De opmars van ‘low-code’ in accountancy

Door Reindert Doorn

Low-code is een trend waarbij applicaties en procesautomatisering ontworpen kunnen worden aan de hand van een eenvoudige grafische interface (schermen). Er is vaak zeer beperkte technische kennis nodig. Je waant je even programmeur. Een uitkomst voor toepassingen wanneer je een automatiseringsstap wilt toevoegen, waar je bestaande applicatielandschap niet in voorziet.

Als paddenstoelen uit de grond

In het modelplan ICT 2020 dat adviesbureau DOCCO aan haar relaties verstrekt, prijkte low-code systemen in het rijtje met externe ontwikkelingen voor dit jaar. Waar het eerder een onbekend begrip leek, begint daar nu verandering in te komen. De eerste kantoren zijn actief aan de slag met ‘low-coding’ en het aanbod van tools hiervoor neemt toe. Bekende (buitenlandse) tools zijn al jaren Zapier, IFTTT en Mendix. Rondom AFAS manifesteerde STKKR zich enige tijd terug. Ook komt DOCCO BettyBlocks en CombiDesk regelmatig tegen bij accountantskantoren. Als belangrijke ‘runner-up’ noemt DOCCO het bedrijf LemonForce, die zich met haar portfolio specifiek richt op de branche. Daarnaast zijn er grote verwachtingen rondom het aanbod van Microsoft, genaamd Power Automate en Power Apps. De inzetmogelijkheden variëren echter per toepassing.

Stel je deze voorbeelden eens voor

Als een prospect een offerte wil ontvangen, wordt deze automatisch voorbereid en samengesteld op basis van de aangegeven interesse (website) qua dienstverlening. Bij instemming en na het voltrekken van de klantacceptatieprocedure wordt de opdrachtbevestiging met bijlagen direct voor digitaal ondertekenen aangeboden en na ondertekening in het interne dossier geplaatst. De status in het CRM-systeem wordt bijgewerkt en een project wordt aangemaakt. Betrokken medewerkers ontvangen een e-mail met de bevestiging: de werkzaamheden kunnen starten en de eerste uren kunnen worden geregistreerd.

Binnen het kantoor worden alle projecten van het type advies waarop al drie maanden geen tijd is geboekt, automatisch weer gesloten. Dat scheelt een jaarlijkse controle. Daarnaast worden het totaal aantal loonslips, die verwerkt zijn in de online salarissoftware, per klant iedere maand automatisch op het declaratievoorstel geplaatst. Mutaties die tussendoor zijn aangeboden via een digitaal formulier aan de klant, worden na controle geautomatiseerd verwerkt in de salarissoftware. Via een dashboard wordt de verwerking constant gemonitord.

Vier toepassingsgebieden

Voor al deze voorbeeldprocessen zijn low-code tools inzetbaar, zodat de verwerking geautomatiseerd plaatsvindt. Er zijn grofweg vier toepassingsgebieden te onderscheiden waar low-code tools van waarde kunnen zijn:

• Voor het synchroniseren van gegevens tussen applicaties. Bijvoorbeeld stamgegevens, of in het voorbeeld het aantal verloningen.
• Voor het maken van interfaces (schermen) en applicaties. Bijvoorbeeld voor het invoeren van gegevens, zoals het aanvragen van een offerte of een overzichtsscherm met alle goed te keuren loonmutaties.
• Voor het uitvoeren van handelingen (automations) en acties. Zoals het creëren van een document, aansturen van de ondertekensoftware en het verplaatsen van een bestand.
• Voor het ETL-proces: het ophalen van data, het transformeren en klaarzetten voor data-analyse. Bijvoorbeeld voor het creëren van inzicht in de geautomatiseerde verwerkingen.

De acties op deze gebieden versterken elkaar in grote mate. Naar mate verwerkingen gestructureerd plaatsvinden, valt er meer te automatiseren. Hoe beter het geautomatiseerde proces, hoe waardevoller de data. Hierbij valt te denken aan het voorbeeld van het geautomatiseerd sluiten van projecten: dit leidt tot een betere datakwaliteit in het CRM-bestand, opschoning van OHW en uiteindelijk beter inzicht in het projectportfolio. Hoewel low-code tools in essentie vooral gericht zijn het ontwikkelen van applicaties (2) en interfaces zit de toegevoegde waarde vooral in de procesautomatisering, verwacht Reindert Doorn van DOCCO.

Low-code en No-code

De techniek wordt voor de gebruiker steeds makkelijker gemaakt. De tools zorgen ervoor, dat de technisch complexere aspecten, zoals de connectiviteit of de beveiliging, op voorhand geregeld zijn. Bij low-code tools is desondanks enig inzicht in technische aspecten wel van waarde. IT-medewerkers van het kantoor met begripskennis van API’s, variabelen, expressies en UX-design zullen uitermate snel hun weg vinden. Voor anderen is het volgen van een training geen overbodige luxe. De leercurve verschilt echter per tool.

Zo zijn er ook ‘no-code’ tools, die nog eenvoudiger zijn in gebruik. Deze tools zijn gericht op de niet-technische gebruiker, hebben een vereenvoudigde interface, maar zijn wel beperkter in functionaliteit voor maatwerk. Hoewel dit handig lijkt, dient wel gekeken te worden naar de geschiktheid ervan bij kantoorbrede inzetbaarheid. Vaak zijn ook de beveiligings- en compliance instellingen bij deze no-code tools in mindere mate aanpasbaar. Denk daarbij ook na over de plaats waar data wordt opgeslagen.

