E-factureren, hoe zit het in de praktijk?

Dit zijn de praktijkervaringen en tips van Peter Bijvoet van Alfa Accountants en Adviseurs uit Heerhugowaard.

E-factureren is in opmars. Volgens de meest recente cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek verdubbelde het aandeel e-facturen in 2018 bijna ten opzichte van een jaar eerder: van 8 naar 14 procent. En de totale stapel papieren facturen halveerde in de afgelopen twee jaar: van 50 procent van de facturen in 2016 naar 24 procent in 2018.

Wat betekent dit voor accountants en ondernemers? We vragen het aan Peter Bijvoet, die klanten dagelijks adviseert over het automatiseren van hun boekhouding. Hierin is een belangrijke rol weggelegd voor e-factureren, een onderwerp waarover hij zal spreken tijdens Accountancy Expo op 27 oktober 2020.

[avg-advertorial slug=”ontdek-wat-e-factureren-voor-jou-kan-doen”]

Wat is e-factureren?

“E-factureren is een elektronische manier van factureren”, legt Bijvoet uit. Daarbij kun je een e-factuur op twee manieren versturen: via PEPPOL (een soort van digitale snelweg voor facturen) of via e-mail. “Maar alleen als je PEPPOL gebruikt, gaan factuurgegevens rechtstreeks van boekhoudpakket naar boekhoudpakket.”

De verzender en de ontvanger maken hierbij gebruik van de UBL-standaard. Dit is een taal die financiële gegevens op een eenduidige manier vastlegt. Volgens Bijvoet voorkom je hiermee interpretatieverschillen. Die kunnen bijvoorbeeld ontstaan als iemand een factuur met de hand overtypt in een boekhoudpakket.

Bijvoet benadrukt ook wat geen e-factuur is. “Een grote misvatting is dat is een e-mail met een pdf-bestand een e-factuur is. Ik maak daarom altijd een onderscheid tussen digitale en elektronische facturen. Elektronisch zijn UBL-facturen. Digitaal zijn pdf-facturen of de incidentele facturen in Word of Excel.”

Wanneer is e-factureren verplicht?

Veel mensen vragen zich af of e-factureren verplicht is. Hoe zit dat precies? Bijvoet: “Voor de Rijksoverheid is het sinds 1 januari 2017 verplicht om e-facturen te kunnen ontvangen of verwerken. En sinds 18 april 2019 is dit ook voor lagere overheden verplicht. Denk hierbij aan gemeenten.”

In de praktijk gaan overheden op verschillende manieren met deze verplichting om. “De ene overheid zegt bijvoorbeeld: zet de e-factuur in onze portal of stuur naar dit e-mailadres een e-mail met de e-factuur erin. De andere overheid zegt dat je de e-factuur via PEPPOL moet aanleveren.”

Accountants en ondernemers hoeven zelf nog geen e-facturen te kunnen ontvangen of verwerken. Maar een bedrijf dat leverancier is van de overheid, moet dus wel in staat zijn om e-facturen te versturen. Ook kunnen andere opdrachtgevers dit opnemen in hun inkoopvoorwaarden.

Wat zijn de voordelen van e-factureren?

Het eerste voordeel dat Bijvoet noemt, is de kwaliteit van de facturen. “Een pdf-factuur is altijd voor meerdere interpretaties vatbaar. Personen of software voor scannen en herkennen kunnen die anders interpreteren. Maar bij een e-factuur betekent een factuurnummer in het ene softwarepakket gewoon hetzelfde als in het andere.”

Daar komt bij dat de informatie completer is. “Scannen en herkennen richt zich vaak alleen op het crediteurniveau, dus op wie de crediteur is, om welke bedragen het gaat en ga zo maar door. Dit terwijl een e-factuur reikt tot op het regelniveau. Je kunt bijvoorbeeld ook de artikelen opnemen, wat mogelijkheden biedt voor verdere automatisering.”

En, niet onbelangrijk, je vergroot de kans op een snellere betaling. Bijvoet: “Waar je bij een e-mail met een factuur eerst een paar stappen moet zetten, staat die bij PEPPOL met een druk op de knop in het systeem van de klant. En als je dan ook nog het juiste projectnummer invult, dan komt die meteen bij de juiste contactpersoon terecht.”

Ten slotte is veiligheid een enorm pluspunt. “Als je gebruikmaakt van PEPPOL, dan zit je op een beveiligd netwerk. Niet iedereen kan hier zomaar op komen, omdat ze bij het inschrijven kijken of je wel een valide partij bent. Vergelijk dat met e-mail, waar al snel sprake kan zijn van phishing of onderschepte facturen.”

Hoe kun je e-factureren stimuleren?

De voordelen van e-factureren zijn dus legio. Hoe kun je als accountant je klanten stimuleren om te gaan e-factureren? Bijvoet: “Ik denk dat de accountant een voortrekkersrol heeft. Zo versturen we bij Alfa onze eigen facturen digitaal of elektronisch, tenzij klanten geen e-mailadres hebben. Want die zijn er af en toe ook nog.”

Overstappen is volgens Bijvoet simpel. “In de meeste boekhoudpakketten is het een kwestie van een vinkje zetten om een e-mail te sturen met daarin een factuur als pdf en UBL-bestand. En als je daarna daadwerkelijk kiest voor elektronisch, dan kun je via een access point toegang krijgen tot PEPPOL. Wij werken daarvoor met eVerbinding.”

Hier ligt dus een schone taak voor accountants. “Het is vooral een kwestie van informeren”, besluit Bijvoet. “Zeker de wat kleinere ondernemers weten niet wat e-factureren of PEPPOL precies is, of wat dit ze kan bieden.” Om accountants hierover bij te praten, zal Bijvoet spreken tijdens Accountancy Expo. Schrijf je hier in.