Elektronische flexibiliteit: Waarom worden PDF’s niet begrepen

Het management van organisaties die concurrerend willen blijven, is zich er maar wat van bewust dat zij medewerkers moeten stimuleren om digitale processen te omarmen. Ondertussen blijven de printers papier uitspugen. Waarom is het zo moeilijk om een papierloos kantoor te realiseren?

Mensen houden van werk dat ze daadwerkelijk vast kunnen houden. Met name als ze er veel uren aan werk in hebben zitten, is het fijn om dit werk in fysieke vorm te zien. Zelfs wanneer een document van oorsprong alleen digitaal is, is de kans groot dat deze op een bepaald moment toch uit een printer rolt.

Een Word-document of een Excel-spreadsheet zijn voorbeelden van perfecte digitale documenten. Ze zijn voorzien van een structuur, headers en spatiering. Deze structuur wordt netjes overgenomen op de uitgeprinte versie, maar als deze print wordt bewerkt en weer gescand beginnen de problemen. Headers, voetnoten en paragrafen verdwijnen en gestructureerde data en formules worden tenietgedaan. Het resultaat is een grote hoop tekst die moeilijk te lezen is en onmogelijk te doorzoeken is. Documenten die elektronisch zijn gecreëerd, worden het best gedurende de gehele levenscyclus bewaard in een elektronisch formaat.

PDF’s bestaan al ruim twintig jaar. In het begin werden PDF’s ingezet als een document het predicaat ‘read-only’ meekreeg. Slechts een handjevol organisaties had software in het bezit waarmee zij PDF’s konden bewerken, maar over het algemeen werden PDF’s behandeld als statische documenten.

Inmiddels zijn PDF’s al lang niet meer inflexibel en statisch. Ze kunnen worden bewerkt, ondertekend, gedeeld, gevolgd en van aantekeningen worden voorzien. Er kan rijke media aan worden toegevoegd en er kunnen digitale certificaten worden meegestuurd. Wanneer gescande documenten verwerkt worden met OCR, kunnen deze zelfs nog worden aangepast. 

Een typefout of een snelle update hoeven niet meer opgelost te worden door een designer. Iedereen kan tekst aanpassen of een afbeelding verplaatsen. PDF-documenten kunnen zelfs moeiteloos voorzien worden van opmerkingen vanaf een PC of zelfs een mobiel device. Dit zorgt voor meer efficiëntie en kostenbesparing, aangezien in een gemiddelde grote organisatie wel duizenden documenten per week worden behandeld. Verbeterde productiviteit komt daarentegen wel met een nieuwe uitdaging. Bedrijven moeten er zeker van zijn dat de manier waarop zij met elektronische documenten omgaan, ondersteund wordt door de security-strategie die gehanteerd wordt voor elektronische documenten. 

Nog steeds heerst de perceptie dat PDF’s niet aan te passen zijn. Dat is de reden waarom ze de inhoud van een PDF blindelings voor authentiek aannemen. Jaarverslagen, benchmark-resultaten en zelfs contracten worden gedeeld in de vorm van een PDF-document zonder dat iemand zich druk maakt over het feit dat iedereen eigenlijk veranderingen kan aanbrengen.

Om daadwerkelijk integer te zijn, dient een document te worden voorzien van een e-signature. E-signatures bestaan in twee vormen: de eenvoudige e-signature die aantoont of een document nog is aangepast na het tekenen, en de geavanceerde e-signature welke tevens de identiteit van de tekenbevoegde verifieerd en in de EU en de VS juridisch van dezelfde waarde is als een met inkt geschreven handtekening.

