De feiten en fabels over elektronisch ondertekenen

De digitalisering van het administratiekantoor voltrekt zich in een rap tempo. Administraties en koppelingen tussen systemen gaan geautomatiseerd. Dossiers staan online. De rapportageketen functioneert op elektronische wijze. In sommige kantoren is geen papier meer te bekennen. De enige reden om nog te printen is voor de ondertekening, zo geven ‘digitale’ kantoren aan. Als je als kantoor papierloos wilt werken, is elektronisch ondertekenen de laatste stap en dus een must. NOAB helpt kantoren op weg met een uitleg en een verkenning van de mogelijkheden.

Geen verplichting
Externe accountants kunnen vanaf 1 januari 2018 in hun controlepraktijk zelfs niet meer op papier ondertekenen, maar enkel met een beroepscertificaat. Voor administratiekantoren is er nog geen verplichting die elektronisch ondertekenen vereist. Wellicht wordt dat in de nabije toekomst nog anders als de banken, verenigd in het FRC, een elektronisch ondertekende samenstelverklaring verwachten bij de kredietrapportages. NOAB verwacht dat niet zozeer een verplichtstelling, maar vooral een efficiënt proces rond de afwikkeling van verschillende soorten documenten op de korte termijn de belangrijkste aanleiding zijn voor elektronisch ondertekenen.

Feit of fabel?

FEIT: Een elektronische ondertekening op een document geeft een kwalitatievere uitstraling

Een document wat je eerst uitprint, ondertekent en vervolgens inscant is vaak van slechte kwaliteit, heeft een grote bestandsomvang, heeft geen juridische waarde meer en is niet meer doorzoekbaar als PDF. Dat oogt minder verzorgd. Bij een ingebonden exemplaar besteed je ook zorg aan de uitstraling!

FABEL: Een klantportal is de enige wijze om een elektronisch akkoord te verkrijgen van mijn klant

Het wordt wel vaak ingezet als handig hulpmiddel en faciliteert ondertekening aan de klantzijde. Vanuit sommige softwarepakketten kun je het elektronisch akkoord ook verkrijgen zonder tussenkomst van een klantportal. Een klantportal geeft wel het voordeel dat de klant maar één inlogaccount hoeft te hanteren.

FEIT: Elektronische ondertekening is zelfs al mogelijk via de blockchain

Via deze nieuwe technologie kun je ook vaststellen of de ondertekening op het document op een unieke wijze verbonden is aan de ondertekenaar. Lees verderop meer over de niveaus van ondertekening.

FABEL: Er bestaat geen vervanger voor de ‘natte handtekening’ met dezelfde rechtsgevolgen.

Een gekwalificeerde ondertekening, waarbij je gebruik maakt van een (beroeps)certificaat, heeft exact dezelfde rechtsgevolgen. Dit is niet alleen voor accountants (PKI-B), maar kan ook door niet-accountants worden toegepast met een Persoonsgebonden-certificaat.

Hoe ondertekenen
Voor binnen het kantoor en voor buiten het kantoor (klant) zijn er diverse mogelijkheden om te ondertekenen. Van een afbeelding van je handtekening tot een certificaat, en allerlei combinaties daarvan. Wist je bijvoorbeeld dat u met Adobe ook zelf een certificaat kunt maken? Handig, maar de juridische waarde is per ondertekenwijze anders.

Oplossingen
Het hangt af van het huidige applicatielandschap op welke wijze je hulpmiddelen voor ondertekening inzet. Er zijn 2 smaken: ondertekening op het eigen systeem (PDF) of online ondertekening via een portal. Informeer bij je bestaande leveranciers of ze bijvoorbeeld partners hebben die geïntegreerde onderteken oplossingen hebben. Oplossingen met een integratie dragen beter bij aan een optimaal werkproces.

Hoe kies je nu de juiste middelen?
1) Overweeg welk betrouwbaarheidsniveau je wilt hebben op de soorten documenten.
2) Informeer welke mogelijkheden je bestaande leveranciers hebben.
3) Stap eventueel over – of voeg toe: een ondertekendienst die de gewenste zekerheid biedt.

[avg-advertorial slug=”kom-naar-de-accountancy-expo-op-18-juni-2019″]