Factureren op rolletjes: zo kan het ook

“Veel accountants zijn in hun huidige pakket dagen bezig met factureren. Dat gebeurt vaak door medewerkers met het meeste salaris, die ook het meeste moeten opbrengen”, zegt Jorrit Vermeulen. Hij is werkzaam als Business Consultant bij softwarebedrijf Simplicate, topexposant tijdens Accountancy Expo op 27 oktober 2020.

Eigenaren of managers kloppen zelf de facturen in vanwege beperkingen in de huidige systemen. “Logge systemen maken het lastig om afspraken met klanten vast te leggen. Maar het proces is redelijk standaard: je maakt afspraken met klanten, registreert werkzaamheden en daar rolt dan een factuur uit.” Dat kan gemakkelijker en sneller.

Software door en voor accountants

Simplicate profileert zich als een vernieuwer in de accountancybranche. Het merk is inmiddels bekend onder uiteenlopende klanten, van accountantskantoren tot architectenbureaus. Maar het is een jarenlange ervaring in de accountancy die aan de basis staat van het softwarebedrijf.

Zo is medeoprichter en co-CEO Gerard Loode van oudsher accountant. “Ik hield me bezig met de optimalisatie van bedrijfsvoeringen. Bestaande software was vrij complex. Medewerkers konden niet starten zonder training. Dan krijg je ideeën om het makkelijker te maken.”

[avg-advertorial slug=”accountancy-expo-2020-jouw-ontdekkingsreis”]

Hij werkte deze ideeën in 2014 uit met compagnon Peter Hager. Samen zetten ze vanuit Groningen een onderneming op die groeide als kool. In ruim zes jaar tijd maakten ze hun klanten succesvol, omdat ze met de software efficiënter werken en meer inzicht hebben in hun bedrijf.

Simplicate groeide mee en heeft nu meer dan 35 werknemers en duizend klanten. En hoewel het hoofdkantoor nog steeds in het noorden staat, opende Simplicate een vestiging in Amsterdam.

In de aanloop naar Accountancy Expo spreken we Loode en zijn collega’s Dennis Lander en Jorrit Vermeulen. Lander en Vermeulen zijn respectievelijk Sales en Business Consultant, beiden ook met een achtergrond in de accountancy. Lander: “Ik werkte als accountant zelf al met Simplicate. Nu help ik mijn klanten met hun interne proces van klantcontact tot factuur.”

Dennis Lander, Gerard Loode en Jorrit Vermeulen

Trends in software voor accountants

Het team ziet drie belangrijke trends in software voor accountants:

1. Van log systeem naar losse, samenwerkende applicaties

Niet één log systeem, maar meerdere losse applicaties die met elkaar samenwerken. Volgens Loode is dit waar de markt voor accountancysoftware naartoe gaat. “Je ziet dat opkomende partijen de functionaliteit van de oude, logge systemen opknippen. De deeloplossingen krijgen vervolgens meer en meer koppelingen met elkaar.”

Lander vult aan: “In plaats van een alles-in-één-oplossing kies je voor de allerbeste vaktechnische applicaties in de markt. Wij wilden dan ook niet een compleet boekhoudpakket maken, maar software die je specifiek helpt met je primaire bedrijfsprocessen, zoals CRM en projectmanagement op basis van urenregistratie.”

2. Boekhouden en factureren in de cloud

Als accountant boekhoud en factureer je steeds meer in de cloud. Vermeulen: “De kantoren die wij aansluiten op Simplicate, willen graag af van al die geïnstalleerde applicaties. Ze moeten daarvoor namelijk een IT-omgeving in de lucht houden met veel onderhoud. Dit kan veel gemakkelijker, want iedereen heeft de beschikking over een browser.”

Softwareleveranciers zetten daarom steeds meer in op de cloud. “Het aantal geïnstalleerde applicaties neemt dan ook rap af”, merkt hij in de praktijk. “Het ene na het andere kantoor stapt over op webapplicaties. Veel accountants geven bij ons aan dat ze het fijn vinden dat Simplicate – als enige aanbieder van bedrijfssoftware – volledig vanuit in de cloud en vanuit de browser werkt.”

