Eerst een puinhoop en dan een accountant

Door de toename van het aantal ondernemers en met name het aantal zzp’ers in Nederland is de vraag naar begrijpelijke, gemakkelijk toe te passen en betaalbare boekhoudsoftware sterk gegroeid. De ondernemer moet een deugdelijke administratie voeren, maar wil zo min mogelijk kosten maken.

Zelf doen of uitbesteden?

De administratie is niet bepaald een populair onderdeel van het ondernemerschap. Het wordt vaak gezien als kostenpost. De ondernemer maakt de afweging: zelf doen of uitbesteden? Het is aantrekkelijk om te besparen op een accountant of boekhouder door zelf voor een paar euro per maand aan de slag te gaan met een boekhoudpakketje waarmee alles mogelijk lijkt.

Laagdrempelige en goedkope boekhoudsoftware

Met de komst van laagdrempelige boekhoudsoftware wordt de ondernemer gefaciliteerd om zijn complete boekhouding op een goedkope manier zelf te doen. Het is daarbij fantastisch dat er steeds meer geautomatiseerd kan worden. Zeker met de komst van de cloud zijn er legio nieuwe mogelijkheden ontstaan. Denk aan functionaliteiten zoals online factureren, scan & herken, automatisch facturen ophalen en bankenkoppelingen.

De ondernemer is aanvankelijk in de veronderstelling dat hij met zijn nieuwe software zijn administratie geheel zelfstandig kan voeren. Hij lijkt in eerste instantie voordeliger uit te zijn.

De weerbarstige praktijk

De praktijk blijkt echter een stuk weerbarstiger. Eenmaal aan de slag valt het de ondernemer toch behoorlijk tegen. Geheel zelfstandig de administratie voeren is vaak een brug te ver. Hij stuit op diverse vragen: Hoe richt ik mijn administratie in? Wat doe ik met mijn onderhanden werk? Hoe lees ik een balans? Hoe interpreteer ik de verlies- en winstrekening? Ook de BTW-aangifte en deponeringen roepen vragen op. Ik noem hier maar een paar voorbeelden van de vele vragen welke bij de ondernemer ontstaan zodra hij zelfstandig met zijn boekhouding aan de slag is gegaan. In veel gevallen beslist de ondernemer om dan toch alsnog toenadering te zoeken tot een accountants- of administratiekantoor. Dit verklaart ook waarom circa 50% van de ondernemers reeds zelf de keuze heeft gemaakt voor een boekhoudpakket, voordat hij bij een kantoor binnenkomt.

Zwart/wit keuze?

De keuze voor een ondernemer om met of zonder accountant te werken is echter minder zwart/wit. Het is meer de vraag wat de ondernemer wel zelf wil doen, en wat niet. Wat betekent dit dan voor hem? Dit betekent samenwerken. Dit betekent ook dat er een goede inventarisatie gemaakt moet worden door een accountant- of administratiekantoor, waarbij samen bepaald wordt wat de ondernemer wel en niet zelf wil (en kan) doen. Immers iedere ondernemer heeft zijn eigen wensen, prioriteiten en vooral ook een bepaalde mate van boekhoudkundige kennis in huis.

Samenwerking op maat

Een op maat afgestemde samenwerking met een accountant of boekhouder, gecombineerd met de juiste software die dat ondersteunt, is een opkomende trend. De accountant stemt zijn diensten af op de specifieke wensen van zijn klant. De (cloud) software biedt het platform waarop zowel de ondernemer als de accountant acteert.

Samen

Hoe een dergelijk platform en de samenwerking tussen de accountant en de klant er uit kan zien, is weergegeven in onderstaand schema.

Voor de accountant is het belangrijk om duidelijk te communiceren naar zijn klanten welke samenwerkingsvormen mogelijk zijn. Maar let op, dit is een continu proces. Door de snelle technologische ontwikkelingen en verdere digitalisering van informatie, ontstaan nieuwe kansen en behoeften. Ondernemers willen bijvoorbeeld koppelen met webshops en banken, elektronische facturen uitsturen en inkomende facturen automatisch verwerken. Ook groeien ondernemingen door, waardoor ook nieuwe behoeften ontstaan, zoals koppelen met ERP- of CRM-software. Het is daarom van belang dat de accountant hierop anticipeert en regelmatig de mogelijkheden met de ondernemer blijft bespreken.

Samenvattend is het niet zozeer de vraag voor een ondernemer ‘doe ik mijn adminstratie zelf of besteed ik deze uit?’ Het is meer de vraag ‘wat wil en kan ik zelf doen en wat brengen de huidige technologische ontwikkelingen voor mogelijkheden met zich mee?’. De klant blijft koning en wordt gefaciliteerd, de accountant adviseert, automatiseert en levert maatwerk. 

[Door: Maurice van Gaalen, commercieel directeur bij Minox Software]