De financiële risico’s van softwaregebruik

Dit blijkt uit onderzoek onder 500 financiële en IT-beslissers uit het Nederlandse bedrijfsleven door onderzoeksbureau No Ties in opdracht van softwarelicentiespecialist B-lay.

Gebrek aan administratie en beheer

Software is in toenemende mate onderdeel van het verdienmodel en wordt na medewerkers en kennis zelfs als belangrijkste asset beschouwd. Toch wordt er voor software vaak geen volledige administratie bijgehouden en is bij slechts de helft van de organisaties iemand verantwoordelijk voor het naleven van de contractuele afspraken met softwareleveranciers. Voor minder belangrijke assets, zoals hardware en kantoorgebouwen, is dit vaak wél goed geregeld.

Weinig kennis van kosten en gebruik van software

Het gebrek aan administratie en beheer heeft als gevolg dat bij slechts een derde van de bedrijven met meer dan 250 medewerkers bekend is hoeveel er jaarlijks aan software wordt uitgegeven. Bij organisatie met 1.000+ mensen in dienst ligt dit percentage zelfs op 21 procent. De helft van de ondervraagde beslissers weet bovendien niet of alle software waarvoor betaald wordt, ook daadwerkelijk wordt gebruikt. Dat is een logische consequentie van het feit dat maar 49 procent van de bedrijven intern controleert op softwaregebruik.

De onwetendheid over contractuele afspraken, kosten en gebruik van software brengt grote financiële risico’s met zich mee. Volgens Mark van Wolferen, directeur van B-lay, vormt het onderzoek een aanmoediging voor organisaties om deze risico’s serieus te nemen. “Door de veranderende rol van software zijn niet alleen de financiële belangen groter, de risico’s zijn dat ook. Wie deze risico’s niet beheert, is een dief van zijn eigen portemonnee.”

Contractbreuken en weggegooide euro’s

Enerzijds wordt er veel geld weggegooid, doordat er wordt betaald voor software die niet gebruikt wordt. Anderzijds is de kans op contractbreuk met een softwareleverancier veel groter. Een organisatie kan bijvoorbeeld meer medewerkers een bepaald softwareproduct laten gebruiken dan contractueel is afgesproken – vaak onbewust. Softwareleveranciers als SAP, Oracle, IBM en Microsoft controleren hier actief op, vooral bij grote bedrijven. Dit onderzoek laat zien dat bedrijven met meer dan 250 medewerkers jaarlijks meerdere keren worden ge-audit, met een forse nabetaling als gevolg.

De financiële gevolgen hebben dan ook de meeste impact bij de grootste organisaties, zo laat het onderzoek zien. Van Wolferen: “Deze bedrijven hebben de grootste softwarebudgetten, maar door complexe software-infrastructuren en een gigantische hoeveelheid aan producten en licenties ook het minste inzicht in de precieze uitgaven en het gebruik. Hun contractovertredingen komen bovendien vaker aan het licht, doordat zij vaker dan kleine bedrijven te maken hebben met een audit. We hebben regelmatig gezien dat dit kan leiden tot een nabetaling van miljoenen euro’s, die niet meegenomen is in de begroting. Dit zorgt voor een flinke deuk in het verdienmodel, terwijl software daar juist een positieve bijdrage aan zou moeten leveren.”

• Infographic
• Onderzoek: De financiële risico’s van softwaregebruik