FNF Administratie: ‘In twee kwartalen is mijn werk compleet veranderd’

Passie voor boekhouden
De in Monnickendam wonende en werkende Fenneke Freese heeft al veertien jaar haar eigen administratiekantoor: FNF Administratie. Ze werkte daarvoor in een winkel, maar dat was geen vetpot. Daarom besloot ze haar leven een draai te geven en de avond-MEAO te gaan volgen. Daar ontdekte ze boekhouding en dat werd onverwachts een van de grootste passies van haar leven. “Ik vond het zo leuk dat ik niks anders meer wilde doen”, vertelt ze. “Ik ging ook allerlei avondcursussen volgen over btw, auto van de zaak, enzovoorts. Mijn ex-man was ondernemer. Ik begon met zijn boekhouding en daar kwamen steeds meer klanten bij. In eerste instantie werkte ik voor een baas, maar zelfstandig bleek beter bij me te passen.” Inmiddels weten ook klanten buiten het dorp Fenneke te vinden. Bijvoorbeeld uit Volendam, Purmerend, Hoorn en Amsterdam. “Ik adverteer een beetje, maar het meeste komt via mond-tot-mond-reclame.” 

Enthousiaste klanten
Freese werkte eerst met het boekhoudsoftware Davilex. Inmiddels werkt ze naar volle tevredenheid met Visma eAccounting Accountancy. Ze is enthousiast over wat ze er allemaal mee voor klanten kan betekenen. Het verwerken van facturen is bijvoorbeeld heel makkelijk geworden. “Iedere klant heeft een speciaal e-mailadres waar ze de facturen naartoe kunnen sturen. Het zelflerende systeem doet een boekingsvoorstel en ik kan het supermakkelijk verwerken. Het handmatige werk is bijna verdwenen. Je moet nog wel artikelnummers invoeren, zodat een post op de juiste grootboekrekening komt te staan, maar verder gaat alles vanzelf.” 

Voor haar klanten is het wel even een overgang. In plaats van alle bonnen en rekeningen te verzamelen voor het kwartaalgesprek, moeten ze er meteen iets mee. Fenneke helpt hen hiermee. Soms moet ze daarvoor wel wat moeite doen, vertelt ze. “Ik heb een klant die echt allergisch is voor het woord administratie. Hij leverde altijd één keer per kwartaal de hele handel aan. Ik stelde hem voor toch met de nieuwe tools te gaan werken omdat dit hem veel geld en tijd zou besparen. ‘Nee, absoluut niet! Begin ik niet aan’, was zijn antwoord. Nu, twee maanden later is hij superenthousiast. Bij iedere aankoop maakt hij direct een foto van de bon en die wordt meteen in zijn boekhouding verwerkt. Eerst moest hij alles bewaren en opbergen voor het kwartaalgesprek. Nu is hij er meteen vanaf. Er is dus weerstand, maar ik maak meteen duidelijk dat we gaan overstappen al pak ik dat bij sommige klanten wat voorzichtiger aan. Als we eenmaal over zijn loopt het binnen de kortste keren op rolletjes en kunnen we ons niet meer voorstellen dat we ooit anders hebben gewerkt. In twee kwartalen is mijn werk compleet veranderd.” 

Een andere grote verbetering is het dashboard van Visma eAccounting Accountancy. “Eerst moesten klanten altijd wachten op een rapport, nu kun je via het dashboard inzicht verschaffen zodra je de cijfers rond hebt: gefactureerde omzet, te verwachten omzet en gemaakte kosten. Klanten zijn hier razendenthousiast over. Ik kan de cijfers ook vergelijken met voorgaande jaren. Stel dat ze achterlopen op vorig jaar, dan kunnen mijn klanten tijdig anticiperen en nog acties ondernemen om toch de begroting te halen.” 

Fenneke gebruikt ook de practicemanagementfunctionaliteit van Visma eAccounting Accountancy. “Dit is erg handig om de planning te kunnen overzien. Ik wil voorkomen dat de klanten die het hardst schreeuwen voorgaan. Nu kan ik precies zien wie er aan de beurt is. De tool werkt makkelijk en intuïtief, maar Visma geeft ook webinars waarin alles wordt uitgelegd.”

Een reëel beeld creëren 
Fenneke adviseert ook. Over bijvoorbeeld het verleggen van btw voor (onder)aannemers. “Ik krijg veel financiële vragen. Bijvoorbeeld over de aankoop van een pand en of het verstandig is dat privé of zakelijk te doen. Of vragen over het voorkomen van bijtelling bij een auto van de zaak.”

Een belangrijke les die ze geleerd heeft is nooit te denken (of zeggen) dat je iets zeker weet. “Ondernemers horen dingen”, legt ze uit. “Over fiscale zaken bijvoorbeeld. “Als boekhouder heb je de taak de ondernemer een reëel beeld te geven. Zo had een schilder, een klant van me, gehoord dat er een laag tarief voor hun geldt. Voordat ik meteen ja of nee zeg, ga ik precies uitzoeken hoe het zit. Het bleek te kloppen in dit geval, maar vaak is het ook barpraat.”

Het gaat nu zo goed met Fenneke’s administratiekantoor dat ze zelfs een personeelslid heeft aangenomen. Ook heeft ze een stagiaire die een paar uurtjes helpt. “Het loopt als een trein. Het is dus veel drukker geworden maar dankzij de automatisering kunnen we dit gelukkig prima aan en hoef ik klanten niet teleur te stellen.”

Lees ook: Rob Storm, Adminaut: "Makkelijker klanten bedienen met zuivere informatie"