Geen ERP-oplossing voor accountantskantoren

De afgelopen twintig jaar werd ‘ERP’ gebruikt als verzamelbegrip voor integrale bedrijfsautomatisering in vele bedrijfssectoren en dus allang niet meer alleen voor productie-automatisering. ERP kan dus gezien worden als één integraal systeem voor de automatisering van alle bedrijfsprocessen binnen een organisatie: van verkoopofferte tot factuur en alles wat daar tussen zit. In de logistieke sector aangeduid als ‘van zand tot klant’. Een van de meest onderscheidende kenmerken van een ERP-systeem is dat gewerkt wordt met één onderliggende database voor alle functies. Zo worden klantgegevens op één plaats geregistreerd in de database en door alle functies geraadpleegd. Het doorvoeren van mutaties (bijvoorbeeld adresmutaties) in meerdere systemen is dan niet meer nodig.

Accountancybranche
In vele branches – met als bekendste de maakindustrie en de bouw – is ERP inmiddels een begrip. Het aanbod van ERP-systemen overstijgt alleen al in Nederland het aantal boekhoudsystemen ruimschoots, waarbij opgemerkt moet worden dat leveranciers soms wel erg snel het predicaat ‘ERP’ op hun software plakken.

Opvallend is dat de accountancysector, van origine een branche die al lang is geautomatiseerd, ERP nooit heeft omarmd. Een gemiddeld accountants- of administratiekantoor doet in de regel al snel zaken met meerdere softwareleveranciers als het gaat om systemen voor boekhouden, salarisadministratie en HRM, samenstellen en deponeren van de jaarrekening, fiscale aangiftes IB en VpB, relatiebeheer, digitaal dossierbeheer en werkprogramma’s, urenregistratie en declaratie. En dan zijn er nog de afzonderlijke systemen die gebruikt worden als portaalfunctie, management dashboards, scannen en herkennen, pensioen- en financiële planning en data-analyse. Gaat u zelf eens na met hoeveel softwareleveranciers u zaken doet? En tel dan meteen eens het aantal keren dat een adreswijziging van een klant doorgevoerd moet worden in onderliggende systemen.

Er is in de accountancysector niet één leverancier die een volledig geïntegreerde oplossing levert voor alle bovengenoemde functiegebieden, zo valt af te leiden uit de softwarematrix die is opgenomen in de recent verschenen ‘ICT Accountancy softwaregids 2017’.

API
Is API het nieuwe ERP? API staat voor ‘Application Programming Interface’ en is techniek onder de motorkap van softwaresystemen om ‘real-time’ gegevens uit te wisselen. In relatie tot cloud computing wordt gesproken over ‘web-API’.  API kan gezien worden als tegenhanger voor de ouderwetse interfaces, waarbij gegevens, veelal batchgewijs, via een bestand uitgewisseld worden tussen de verschillende administratiesystemen. Het onderscheidend vermogen bij API zit hem in het ‘real-time’ uitwisselen van gegevens alsof systemen één geheel vormen, zoals bij ERP het geval is. Hier wordt dus de brug gemaakt van ERP naar API. Er zijn softwareleveranciers van cloud-toepassingen die complete ‘API-centers’ beschikbaar hebben om andere leveranciers de gelegenheid te geven om met additionele toepassingen koppelingen te maken met behulp van ‘web-API’-technieken. Door slim gebruik te maken van beschikbare API-technieken kan software van verschillende aanbieders eindeloos real-time aan elkaar gekoppeld worden. Toch zijn er wel een paar belangrijke verschillen als API wordt vergeleken met ERP, te weten:

• Er is niet altijd sprake van één database; gegevens worden nog steeds dubbel opgeslagen.
• Er is sprake van verschillende gebruikersinterfaces, waardoor de bediening van de onderliggende software niet altijd uniform is voor de gebruiker.
• En het belangrijkste is dat u te maken krijgt met meerdere aanbieders en dus meerdere partijen waar u zaken mee doet.

De zwakste schakel
Als laatste is genoemd dat bij een API-oplossing meerdere partijen betrokken zijn (minimaal twee). U blijft, in tegenstelling tot bij een ERP-toepassing, zaken doen met meerdere softwareleveranciers en bij het real-time uitwisselen van gegevens bent u afhankelijk van de ‘zwakste schakel’. Bij wie moet u aankloppen als er iets mis gaat?

