Hoe haal je als kantoor de digitale band met je klant aan?

Drempels wegnemen en relatie aanhalen

Er valt nog winst te behalen in de digitale samenwerking tussen administratie- en accountantskantoren en hun klanten. Volgens de Visma Digitaliseringsindex Accountancy 2021 is er over het algemeen gezien in iets meer dan de helft van de processen sprake van digitaal samenwerken of digitaal contact. Vaak zit de barrière bij de klant. Hoe kan het beter? 

De meeste administratie- en accountantskantoren hebben hun zaken goed voor elkaar. De boekhouding gebeurt er voor driekwart digitaal, zo blijkt uit de online steekproef van Visma. Dat zou beter kunnen, maar niet alle klanten zijn klaar voor een digitale administratie. Zo zien kantoren dat het sommige klanten aan kennis rond digitalisering ontbreekt. Anderen geven er de voorkeur aan op een traditionele manier samen te werken. Ze leveren hun administratie op papier aan en communiceren via post of telefoon. Dit houdt de verdere digitalisering van hun administratie- of accountantskantoor tegen. 

Toename digitaal samenwerken verwacht
Ook de cijfers maken duidelijk dat er nog een slag te halen valt. Over alle processen heen bekeken, is er maar in 52 procent sprake van digitale samenwerking of digitaal contact tussen administratie- en accountantskantoren en hun klanten. Per proces bekeken zijn er wel grote verschillen. Het aangifteproces gaat bijvoorbeeld op dit moment in driekwart van de gevallen digitaal of er is in ieder geval digitaal contact. Bij de verwerking van bankmutaties ligt dit percentage op iets meer dan 60 procent. Er komt verandering in de situatie, zo is de verwachting van kantoren. De samenwerking of het contact met klanten zal in drie jaar tijd voor zo’n 71% digitaal gebeuren, over alle processen.

Kantoren én klanten profiteren van digitale samenwerking
De vraag is natuurlijk hoe administratie- en accountantskantoren de digitale band met hun klanten kunnen aanhalen. Want er zijn aan beide kanten flinke voordelen te behalen. Om te beginnen, is zowel het kantoor als de klant minder tijd kwijt aan de administratie, wat ook in de kosten scheelt. Daarnaast is de kans op fouten in de administratie veel kleiner, doordat gegevens niet of nauwelijks meer handmatig worden verwerkt. Maar om van deze voordelen te profiteren, moeten eventuele weerstanden aan de kant van de klant worden weggenomen. Slimme oplossingen zoals Visma eAccounting, waarmee kantoren en hun klanten eenvoudig online samenwerken aan de administratie, helpen daarbij.  

Hele administratie digitaal en up-to-date
Met zo’n oplossing voor online samenwerken zijn kantoren en hun klanten in staat het hele administratieve proces simpel en efficiënt te digitaliseren. Zo hoeven klanten niets meer in mappen aan te leveren. Ze maken bijvoorbeeld hun verkoopfacturen direct aan in eAccounting. Komt er een betaling binnen? Dan zorgt een koppeling met de bank dat de betaling meteen wordt verwerkt in het bankboek. Elektronische inkoopfacturen gaan rechtstreeks het inkoopboek in, terwijl papieren facturen laten zich makkelijk inscannen. Ook bonnetjes gaan snel digitaal het kasboek in, dat is een kwestie van foto’s maken met een app. Zo is de hele administratie zo goed als digitaal en up-to-date – op een heel toegankelijke én veilige manier. Want uiteraard is de online omgeving waarin wordt samengewerkt heel goed afgeschermd.

Betere klantrelatie door digitalisering 
Het administratie- of accountantskantoor kan op zijn beurt de administratie digitaal controleren, maar bijvoorbeeld ook digitaal belastingaangiftes opstellen of de jaarrekening opmaken. Staat er iets klaar voor controle? Dan krijgt de klant daar automatisch melding van. Daarbij zijn eventuele vragen van de ondernemer snel beantwoord via e-mail. Het kantoor maakt bovendien met een druk op de knop online dashboards aan, die klanten snel inzicht in hun financiële situatie geven. Deze dashboards bieden het administratie- of accountantskantoor meteen een goed aanknopingspunt voor een persoonlijk gesprek. Met actueel inzicht in de cijfers, op ieder moment, kan het kantoor zijn adviesrol makkelijk pakken. Ook zo maakt digitalisering het mogelijk de relatie met klanten te versterken. Lees meer over onze oplossingen die u hierbij kunnen ondersteunen