Drie tools voor optimale efficiëntie en controle over de backoffice

Backofficers weten als geen ander dat een deel van alle facturen en transacties, door bijzonderheden, nog altijd handmatig geboekt moeten worden. Daar komt nog eens bij dat veel backofficers in deze tijd vanuit huis werken. Hoe behoud je dan als manager of als team het overzicht op alle werkzaamheden die verricht moeten worden? En nog belangrijker, hoe zorg je er voor dat je als team blijft samenwerken?

In dit blog worden enkele voorbeelden van handige backoffice tools aangekaart die jou en het team kunnen helpen om de samenwerking te versterken, de automatisering verder te verhogen, maximale winstmarges te behalen, én daarbij grip te krijgen of te behouden op alle backoffice werkzaamheden.

Houd dagdagelijks grip op de workflow

Ondernemers moeten kunnen bouwen op hun cijfers. Het is belangrijk dat ze weten hoe ze er nú voor staan. Op basis van actuele cijfers sturen ze hun onderneming, en kunnen ze klanten optimaal adviseren en bijstaan. Om die reden willen steeds meer kantoren dat de administratie op dagbasis bij is. En dat is waar de uitdaging ligt voor managers en teams van accountantskantoren. Door een effectieve werkwijze in te richten, kun je dit realiseren.

Meestal heeft iedere backofficer zijn of haar eigen klantgroep. Dat is al een goed begin voor de efficiëntie en handig om iedere medewerker een stabiele workflow te geven. Maar wat als een collega, door bijzondere omstandigheden, zijn of haar dagelijkse workflow niet op tijd afkrijgt? Dan moet het toch mogelijk zijn om als collega bij te springen. Zo’n geval wil je als manager of als team op tijd kunnen signaleren.

Binnen de boekhoudsoftware van Yuki heeft elk kantoor hier een workflow tool voor. De tool biedt een totaaloverzicht van de workflow over alle klanten heen. Ook zie je per klant exact hoeveel boekingen en vragen er nog open staan. Wanneer blijkt dat er bij de klanten van medewerker A nog veel in de workflow staat, dan kan er eventueel een collega bijspringen. Zo kun je als team garanderen dat alle transacties binnen een werkdag verwerkt zijn.

Verhoog de productiviteit en automatisatie

Naast het zorgen voor een tijdige verwerking van alle boekingen blijft het belangrijk om te kijken naar de productiviteit. De ene medewerker kan misschien heel snel facturen wegboeken, maar een ander is weer beter in het automatiseren van een administratie. Het snel wegboeken heeft een positief effect op de korte termijn, maar iets automatiseren heeft een positiever effect op de lange termijn. Om een balans in te vinden tussen tijdige verwerking en meer automatiseren biedt Yuki twee backoffice tools met handige stuurinformatie:

• De eerste tool is de productiviteitstool. Hierin zie je precies hoeveel transacties elke medewerker per dag verwerkt. Erg handig om te checken op welke dagen van de maand de meeste boekingen worden gemaakt. Hier kun je veel waardevolle informatie uithalen: zijn er misschien nog klanten die maandelijks documenten aanleveren in plaats van dagelijks of wekelijks? En als de meeste boekingen door een specifieke medewerker worden gemaakt, is diegene dan wel voldoende bezig met het automatiseren van de administratie?
• Voor deze laatste vraag is er ook de transactietool. Hier zie je per klantadministratie hoeveel documenten er per maand of jaar aangeleverd worden én hoeveel procent daarvan automatisch wordt verwerkt. Zo zie je precies bij welke klant je nog stappen kunt maken in de automatisatie en welke medewerkers elkaar hierbij kunnen helpen.

Maak het een teamprestatie

Uiteindelijk heeft elke medewerker binnen het kantoor baat bij een goed overzicht van de openstaande taken en werkzaamheden van het team. Een simpele, maar effectieve, tool die hierbij helpt is een digitale monitor die al deze informatie in één oogopslag weergeeft. Zo’n monitor biedt een totaaloverzicht van bijvoorbeeld de openstaande workflow van vandaag, de workflow voor morgen, tijdigheid, de tevredenheid van klanten en andere handige gegevens. Hiermee kunnen backoffice medewerkers zelf in het vizier houden hoe de dag verloopt en komt er meer verantwoordelijkheid bij het team te liggen. Dit stimuleert om, wanneer nodig, elkaar te ondersteunen en van elkaar te leren.

Een handige tip voor ieder kantoor is om de monitor op een groot scherm op de backoffice afdeling te tonen én eventueel direct bij binnenkomst. Hierdoor weet iedereen altijd waar hij of zij aan toe is en hoe de dag verloopt. Naast controle dient de monitor ook als drijfveer om er iedere dag voor te zorgen dat de binnengekomen documenten en transacties binnen een werkdag verwerkt zijn. Zo bied je meteen up-to-date cijfers aan klanten.

Gebruik backoffice tools en groei door

De afgelopen jaren hebben veel kantoren de eerste stappen gemaakt in het automatiseren van de boekhouding. Maar een efficiënte werkwijze, tijdwinst en maximale winstmarges zit niet alleen in automatisatie. Om als kantoor te blijven groeien, is er meer nodig. Of je nu een manager of backofficer bent, backoffice tools zorgen voor belangrijke stuurinformatie waarmee jouw team de volgende stap kan maken. De ene tool zorgt voor controle over de workflow en de ander weer voor inzicht in de productiviteit. Nog belangrijker is dat jullie er gezamenlijk voor zorgen dat iedereen het maximale uit elkaar kan halen. Door van elkaar te leren en de tools op de juiste manier in te zetten, kom je als team tot de meest efficiënte werkwijze voor jullie kantoor.