Gaat u digitaliseren? Zo schoolt u medewerkers om

Wanneer kantoren overstappen op automatisch inboeken, neemt dit op de lange termijn de werkzaamheden van uw medewerkers over. Wat dan te doen met het personeel? Ontslaan? Nieuwe functies of projecten creëren? Omscholen?

Een bekend vraagstuk onder veel accountantskantoren. Voor sommigen zelfs een hoofdpijndossier: want binnen veel kleine kantoren zijn medewerkers als familie voor elkaar. Daar neem je niet zomaar afscheid van.  

Geen big bang

Stephan Burg herkent dit probleem. Burg helpt met zijn adviesbureau 4CAA accountantskantoren bij de transitie van de klassieke werkmethodes naar een volledige digitale dienstverlening. Kantooreigenaren vergeten volgens hem nog wel eens dat automatisering niet met een big bang gebeurt. ‘Mensenhanden blijven in het begin hard nodig om de overgangsperiode in goede banen te leiden.’

Wanneer een overgangsperiode goed wordt ingezet, kunnen vele banen worden behouden, stelt Burg. ‘De eerste insteek is om de huidige zogenaamde ‘inboekers’ bekend te maken met automatisch inboeken en rapporteren.’

Eyeopener

Aan het begin van zo’n automatiseringsfase zullen er namelijk gewoon nog medewerkers nodig zijn om dat proces in goede banen te leiden. Burg: ‘Dat is vaak een eyeopener voor kantooreigenaren, helemaal omdat deze kennis ook kan worden toegepast in de klantomgeving.’

Voordat de nieuwe systemen daadwerkelijk functioneren en passend zijn voor de klant, is het kantoor wel weer een tijdje verder. Om een omscholingstap voor medewerkers in gang te zetten, moet het kantoor specifieke rollen en de juiste middelen vrijmaken. Burg: ‘Ik zeg altijd: maak je mensen onderdeel van de verandering en geef ze verantwoordelijkheid.’

Lees ook: Digitalisering bij mkb-bedrijf stagneert

Mee of kont tegen de krib?

Maar dat laatste blijkt voor veel kantoren nog een flinke opgave. Medewerkers zien vaak niet de noodzaak voor verandering of erger, keren de kont tegen de krib. Mensen zijn nou eenmaal van nature geneigd om in hun comfortzone te blijven.

Veel werkgevers worstelen er op hun beurt mee deze ‘mindset’ om te zetten in iets positiefs, merkt Burg. ‘Zeker wanneer je vanwege veranderende werkzaamheden meer beroep doet op de commerciële skills van je ervaren medewerkers. Deels is dat op te lossen met training, maar dat moet ook in de natuur van de accountant zitten.' 

Daar ligt in de praktijk vaak een probleem. Zo zal de accountant steeds vaker een adviesrol op zich moeten nemen, maar adviseren is niet voor iedereen weggelegd. Slechts een deel daarvan is aan te leren, een ander deel zit vast in de persoonlijkheid van iemand. Lees meer in het artikel: Waarom je adviseren niet zomaar leert.

Organiseer een ‘seminar van de toekomst’

Hoe medewerkers dan toch mee te krijgen met de nieuwe richting van het kantoor? Dat begint met bewustwording: het is immers ook in het belang van de medewerkers zelf dat ze op tijd mee veranderen. Daar ligt een belangrijke taak voor kantooreigenaren.

Burg adviseert zijn klanten om in zo’n geval een intern seminar te houden voor alle medewerkers van het kantoor. Wat zijn de veranderingen in de markt? Wat heeft dat nu en in de toekomst voor effect op het eigen kantoor? Wat betekent dat voor de werkzaamheden van de medewerkers zelf? Het liefst zijn hier niet alleen interne sprekers als directie- en managementleden bij betrokken, maar ook mensen van buitenaf. Zij hebben immers een ander perspectief.

‘Wat is jouw ideale functie?’

‘Als we dat bij organisaties doen, ontstaat er bij mensen opeens het besef: we wisten wel dat er van alles aan de hand was, maar niet dat het zo dringend was. Als het management vervolgens duidelijk maakt welke richting het kantoor opgaat, dan krijg je mensen in beweging.’

Het opvolgende advies van Burg: maak mensen deel van het verandertraject. Zet daarbij vooral in op de mogelijkheden, niet op angst. Burg: ‘Maak duidelijk dat veranderen ook leuk en uitdagend kan zijn. Laat mensen meedenken over hoe hun ideale rol of functie er in de nieuwe organisatie uitziet. Uiteindelijk moeten je medewerkers de intrinsieke motivatie hebben om naar die rol toe te groeien.’

Omscholing pas als laatste stap

Pas wanneer de richting van de organisatie duidelijk is en de ontwikkelambitie van (de meeste) medewerkers aangewakkerd, komt omscholing in beeld. Kleinere kantoren doen er volgens Burg verstandig aan om naast het aanbieden van relevante cursussen ook een externe HR-specialist in te huren. Dit om een individueel ontwikkelplan te maken met medewerkers.

‘Scholing is maatwerk’, stelt Burg. ‘Zeker mkb’er hebben vaak een gebrek aan HR-specialisten die dit kunnen begeleiden. Dan sterven die ambities in schoonheid. Hoe vaak ik wel niet van kantooreigenaren heb gehoord: “Het is er helaas niet meer van gekomen”. Dan moet je niet gek opkijken als je links en rechts door de concurrentie wordt ingehaald.’

Lees ook: 'Accountants hebben skills van de toekomst, maar niet het vak van de toekomst'