Het daadwerkelijk beveiligen van PDF’s is veel eenvoudiger met de juiste PDF-software. Wélke PDF’s beveiligd dienen te worden is een lastigere zaak. De meeste organisaties hebben reeds een beleid voor tekenbevoegdheid op diverse niveaus geïmplementeerd. Deze organisaties zouden dit beleid moeten uitbreiden door specificaties toe te voegen over welke documenten een elektronische handtekening nodig hebben en met welk security-niveau. Aangezien bijna iedereen binnen een organisatie op een gegeven moment in aanraking komt met een document, is het van belang dat dit beleid duidelijk en met regelmaat wordt gecommuniceerd binnen de organisatie, van het management tot aan de receptie. 

Om bedrijfsprocessen te verbeteren, moeten bedrijven echt stoppen met het aanleggen en aanvullen van papieren archieven. Er bestaat simpelweg geen goede reden meer voor deze vorm van papier- en ruimteverspilling. Cloudopslag is inmiddels superieur aan elk aspect, van vindbaarheid tot security. Werknemers moeten zicht bewust worden van de positieve impact van elektronische documenten op de bedrijfsvoering.

Medewerkers moeten leren omgaan met PDF’s om de grote stap naar een papierloos kantoor te kunnen maken. Managers nemen aan dat de medewerkers gewend zijn om met PDF’s te werken omdat de technologie al ruim twintig jaar bestaat. Maar het is niet echt het type software waar medewerkers dagelijks veel tijd aan besteden of erin rond gaan neuzen op hun desktop. Ze gebruiken het enkel om documenten mee te openen. Dit is uiteraard niet bevorderlijk voor de ROI of de productiviteit. 

Het is raadzaam om te bekijken of het huidige beleid rondom elektronische en geavanceerde handtekeningen voldoet aan de eisen. Personen die niet bekend zijn met de technologie of de juridische eisen van e-signatures, zullen zich hier niet snel in willen verdiepen. Medewerkers moeten eerst de kans krijgen om te experimenteren met e-signatures. Bovendien moeten de juiste personen, zoals de medewerkers van de juridische afdeling volledig op de hoogte zijn van de EU-wetten en -regelgeving rondom e-signatures.

Tot slot: Voordelen van PDF ten opzichte van papier

1. Commentaren en bijlages in een PDF
Net als bij een papieren document, wordt een PDF-document verschillende keren heen en weer gestuurd tussen partijen om er commentaren op te maken. Tijdens het finaliseren is het uiteraard de bedoeling dat die commentaren niet meer zichtbaar zijn. Hetzelfde geldt voor bijlages in een PDF. Dit is dankzij de hygiënefunctie in Acrobat om documenten te ontdoen van ongewenste gegevens, erg eenvoudig.

2. Censureren van documenten
Bij gevoelige informatie wordt er soms gekozen om deze te censureren. Het equivalente proces bij papier is dat men met een zwarte stift over tekst heen gaat. Op de PDF wordt dit regelmatig geprobeerd door een zwart blokje over de tekstgedeelten te leggen. Echter is de tekst dan nog steeds te vinden met de zoekfunctie en bovendien kan het zwarte blokje net zo makkelijk verwijderd worden. Door gebruik te maken van de redactiefunctie in Acrobat kunnen tekst en afbeeldingen permanent uit de PDF worden verwijderd.

3. De elektronische handtekening
Het eSign-proces, waarbij een digitaal document voorzien wordt van een rechtsgeldige handtekening, is gemiddeld zes keer sneller, ten opzichte van een traditioneel proces waarbij de handtekening op papier wordt gezet.

4. Bewerken van PDF’s
Het is heel eenvoudig om een PDF-document om te zetten naar een bewerkbaar formaat. Zo kan een PDF eenvoudig worden omgezet naar een Word-, Excel- of PowerPoint-document.

5. Synchroniseren naar mobiel
Binnen Adobe Reader en Adobe Acrobat is het mogelijk om documenten te synchroniseren naar Adobe Document Cloud. Zo heeft u altijd, overal en op ieder apparaat toegang tot uw PDF-documenten.

6. Track and Trace
Wanneer een document verstuurd wordt via Adobe Track and Trace, ontvangt de verzender een mail zodra de verzonden PDF geopend wordt door de ontvanger.