Belang van API’s

De eerste toepassingen van low-code tools bij administratie- en accountantskantoren zijn doorgaans met online (webbased) software. Dat is niet verrassend: moderne softwareleveranciers kiezen er vaak voor om hun applicatie open te stellen voor gegevensuitwisseling en de documentatie ervan openbaar te maken. Zo’n verzameling ‘afspraken’ en ‘definities’ voor gegevensuitwisseling wordt ook wel API genoemd (Application Programming Interface). Dit stelt kantoren in staat om waardevolle toepassingen en geautomatiseerde verwerkingen te ontwikkelen op basis van deze online applicaties. Dit geeft een voorsprong bij het innoveren van klant- en kantoorprocessen.

Reindert Doorn geeft aan: “Connectiviteit is een steeds belangrijker criterium bij het selecteren van software en kantoren willen graag de touwtjes in handen hebben”. Hij benadrukt het belang van een open API: die is openbaar en goed gedocumenteerd. Hier zijn standaarden voor zoals Open API 3.0 (ook wel Swagger specification genoemd). Met deze informatie in handen is het veel eenvoudiger om met low-code tools aan de slag te gaan. Bij no-code tools zijn de gegevensverbindingen soms al voorbereid. DOCCO neemt twee tools onder de loep:

Voorbeeld LemonForce

Een van de voorbeeldtools is LemonForce. Een bedrijf dat is opgestart door twee oud-collega’s van softwarehuis Unit4. In hun beginjaren richten ze zich voornamelijk op de vastgoedsector. Recentelijk zijn hun pijlen op de accountancymarkt gericht.

Eén van hun eerste klanten is administratiekantoor Den Hartog & Hoogveld, onlangs bestempeld tot ‘kantoor van de toekomst’. LemonForce is een grafische studio gericht op het koppelen van applicaties, die je installeert op je device. Je doet er goed aan om een (online) training te ontvangen voordat je start. Bij deze tool is begripskennis behulpzaam. De interface is relatief simpel. Met de beschikbare bouwstenen kan een gebruiker een koppeling in de vorm van flows opzetten. Denk hierbij aan bouwstenen voor het ophalen van data uit en toevoegen van data in Cloud en/of on-premise applicaties.

Als je een koppeling hebt gemaakt, kun je deze publiceren naar o.a. Azure Functions. Deze Microsoft-dienst stelt je in staat om stukjes code uit te voeren zonder de noodzakelijkheid van een serveromgeving. Als je van start gaat met de LemonForce studio binnen de accountancybranche, kun je een installatiekit ontvangen waarin al parameters zijn opgenomen die je nodig hebt om te verbinden met enkele accountancyapplicaties.

Voorbeeld Power Automate

Een tweede voorbeeld is Microsofts Power Automate. Een tool die eerder op de markt vooral bekend was als ‘Microsoft Flow’. Samen met de tool Power App stelt deze tool je in staat om interfaces (schermen) te maken en automatische vervolgacties te definiëren. De tool is overigens ook zonder Power App te gebruiken en leent zich verder voor integraties met bijvoorbeeld Teams en Power BI.

De tool is online en te benaderen via flow.microsoft.nl. Kantoren die al beschikken over een Microsoft 365 licentie kunnen direct starten. Als je start met Power Automate kun je kiezen om te beginnen met een voorbeeld (‘Sjabloon’). De voorbeelden zijn vooral gericht op (persoonlijke) productiviteitstweaks. Daarnaast kun je starten met een nieuw proces (‘Stroom’). Bijvoorbeeld op basis van een gebeurtenis of een ingesteld tijdspatroon.

De interface is eenvoudig en leidt je door de stappen heen, waarbij je connectoren en acties kunt selecteren. Kenmerkend hierbij zijn de vele integratiemogelijkheden met de Microsoft diensten: van Excel en SharePoint tot Power BI en Azure. Omdat veel van deze diensten binnen het kantoor al in gebruik zijn kunnen er snel waardevolle toepassingen gecreëerd worden. Tenzij een softwareapplicatie in de branche een gecertificeerde ‘connector’ levert voor Microsoft, dien je als gebruiker zelf aangepaste connectoren te maken en/of actiestappen toe te voegen die een API direct aanspreken. Dat kan voor een beginnende gebruiker een drempel zijn.

Waarom je niet wilt wachten

De eerste ervaringen die DOCCO heeft met het inzetten van dergelijke tools zijn enthousiast. Vooral de (functionele)-IT-ers binnen het kantoor maken de materie zich snel eigen en het biedt voor hem of haar volop mogelijkheden om de bedrijfsvoering te ondersteunen. Starten met ‘low-code’ tools doet men realiseren dat er een wereld te winnen is met proces automatisering en dat dit binnen handbereik ligt. Dat maakt enthousiast. Tegen minimale investeringen komt er functionaliteit beschikbaar die het kantoor vooruit helpt en innovatie stuwt. Het doet kantoren wel realiseren dat het belang van applicaties met een open structuur qua (API)-communicatie essentieel is.

Het advies is om klein te beginnen. Maak geen grote Visio-schema’s, maar start met eenvoudige voorbeelden. Situaties die binnen het kantoor veel handwerk vragen, maar niet complex zijn. Hiermee kan de ervaring groeien en het voorstellingsvermogen. Want dat lijkt nu nog de enige begrenzing.

Reindert Doorn is als adviseur verbonden aan Docco, IT & Verandermanagement