Duivels verliezen van Prinsen

Wat voor Externe Accountants geldt, is ook van toepassing op de medewerkers. Zij zijn dagelijks doende met de dossiers en proberen hun werkzaamheden bij de klant zo snel en vakkundig mogelijk uit te voeren. En natuurlijk: idem dito voor de bestuurders van accountantsorganisaties: de beleidsbepalers en verantwoordelijken.

Al met al geen rooskleurig beeld. In de literatuur¹ wordt dit vaak modelmatig gepresenteerd, waarbij de grootheden budget, tijd en kwaliteit tegen elkaar worden afgezet. Dit wordt niet voor niets de duivelsdriehoek genoemd, refererend aan de dilemma’s waarbij elke keuze negatieve consequenties lijkt te hebben.   Er lijkt sprake van een ‘zero-sum-game’ waarbij iets meer van de ene invalshoek direct nadelig is voor de andere invalshoek².

Een voorbeeld:

In onze coachingpraktijk komen we regelmatig de situatie tegen dat een jaarrekening binnen afzienbare tijd voorzien van een controleverklaring bij de bank ingeleverd moet zijn. Snelheid is dus belangrijk. Snelheid betekent in eerste instantie ook minder kosten. Echter, snelheid en minder kosten (lees: minder werkzaamheden) betekent (vaak) ook minder kwaliteit. Oftewel: ergens dient een optimum gevonden te worden. De klant moet tevreden zijn, de kwaliteit moet de toets der kritiek kunnen doorstaan en ten slotte mag het geheel niet de ‘hoofdprijs’ kosten.

Een bekende wijsheid is “Lang nadat de prijs vergeten is, wordt kwaliteit nog herinnerd³”. Dus: maar gaan voor een maximale kwaliteit?

Kwaliteit binnen de accountancy komt in bredere zin aan de orde in het rapport In het Publiek Belang. Ook dit rapport ‘herkent’ de dilemma’s binnen de driehoek. Het rapport benoemt ‘goed bestuur (kwaliteit)  en ondernemerschap’ (gemakshalve als evenknie van doorlooptijd, geld, etc. gezien)  als belangrijk. Blijkbaar gaan deze aspecten wel goed samen en moet er een optimum worden gezocht.
Hoe doe je dat, zo’n optimum zoeken?

Op de duivelsdriehoek is in de literatuur ook kritiek geleverd. Laten we bezien of deze kritiek ook een oplossingsrichting aanreikt. Kortgezegd, geven onderzoekers⁴ aan dat ‘spanning’ in de duivelsdriehoek veel minder nadrukkelijk aanwezig is, wanneer het gaat om een effectief en efficiënt ontworpen project⁵ (wat een jaarrekeningcontrole natuurlijk ook gewoon is).

Om de spanning binnen de duivelsdriehoek te verlagen is het dus zaak om binnen de projectopzet efficiency en effectiviteit te bewaken. Belangrijk is dus projectmanagement toe te passen. PRINCE2 (PRojects In Controlled Environments) is een voorbeeld van een tool voor projectbewaking.

Twee van de lessen uit PRINCE2 wil ik nader noemen:

• Communicatie: dat is van belang. Communicatie naar betrokkenen, naar beslissers, naar gebruikers, naar ‘iedereen’.
• Betrokkenheid: iedere betrokkene is zich bewust van het doel van het project.

Wanneer we deze twee wijsheden proberen te vertalen naar de accountancy en de dilemma’s die we aanroeren, dan is er goed nieuws. Vanuit ‘bewustwording van het doel’ is het een kleine stap naar bewust zijn wat ‘het zijn van accountant’ inhoudt. Immers, bij dilemma’s als in ons voorbeeld staat eigenlijk de vraag centraal: wat wordt van mij als accountant verwacht door het maatschappelijk verkeer? Om ons te helpen met ‘het bewust zijn’, is de beroepseed verplicht gesteld.

Eenmaal afgelegd hebben we ‘herbevestigd’ dat we ons bewust zijn van de fundamentele beginselen en ons eraan houden. Daar waar nog verwacht wordt dat accountants een winstgevende portefeuille hebben en commerciële belangen boven vaktechnische belangen gaan, helpt de eed ons om de juiste verwachtingen weer helder te krijgen; niet de commercie maar wat het maatschappelijk verkeer vraagt (een onafhankelijke, kwalitatief sterke controle) is het belangrijkst.

Ook de PKI-lessen kunnen ons helpen. Deze leren ons onder meer⁶ dat de grootste fout die fout is die je alleen maakt. Communicatie met collega’s, sparren met vaktechniek en compliance of extern met deskundigen. Dat helpt bij het afwegen van de verschillende opties binnen dilemma’s, zoals in ons voorbeeld.

Na het afleggen van de eed zijn niet ineens al onze dilemma’s voorbij. Maar we zijn wel een stap dichter gekomen bij een wereld waarin kwaliteit voorop staat. Om precies te zijn: 1 van de 53 stappen dichterbij een wereld ‘waarin kwaliteit van accountants niet meer ter discussie staat⁷”. Het verdient dan ook aanbeveling om te bezien of meer lessen uit PRINCE2 kunnen helpen de duivelsdriehoek te lijf te gaan.

[Drs. Alex Boxum RA EMITA, V&A accountants-adviseurs]

——————–
² De afbeelding is ontleend aan ww.eestum.eu
3 Naar verluidt betreft deze uitspraak de familieleus van Gucci.
4 Diverse websites maken hiervan melding.
5 Een van de onderscheidende kenmerken tussen proces en project is dat een project eindig is De controle van de jaarrekening is eindig: het wordt besloten met een controleverklaring en het sluiten van het dossier.
6 Ruud Dekkers (gewezen voorzitter NBA) maakte dit statement in één van de introductiefilmpjes van de PKI training in 2012.
7 Uit het voorwoord van het rapport In Publiek belang wordt dit als een van de doelstellingen van de 53 maatregelen benoemd.