E-facturatie: de ‘missing link’ voor continious monitoring

Als bedrijfsadviseur, vestigingsleider en ICT-werkgroeplid heb ik 14 jaar in de accountancy gewerkt. In die14 jaar is het me steeds meer opgevallen dat er op het gebied van procesoptimalisatie aan de inputkant van de financiële administratie nog een hoop te winnen valt. De behoefte hieraan is erg groot, de irritatie van (te) late aanlevering is enorm (zowel bij de klant als bij de verwerker) en het levert daarnaast ook nog bijzonder weinig op voor de verwerker en kost het de (micro)MKB-ondernemer veel geld.

Door simpelweg het proces even goed tegen het licht te houden, ontdek je al hoe vreemd wij eigenlijk met zijn allen bezig zijn:

• Waarom proberen wij een slim digitaal document te printen, om vervolgens dat ontstane domme document in te scannen om te zien of wij in staat zijn wat er op dat document staat weer digitaal te maken?
• Waarom maken wij in al onze systemen eigen klant- of relatienummers aan en voeren keer op keer de stamgegevens in, terwijl de overheid de ondernemers al een (KvK)nummer heeft gegeven en deze data gratis en volledig via internet beschikbaar en koppelbaar is?

Nu zijn er heel veel partijen die geld verdienen aan het adviseren en begeleiden van ondernemers op financieel vlak (denk aan accountants- en administratiekantoren, softwareconsultants, Interimmanager, etc). Zij zeggen te streven naar ‘continuous monitoring’ en naar ‘real-time benchmarking’ en willen zich van accountant naar adviseur ontwikkelen.

Hoop

Het is mij echter wel steeds duidelijker geworden dat ze telkens weer te weinig oog hebben voor de ‘missing link’ aan de inputkant van de financiële administratie: de inkoopdocumenten en de mogelijkheden om bestaande (gratis) data te koppelen aan de administratie.

Gelukkig gloort er hoop. Het is inmiddels wel standaard dat er gekeken wordt naar het deel van het inputproces dat geautomatiseerd kan worden, omdat dit op grote schaal aangeboden wordt. Het is dan ook bijna ondenkbaar dat je geen gebruikt maakt van (semi) automatisch inlezen van bankafschriften. Ook worden inmiddels veel kassasystemen gekoppeld aan de administratie.

Er is echter nog zoveel meer mogelijk. Heel veel processen kunnen automatisch en daarmee gratis of tegen geringe kosten DAGELIJKS verwerkt worden in de financiële administratie. Denk aan de afschrijvingsstaat en het loonjournaal. Nu het voor accountants- en administratiekantoren echt wel duidelijk is geworden dat voor standaard werkzaamheden het niet meer mogelijk is om het uurtje-factuurtjesysteem te hanteren, is het ook voor deze groep belangrijker dan ooit om het proces van de inkoopdocumenten voor haar klanten te optimaliseren.

Vernuftig

Om de inputcirkel voor (micro)-MKB rond te krijgen moet e-facturatie in het proces worden opgenomen. Het MKB verwacht hiertoe vernuftige oplossingen maar wil er niet te veel voor betalen. Alle inkoopdocumenten (dus ook kas- en pinbonnen, inkoopverklaringen, handgeschreven zaken) zijn geautomatiseerd dagelijks in te lezen. Het handmatige proces van de verwerking van de inkoopdocumenten kost de ondernemer nu onnodig veel tijd en geld. Dit proces wordt uitbesteed aan een accountants- of administratiekantoor of er is iemand voor aangesteld.

Als e-facturatie zijn intrede heeft gedaan, is dat niet langer nodig. Het geautomatiseerd verwerken van mutaties maakt de administratie vanzelf tijdig, juist en volledig. Door de koppeling te leggen met de Kamer van Koophandel is het ook nog eens betrouwbaar doordat zowel de verzender als de ontvanger gevalideerd zijn. Iets waar de ondernemer in de praktijk verplicht toe is, maar niet doet.

Rocket science?

Ik krijg regelmatig te horen dat veel ondernemers geen behoefte hebben om dagelijks inzicht in de administratie te hebben. Dat neemt niet weg dat die administratie (uiteindelijk) toch ingevoerd moet worden. Waarom dan niet gelijk meenemen in het totaal proces? Geen uitzonderingen creëren, maar standaardiseren.

Van de gemiddelde ondernemer van 40 jaar en ouder heeft inderdaad niet iedereen de behoefte om dagelijks geïnformeerd te worden. Dit ligt echter anders bij de jonge ondernemer. Die wil op elk moment op zijn smartphone kunnen zien hoe hij er voorstaat.

Het mooie van het automatiseren van dagelijkse processen is dat je er nagenoeg geen kennis voor hoeft te hebben om het in te richten. Nu hoor ik u denken: daar ben ik het niet mee eens. Dat mag, toch is het zo. Als adviseur vergt het (slechts) eenmalig onderzoek hoe het werkt. Dit is geen rocket science. De studie voor het behaalde diploma dat u bezit was echt een stuk ingewikkelder. Door relatief weinig tijd te investeren om enige kennis op te doen van automatisering en koppelingsmogelijkheden is het mogelijk uw klanten beter te adviseren en te begeleiden naar procesoptimalisatie. Besef goed dat een bedrijfsadviseur zonder kennis van basis ICT-gerelateerde zaken de boot al heeft gemist.

Rob Tolstra (rtolstra@go2ubl.nl) is CEO en oprichter van go2UBL (www.go2ubl.nl). Hij heeft 14 jaar in de accountancybranche gewerkt, waarvan 7 jaar als partner van een middelgroot MKB-kantoor. Met een sterke interesse in de mogelijkheden van ICT in combinatie met financieel administratieve processen heeft hij kennis opgedaan van een groot aantal softwarepakketten en scan-en-herken oplossingen. Met de visie dat dit laatste proces beter, eenvoudiger en goedkoper kan is hij go2UBL gestart.