De vijf gratis voordelen door de vervanging van de F-Schijf naar de Cloud

Nu kunnen we natuurlijk lang nadenken over dashboards, portals, metadata en systemen, maar dat lost eigenlijk dat basisprobleem niet echt op. Want waarom een complexe oplossing terwijl je toch alles al helder voor ogen hebt? Alles op één plaats én op eenvoudige wijze veilig delen met je klant.

De vijf gratis voordelen

Stel dat je door de vervanging van de F-Schijf vijf voordelen gratis erbij krijgt, zonder een complex proces of applicatie:
1. Alle stukken beschikbaar als je bij je klant zit;
2. In één omgeving samenwerken met je klant;
3. Altijd maar één versie – de nieuwste;
4. Alle e-mails en documenten bij elkaar in het dossier en tenslotte;
5. Zoeken en vinden zonder dat je er moeite voor hoeft te doen.

Eén plek voor het permanente dossier van de klant en per jaar een aangiftedossier

Zo’n oplossing is beschikbaar met SharePoint (SPS) Online en de overgang is verrassend eenvoudig. Sommige kantoren hebben een complexe indeling van hun dossiers met veel meta-data of taxonomie. Daar schuilt een gevaar in dat je juist die complexiteit automatiseert. Het kan ook op een andere manier. Juist bij accountants is dit makkelijk. En denk ook eens andersom: start met “wat deel ik met mijn klant” en maak van daaruit je indeling. Hoef je straks ook niet meer na te denken over beveiliging of een speciaal extranet. Deze methode werkt wonderwel. Start met elke klant zijn eigen permanent dossier. Daarnaast per aanslagjaarjaar een dossier en al dan niet meerdere dossiers voor bijvoorbeeld oprichting van een B.V. en Voilà! Het voordeel is dat hiermee direct jouw taxonomie klaar is. Met standaard tools kun je eenvoudig jouw dossiers beheren en vanuit elke gewenste omgeving bij jouw informatie komen. De eerdergenoemde indeling zorgt voor het labelen van elk dossier en document met de juiste waardes – klantnaam, jaar, type proces. Daar hoef je dus niet meer over na te denken.

Out of The Box Innovatie

NEMACC geeft aan dat het delen van documenten met de klant “innovatie” is in de accountantswereld. Ik kan mij hier alles bij voorstellen. Wie stuurt niet zijn of haar documenten naar de accountant via Mail, Dropbox of WeTransfer en ontvangt antwoord per post. Verspilling van tijd en energie.

De SPS Online technologie is zover dat je aangeeft welk deel van het dossier je deelt met jouw klant. En omdat je de structuur zodanig hebt ingericht hoef jij je over beveiliging geen zorgen te maken. De klant ziet alleen “zijn stukken”.

Aan de slag met je klant

De vijf “gratis” voordelen zijn meestal meer dan voldoende om de investeringen in de overgang te verantwoorden. Maar nog belangrijker – jouw klant profiteert direct van deze wijzigingen: hij deelt zijn scans, documenten en aangiftes met jou en vindt zijn eigen documenten altijd op dezelfde plaats. En dat al over één maand!

[Reinoud Wouters is Partner bij Documentaal en helpt graag mensen met het opzetten van samenwerkingsomgevingen. Documentaal levert Enterprise Document Creatie oplossingen voor Accountantskantoren die integreren met Microsoft Office 365 en SPS Online.]