High quality en de NVKS

Veel kantoren benutten de maanden na het drukke voorjaar om de kwaliteitshandboeken en interne procedures te actualiseren en waar nodig aan te passen. Actualisatie is aan de orde bij veranderende wet- en regelgeving of bij bijvoorbeeld interne signalen dat de huidige norm niet voldoet of onduidelijk is. De afgelopen verkiezingen kunnen hierbij ook relevant zijn. In een uitspraak van juli 2014  gaf de Accountantskamer de beroepsgroep namelijk in overweging geen diensten meer te verlenen aan "entiteiten die zich met gedoogde en tegelijk buitenwettelijke activiteiten inlaten", zoals een coffeeshop. De werkzaamheden voor zulke cliënten bergen namelijk "een onaanvaardbaar en nauwelijks te vermijden risico van niet integer handelen" in zich. De argumentatie die de Accountantskamer hanteerde was onder meer dat de verkopen van soft drugs wel gelegaliseerd zijn maar de inkopen en bevoorrading niet legaal zijn. Deze constatering maakt dat veel accountantskantoren er voor kiezen of geen dienstverlening te verrichten voor coffeeshops of voorafgaand aan acceptatie van dienstverlening een verscherpt cliëntonderzoek te (laten) verrichten of andere maatregelen te treffen. Niet zelden staan coffeeshops in het lijstje met branches waarmee het betreffende kantoor zich niet wil inlaten ondanks dat de branche onder divers toezicht staat.

In de verkiezingsprogramma’s van de politieke partijen wordt aandacht besteed aan de drugshandel. Zo zijn er partijen die pleiten voor legalisering van de inkoop en bevoorrading van coffeeshops. Zo stelt bijvoorbeeld de VVD : “Terwijl de verkoop van cannabis aan de voordeur wordt gedoogd, is de inkoop daarvan nu illegaal. De VVD wil van die vreemde situatie af en het beleid rond softdrugs slimmer reguleren’. Een interessante vraag is of de belangrijke ‘red flags’ bij clientacceptatie en vanuit de WWFT nu ‘wegvallen’ wanneer ook de inkoop en bevoorrading van coffeeshops wordt gelegaliseerd. Immers er is dan geen sprake meer van onwettig handelen. Staan de deuren open voor softdrugs gerelateerde klanten?

Ik verwacht van niet. Ik verwacht niet dat de coffeeshops ‘ineens’ een ander risicoprofiel krijgen. Redenerend vanuit de WWFT zie ik namelijk nog best de nodige bezwaren. 

De WWFT stelt in artikel 2A het volgende: “Ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme verricht een instelling cliëntenonderzoek en meldt zij verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transacties (…) Daarbij besteedt een instelling bijzondere aandacht aan ongebruikelijke transactiepatronen en aan transacties die naar hun aard een hoger risico op witwassen of financieren van terrorisme met zich brengen”. 

Bij algemene maatregel van bestuur kunnen zakelijke relaties (en transacties) worden aangewezen waarbij de minister dit hogere risico veronderstelt. Een dergelijke aanwijzing is tot heden nog niet gegeven. Wel kent de bijlage bij het Uitvoeringsbesluit WWFT voorbeelden van situaties waarin extra alertheid nodig is terzake van de WWFT. Een paar relevante voorbeelden:

Voorbeelden bij de subjectieve indicatoren:

• De gelden waarover de cliënt  beschikt zijn afkomstig uit onduidelijke bronnen of de door de cliënt aangegeven bronnen zijn onwaarschijnlijk of onvoldoende gedocumenteerd.
• Er is een onverklaarbare discrepantie tussen geld en goederenstroom. Een cliënt behaalt ongebruikelijk hoge omzetten en/of winsten, waarvan niet duidelijk is met welke activiteiten deze samenhangen.
• Het werkelijke beeld van de jaarrekening komt niet overeen met onderliggende stukken. Ongeautoriseerde transacties of onjuist geregistreerde transacties. Administratieve systemen die door hun ontwerp of opzettelijk, geen adequate mogelijkheid bieden transacties te volgen of voldoende bewijs te leveren.
• Er wordt geld in de kas gestort, terwijl er al sprake is van een hoog administratief kassaldo.

