Geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht: hoe zit dat?

Bewaarplicht

Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Hoe lang u uw administratie moet bewaren, hangt af van het belang dat de Belastingdienst heeft bij de verschillende soorten gegevens in uw administratie.

Bepaalde onderdelen van uw administratie worden aangemerkt als basisgegevens. Daarbij moet u denken aan:
-het grootboek
-de debiteuren- en crediteurenadministratie
-de voorraadadministratie
-de in- en verkoopadministratie
-de loonadministratie

De genoemde basisgegevens moeten 7 jaar bewaard blijven. De bewaarplicht houdt op te bestaan in het jaar na afloop van het financieel belang in de administratie (de factuur van een computer waar je 5 jaar op afschrijft dien je dus 12 jaar beschikbaar te hebben).

Belangrijk om te weten is ook dat de bewaartermijn wordt verlengd als u uitstel heeft gekregen voor het doen van de aangifte. Houd er dus rekening mee dat je bewaarplicht langer kan zijn dan zeven jaar, wanneer u uitstel aanvraagt.

Na deze termijn vraagt de Belastingdienst deze gegevens niet meer bij u op. In verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, moet u de gegevens van onroerende zaken overigens 10 jaar bewaren.

Bewaarplicht en digitalisering

Maar als we het over de bewaarplicht hebben dan denken we nog steeds aan de papieren stukken. Opmerkelijk, want het wordt steeds vaker gedaan: scan en herken, inlezen van bankafschriften, het elektronisch versturen van facturen, kortom de ideale digitale en papierloze omgeving. Voldoet de digitale ondernemer nog wel aan zijn of haar bewaarplicht?

De Belastingdienst geeft aan dat geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd te (re)produceren en leesbaar te maken moeten zijn.

Om hieraan te blijven voldoen geef ik u hierbij de volgende tips:
 
-Als u werkt met scan en herken, sla de facturen op uw netwerk op onder een map inkoopfacturen, bij voorkeur met een verwijzing naar het boekstuknummer van de factuur. U kunt dat doen per jaar/kwartaal/maand afhankelijk van uw wensen en de grote van de administratie

-Zorg ervoor dat de facturen duidelijk en volledig ingescand worden, gebruik bij voorkeur een scanner, en maakt u gebruik van uw telefoon zorg dan dat u altijd controleert of de afbeelding compleet is

-Dit geldt hetzelfde voor de verkoopfacturen die elektronisch verzonden worden, maar meestal wordt dit al gedaan door het softwarepakket waarin u factureert

-Download periodiek uw bankafschriften en sla deze ook digitaal op uw netwerk op. Deze bankafschriften zijn na een bepaalde periode, afhankelijk van de bank waar u bankiert, niet meer te downloaden

-Werkt met een online boekhoudpakket en worden de gescande inkoopfacturen online opgeslagen? U wordt daardoor afhankelijke van uw softwareleverancier, stapt u over op een ander pakket dan heeft u een probleem.

-Maak, vooral als u voor een papierloos kantoor kiest, gebruik van een goed e en betrouwbare back-upservice en zorg dat er ook altijd een back-up buiten uw bedrijf bewaard wordt.
 
De belastingcontrole

Bij een belastingcontrole vraagt de Belastingdienst tegenwoordig altijd eerst een auditfile op van niet alleen de administratie maar ook van uw salarisadministratie. In de brochure “Belastingcontrole met de auditfile” staat vermeld: “Een klein deel van de ondernemers die een geautomatiseerde administratie hebben, werkt niet met standaardsoftware. Dit is bijvoorbeeld het geval als u zelf software heeft ontwikkeld of heeft laten ontwikkelen. De Auditfile is dan geen standaardonderdeel van het boekhoudprogramma. Als dit voor u geldt, zult u de Auditfile zelf moeten (laten) inbouwen.”  Zorg er dus dat er altijd een export mogelijk is naar een auditfile vanuit uw boekhoudpakket. Let daarop ook bij de selectie van een boekhoudpakket. Er zijn nog steeds boekhoudpakketten die geen auditfile kunnen produceren.

 
Stapt u over naar een ander boekhoudpakket? Zorg dat de informatie nog altijd binnen de bewaarplichtperiode van 7 jaar beschikbaar blijft. Maak afspraken met uw online softwareleveranciers dat u nog in uw administratie kunt. Gebruikt u een lokaal pakket, zorg dat er altijd nog toegang blijft, of zorg dat alle data een op een geconverteerd wordt in uw nieuwe pakket. In principe is het niet toegestaan om computerbestanden af te drukken en vervolgens de computerbestanden te verwijderen.

Tip: maak altijd een auditfile per jaar en bewaar dat op uw netwerk. Print de gegevens (balans, resultatenrekening, grootboek, openstaande debiteuren/crediteuren) per jaar in PDF en bewaar deze daarbij.

Ten slotte: Laat u (een deel van) uw administratie verzorgen door een computer- of loonservicebureau? Dan vallen de gegevensdragers van die servicebureaus waarop gegevens staan over uw onderneming, ook onder de fiscale bewaarplicht. Bij een overstap is het verstandig dit onderwerp aan de orde te brengen.