Haarlemmerolie
Stel, u bent op zoek bent naar een compleet boekhoudpakket met functies als verplichtingenregistratie, e-factureren, inkomende factuurverwerking met scannen en herkennen, budgettering, vaste activa, jaarrekening en kredietrapportage in SBR. Krijgt u dan één geïntegreerd systeem aangeboden of hangt een dergelijke oplossing van API’s aan elkaar? Een belangrijk aandachtspunt is dat u zich vooraf goed laat informeren of benodigde functies standaard onderdeel uitmaken van het beoogde boekhoudpakket of dat in de praktijk sprake is oplossingen van verschillende leveranciers die via API’s samenwerken. Als dit laatste het geval is, moet u zich vooraf goed laten informeren met wie u zaken doet en wie verantwoordelijk is bij eventueel disfunctioneren.

Kent ERP louter voordelen?
Dat u bij een ERP-systeem te maken heeft met één softwareleverancier betekent zowel voordelen als aandachtspunten. Gericht op de voordelen heeft u te maken heeft met één contractpartner, één helpdesk, alle gegevens in één database, er één uniforme user-interface en het eventuele systeembeheer heeft slechts betrekking op één systeem. Hier tegenover staan ook aandachtspunten. Stel dat u wilt overstappen voor een bepaald onderdeel, dan is dat lang niet altijd mogelijk. U kunt te maken krijgen met een ‘lock-in’, waarbij uw afhankelijkheid van een dergelijke ERP-leverancier zo groot wordt dat u geen kant op kunt als bepaalde functies niet bevallen of als u te maken krijgt met een forse prijsstijging. En de vraag is natuurlijk of het ERP-systeem op alle fronten net zo goed functioneert als afzonderlijke systemen die in de markt verkrijgbaar zijn.

ERP + API
Interessant in de accountancysector is dat software voor deze sector zich momenteel ontwikkelt in twee richtingen. Enerzijds komen er steeds meer geïntegreerde oplossingen op de markt en anderzijds neemt het aantal API-oplossingen zienderogen toe. Een geïntegreerde oplossing is nog geen ERP-systeem, maar is wel gestoeld op ERP-kenmerken, zoals het werken met één database en één leverancier als contractpartner. Afgeleid uit de eerder genoemde ‘ICT Accountancy softwaregids 2017’ valt het volgende op:

• Steeds meer boekhoudpakketten leveren geïntegreerde oplossingen voor scannen, herkennen en elektronische factuurverwerking. En de eerste boekhoudpakketten leveren (eindelijk!) functionaliteit voor het publiceren van de jaarrekening.
• Salarissoftware breidt zich verder uit richting HRM met functies op het gebied van personeelsdossier, arbeidsvoorwaarden, verlofregistratie en employee self service (ESS).
• Als het gaat om praktijkondersteuning vinden we CRM-systemen die inmiddels veel verder gaan dan het louter registeren en beheren van adressen. Functies als agendabeheer, digitaal dossierbeheer, documentbeheer, workflow, urenregistratie en declaraties komen we steeds vaker tegen binnen dergelijke systemen.

U kent ongetwijfeld nog andere voorbeelden, waarbij systemen zich verder ontwikkelen tot meer geïntegreerde toepassingen.

De groei van het aantal API-oplossingen is met name af te leiden uit het groeiende aanbod van web-API’s. Zeker als u zaken doet met een leverancier van cloudoplossingen is het raadzaam te informeren naar de geboden mogelijkheden van web-API’s om real-time met andere systemen te kunnen koppelen.

Conclusie
De accountancysector heeft ERP weliswaar niet massaal omarmd, maar krijgt wel steeds meer te maken met geïntegreerde softwaretoepassingen. En, mits met beleid toegepast, kan het gebruik van API’s zorgen voor meer real-time gegevensuitwisseling tussen softwaresystemen en daarmee de bron vormen voor een effectievere dienstverlening aan cliënten.

Gerard Bottemanne AA is eigenaar van onderzoeksbureau GBNED en auteur van de ‘ICT Accountancy softwaregids 2017’, die gratis is op te vragen via www.ictaccountancy.nl.

Dit artikel komt uit de decembereditie van het Accountantsmagazine van Novak. Deze publicatie valt volgende week bij Novak-leden op de mat.