De salarisadministratie koppelen of integreren met boekhouding?

Door: Vera Lenaerts

Regelmatig spreek ik accountants die werken met de accountancysoftware van Exact en een verouderd salarispakket. Na met de financiële administratie over te zijn gegaan, komt de overweging de salarisadministratie te gaan voeren in Exact Online. Bijna altijd komt dan de discussie: koppelen of integreren met de boekhouding. Ik leg uit wat de verschillen zijn en wat het handigste is voor je kantoor.

Een veelgestelde vraag: ‘Als ik mijn salarisadministratie koppel met de financiële administratie worden de journaalposten toch ook automatisch in de financiële administratie gezet?’ Ja dat klopt! Er zijn salarispakketten waarmee je een koppeling kunt maken voor het over zetten van de journaalposten. Dat lijkt ideaal maar toch blijkt daar nog een hoop extra werk aan te zitten. Ik leg uit waarom.

Correctie
Een correctie is in veel salarisadministraties eerder een regel dan een uitzondering. Deze correctie moet je ook journaliseren. Zijn je boekhouding en salarisadministratie gekoppeld, moet je vaak de oude journaalpost in je financiële pakket verwijderen om daarna de nieuwe journaalpost te importeren. Stel, je hebt je financiële periode al afgesloten, zet je deze dan weer open of maak je handmatig een correctiejournaalpost in het salarismemoriaal? Hoeveel tijd ben je daarmee kwijt?

Daarnaast is het bij een koppeling moeilijk te herleiden wat is gejournaliseerd. Alleen als je handmatig een aanvulling op de eerste journaalpost hebt gemaakt, is het duidelijk dat het een correctie is. Anders zie je enkel de totaaljournaalpost. 

Overzicht
Gebruik je een geïntegreerd pakket voor de salarisadministratie en boekhouding, dan worden alle journaalposten automatisch ingeboekt. De journaalpost van de eerste run wordt uiteraard geboekt in de huidige financiële peridode. Maar is er een correctie, dan wordt deze altijd als correctiejournaalpost geboekt. Je krijgt dan alleen een aanvulling op de journaalpost, waaraan je ziet dat dit een correctie is. Deze aanvulling wordt altijd geboekt in de huidige financiële periode. Zo heb je nooit problemen als je een financiële periode al hebt afgesloten. En je hebt het overzicht over de salarisjournaalposten. Daarna kan je makkelijk verdicht boeken in je financiële administratie. Daarnaast kun je makkelijk verdicht boeken en toch via de salarisadministratie tot op componentniveau per medewerker inzoomen.  

Betalingen klaarzetten
Behalve de altijd correcte verwerking van je journaalposten, zet je dankzij de integratie vanuit de salarisadministratie makkelijk betalingen klaar bij je bank. Je hoeft geen betaallijsten over te typen of bestanden te importeren. De bankkoppeling in je boekhouding werkt ook in de salarisadministratie. Staan de betalingen klaar, dan logt je klant in bij zijn bank. Hij loopt de betaling eventueel na met een betaaladvieslijst die in de beveiligde portal staat. Vervolgens accordeert hij de betalingen. Dat is natuurlijk al heel handig als alles ‘normaal’ gaat. Maar zijn er correcties, dan deze werkwijze helemaal een uitkomst. Een SEPA-bestand van een correctie in een portal of een correctie op de betaaladvieslijst, zie je makkelijk over het hoofd. Een ondernemer zal over het algemeen vaker inloggen in zijn bank dan op de portal van zijn salarissoftware. Dus als hij inlogt in de bank en er staat een correctie klaar voor betaling, ziet hij deze direct en kan deze accorderen.

Werkkostenregeling 
Een interessante eigenschap van een geïntegreerde software voor de boekhouding en de salarisverwerking is de toevoeging van wet- en regelgeving die beide domeinen raakt. Neem de werkkostenregeling. Als je in de financiële administratie boekt op een rekening van het type werkkosten, dan zie je deze werkkosten direct in je salarisadministratie; afgezet tegen je fiscaalloon en budget. Het is duidelijk of je al dan niet in de gevarenzone komt waardoor je eindheffing moet betalen. Hiermee monitor je makkelijk of er nog budget is om te boeken onder de werkkostenregeling. Deze werkkosten worden indien gewenst meegenomen in de aangifte loonheffingen aan het einde van het huidig jaar of bij de eerste aangifte in het nieuwe jaar. Die keuze is aan jou. 

Samenvatting
Samengevat zijn er dus vele voordelen te noemen van een volledige integratie ten opzichte van een koppeling. Je hebt de zekerheid dat er altijd een juiste journaalpost in de financiële administratie komt. Je zoekt makkelijk terug hoe een journaalpost is opgebouwd en hebt zicht op wat er wanneer is geboekt. Daarnaast kan je salarisbetalingen direct klaarzetten in de bank. Foutgevoeligheid bij het overtypen van betalingen of het vergeten te importeren van een correctiebestand is dus helemaal geëlimineerd. Waar kies jij voor: je salarisadministratie koppelen of integreren met de financiële administratie?

Inspiratie slimme salarisadministratie
Wil jij jouw salarisadministratie slimmer organiseren? Haal hiervoor inspiratie tijdens het live webinar op 16 mei van 9:30 – 10:00 uur. In een half uur praten specialisten je bij over hoe je handmatige taken automatiseert.