En ook het BFT en FIU Nederland hebben aan de hand van een analyse van meldingen aandachtspunten en risicogevoelige branches geformuleerd. Het FATF  stelt ten aanzien van deze branches onder meer dat “in de uitvoeringspraktijk alsmede uit rechterlijke uitspraken is gebleken dat deze een hoger risico met zich meebrengen op witwassen en financiering van terrorisme”. Eén van de genoemde branches met attentiepunten is de handel in softdrugs. De publicaties van de afgelopen jaren over softdrugs in combinatie met WWFT sluiten hierop aan. Meerdere van de bovengenoemde voorbeelden komen daarin geheel of gedeeltelijk veelvuldig voor. De branche wordt getypeerd door relatief veel contant geldverkeer en soms sterk schommelende voorraadposities alsook ‘lastig’ te leggen verbanden aan de inkoopkant, en associaties met het criminele circuit hetgeen naar verwachting niet wordt opgelost met de voorgestelde maatregelen in het verkiezingsprogramma’s. Immers legalisering van inkoop en bevoorrading betekent nog niet dat het administratieve systeem rondom de coffeeshops ‘ineens’ verbetert en dat het criminele circuit geen brood meer ziet in de handel.

Oftewel: het blijft belangrijk alert te zijn bij potentiele dienstverlening aan coffeeshops. Belangrijke vraag is hoe de kwaliteitsbepaler uitvoering geeft aan het eerder aangehaalde artikel 12 uit de NVKS dat stelt dat deze moet borgen dat verantwoorde keuzes worden gemaakt. Onderstaande aspecten kunnen hierbij van dienst zijn.

Voorbeelden van handvatten voor de kwaliteitsbepaler:

• Verkrijg inzicht in de juridische structuur en identificeer conform de WWFT de eigenaren en vertegenwoordigers van de potentiele klant. 
• Verkrijg inzage in de historie van dienstverleners: is er sprake van veelvuldige wisselingen van accountants en adviseurs? Waarom overweegt de potentiele klant bij u diensten af te nemen? 
• Vraag recente informatie op aangaande boekenonderzoeken, fiscale aangiften etc. Vindt op tijd aangifte plaats? Of is er sprake van enige verdenking van het onjuist, onvolledig of niet tijdig doen van aangifte?, zijn er recent fiscale boetes opgelegd?
• Verkrijg inzage in de ‘stand’ van de financiële informatie (deugdelijk?) 
• Voer een verscherpt cliëntonderzoek uit, of laat dit uitvoeren door een daarin gespecialiseerde partij. Besteed onder meer aandacht aan ‘bad press’, veroordelingen etc. 
• Bespreek alvorens tot cliëntacceptatie over te gaan, intern of extern overleg.
• Leg belangrijke verantwoordelijkheden en plichten vast in de opdrachtbevestiging.
• Monitor de ontwikkelingen bij de cliënt en in de dienstverlening nauwlettend (WWFT artikel 3) en bespreek de ontwikkelingen periodiek intern of met een extern adviseur.
• Belangrijk zijn de fundamentele beginselen: is de accountant in staat te voldoen aan de fundamentele beginselen van bijvoorbeeld zorgvuldigheid en professionaliteit? Belangrijk daarbij is ook artikel 4 en 7 van de VGBA dat stelt dat de accountant moet voorkomen geassocieerd te worden met niet-integer gedrag van anderen. 

De VGBA is van toepassing bij alle vormen van dienstverlening van accountants en dat geldt in de meeste gevallen ook voor de WWFT. Oftewel: ongeacht de aard van de geplande werkzaamheden bij de coffeeshops kunnen bovenstaande aspecten de kwaliteitsbepaler helpen te voldoen aan het eerder aangehaalde artikel 12 van de NVKS. Tot slot biedt één van de ‘nieuwe’ bepalingen in de regels voor kwaliteitssystemen mogelijk ook uitkomst. De NVKS noemen de opdrachtgerichte kwaliteitsbeoordeling (OKB) als maatregel van kwaliteitsborging. Hoewel deze bepalingen primair zien op assurance-opdrachten is het belangrijk periodiek te overwegen -intern of met de externe adviseur- of een OKB of andere vorm van kwaliteitsbeoordeling kan helpen keuzes en de deugdelijke grondslag bij de samenstelverklaring te objectiveren. Belangrijk, want verkeerde keuzes zoals het niet (volledig) volgen van de WWFT bepalingen of het ten onrechte accepteren van cliënten kunnen vervelende verstrekkende gevolgen hebben, waaronder tuchtrechtelijke en bestuursrechtelijke gevolgen. 

Of er met een nieuwe regering ook meer softdrugs in de accountancy komen, moet worden afgewacht. In de hulpverlening wordt vaak gesteld: ‘eerst lijkt drugs een positieve uitwerking te hebben, later wordt het een groot probleem.’ Naar mijn mening ook een waarschuwing voor accountantskantoren!

[Drs. Alex Boxum RA EMITA, V&A accountants-adviseurs]