eerlijk; de stap naar een online werkplek als WorkSmart365 kost ook een serieuze investering in (project)uren. De reden daarvoor is dat het géén “lift & shift” migratie is.

Juist tijdens het design en de inrichting van de moderne online werkplek is enorme winst te behalen in het vergroten van de productiviteit en het gebruikersgemak. Het zijn nou net deze uren die veel gaan opleveren in de jaren die volgen, maar het ontzettend ingewikkeld maken om achteraf te kwantificeren. Het generieke gevoel is dat je je werk sneller kan doen, maar doordat er een voortdurende beweging plaatsvindt van werkzaamheden zal de ROI snel ondersneeuwen in de bepaling ervan.

We hebben al eens het voorbeeld gegeven van het plannen van een vakantiedag; nu zijn dat vier verschillende handelingen. Je moet jouw outlook-agenda blokkeren, een out-of-office instellen, bestaande afspraken verzetten en een aanvraag doen naar jouw leidinggevende via een HR-applicatie. Het zou een hoop productiviteit opleveren als je een taak ‘vakantie aanvragen’ aanklikt die deze vier taken voor jou in een keer automatisch uitvoert. En dan is dit nog maar een simpele taak. Want dezelfde taak is in de toekomst nog uit te breiden met het automatisch herinstellen van de applicatie waar je jouw toegewezen facturen in goedkeurt door die richting een vervanger te sturen. Of jouw telefoon automatisch doorzet richting een collega… of…

De mogelijkheden zijn eindeloos, moeilijk te vangen binnen een formele ROI-berekening en het is al helemaal moeilijk te voorspellen waar jouw organisatie de meeste baat bij heeft. Als we dan toch een advies mogen geven; kijk niet alleen naar de harde cijfers en getallen maar gebruik je intuïtie en buikgevoel. Natuurlijk zijn de besparingen en productiviteit van groot belang maar zorg ervoor dat je gevoel krijgt bij de verschillende oplossing die je naast elkaar zet.

En neem niet alleen de huidige prestaties en gebruikerservaring mee, maar kijk ook naar de komende ontwikkelingen en roadmap van zowel de oplossing als de IT-leverancier die de oplossing voor je gaat uitrollen; is er gekeken naar adoptietrainingen, hoe staat het met het functioneel ontwerp, is de leverancier klaar voor een overstap naar de public cloud (en in hoeverre gelden dan de certificeringen nog)?

5. Veiligheid voor alles!

Hoewel het als laatste in deze serie staat, mag beveiliging geen sluitstuk zijn van de online werkplek. Altijd online maakt je kwetsbaarder dan af en toe online… en dus ben je een makkelijkere prooi voor cybercriminelen. Die zitten momenteel op de scheidslijn tussen aanvallen op de techniek (met brute kracht heel veel aanvallen uitvoeren op IT-platformen om maar te kijken waar een poort open staat waardoor ze naar binnen kunnen) of via de medewerker naar binnen proberen te komen. En juist een (online) werkplek is daarbij een makkelijke ingang. Multi-factor authenticatie voor de toegang is een minimale vereiste voor een veilige online werkplek, maar ook is het verstandig om te kijken naar remote device management voor de devices zelf. Hiermee kun je op afstand apparatuur volledig beheren, waarmee je de kans op een datalek bij verlies of diefstal drastisch kan verminderen. Je kan het ook gebruiken om de medewerkers de juiste applicaties te geven, en beheren, op hun devices om zo goed mogelijk te kunnen werken.

Daarnaast zijn er nog nieuwe, schijnbaar kleine, tools die enorme impact hebben op de security zoals bijvoorbeeld Veilig Mailen. Een extra dienst gebaseerd op de technologie van SmartLockr waarmee het mogelijk is om extra beveiliging toe te voegen aan een basale taak als e-mailen. Het is een plugin op het alom gebruikte Microsoft Outlook waarmee je bijvoorbeeld voorkomt dat je een e-mail naar een verkeerd adres stuurt. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens is dat de nummer één oorzaak van datalekken; maar liefst 63% van de meldingen die zij ontvingen, had te maken met het versturen van persoonsgegevens naar een verkeerde ontvanger. We hebben deze dienst bij de introductie dan ook “de datalek-killer” genoemd. Een hele simpele tool met een enorme impact dus.

Zoals gezegd; databeveiliging mag geen sluitstuk zijn! Dus mocht je de verschillende opties afwegen, kijk en controleer ook vooral of er al bij het ontwikkelen van de dienst nagedacht is over de beveiliging. En kijk ook hoe praktisch die beveiliging is. En hou bij het voorgestelde ontwerp van jouw specifieke oplossing het spanningsveld in de gaten dat optreedt bij het ‘op maat ontwerpen’ van een nieuw IT-platform en de beveiliging ervan. Veel diensten gaan uit van een standaard ontwerp en zijn niet ingericht op de specifieke eisen en wensen van de individuele organisatie, laat staan de gebruikers.

Twan Willems – Prospect Specialist Claranet Benelux

Twan Willems is Prospect Specialist bij Claranet Benelux en heeft veel contacten opgebouwd in de "IT wereld", breed georiënteerd en specifiek in Security. Twan plaatst hierover regelmatig berichten op LinkedIn.