3. Abonnement op de accountant

Een abonnement op de accountant? Bij Simplicate zien ze het abonnementsmodel terrein winnen. Lander: “Klanten hebben steeds meer behoefte aan vaste prijzen voor dienstverlening, gefactureerd binnen een bepaalde termijn. Want als ze hun accountant bellen, dan willen ze niet het gevoel hebben dat de teller loopt.”

Vermeulen voegt toe dat een abonnement zekerheid geeft over de hoogte van de nota. “Je kijkt nu vaak al naar wat er in de afgelopen jaren is gefactureerd en berekent dan ongeveer hetzelfde. Met behulp van onze software kun je de omzet verdelen over de verschillende werkzaamheden of deels nog werken op regiebasis.”

Factureren op rolletjes

Maar wat je verdienmodel ook is, de softwaremakers willen ervoor zorgen dat het facturatieproces op rolletjes loopt. Volgens Vermeulen valt op dit punt nog een flinke slag te maken. “Factureren hoeft niet dagenlang te duren. Wanneer je afspraken met klanten vastlegt, je werkzaamheden en uren registreert, dan rolt daar automatisch een factuur uit.”

Goed doordacht proces

In Simplicate is dit proces volgens Vermeulen “goed doordacht”. “Gebruik bijvoorbeeld de tijdlijn in de software en haal gemakkelijk terug welke afspraken je hebt gemaakt met de klant. Bij veel kantoren staat die informatie verspreid over schijven of mailtjes, terwijl we die in Simplicate heel duidelijk vastleggen.”

Ook heeft de software een planningsmodule waarmee je werk kunt uitzetten bij de medewerkers van je kantoor. Vermeulen: “We merken dat daar een grote behoefte aan is. Goede planning geeft namelijk inzicht in de werkvoorraad, zodat je weet of je het werk aankunt.”

[avg-advertorial slug=”accountancy-expo-2020-jouw-ontdekkingsreis”]

Nattevingerwerk verleden tijd

Deze manier van werken voorkomt verrassingen. Vermeulen: “Kantoren houden graag grip op hun processen, helemaal als je bedenkt dat het gemiddelde kantoor een groot aantal klanten bedient. Dan is het fijn als je het werk toekent aan een bepaalde periode.”

Ook moet het meer rust geven. Lander: “Door je medewerkers hun uren te laten registreren, bied je rust. Ze weten of projecten op koers of binnen de budgetten blijven. Ze hoeven zich niet continu druk te maken over de vraag of ze meer of minder adviezen kunnen geven.”

Maar het belangrijkste is dat bij het factureren nattevingerwerk verleden tijd is. “Simplicate maakt inzichtelijk wat je hebt afgesproken met je klant en wat je daadwerkelijk voor hem hebt gedaan. Als je daar je calculaties op baseert, levert dat meer waarde op dan nattevingerwerk.”

Nieuwe ontwikkelingen

Waar kunnen gebruikers van Simplicate in de komende tijd op rekenen? Loode: “Wij zijn onder meer bezig met jaarrapportages en een nieuwe capaciteitsplanning. Daarmee maak je inzichtelijk of je genoeg mensen hebt om het werk te doen dat je hebt afgesproken met je klant.”

Een andere uitbreiding heeft betrekking op integraties met andere software. “We zijn nu al gekoppeld aan zo’n tachtig procent van de grootste boekhoudpakketten. Daarmee verzend je de uren rechtstreeks naar de boekhouding. Daarnaast zijn we in gesprek over nieuwe koppelingen.”

Bezoekers van Accountancy Expo kunnen dit najaar een voorproefje krijgen. Lander: “We geven alvast wat sneak previews van nieuwe ontwikkelingen in Simplicate. En we maken graag een afspraak om samen te kijken hoe je zelf efficiënter kunt werken en meer inzicht krijgt in je eigen kantoor.”