De boekenwurm

Door Vera Bik

Ik ben altijd al een boekenwurm geweest. Als jong meisje kon ik uren in een hoekje wegkruipen met een dik boek. Hoe dikker hoe beter en een serie helemaal fantastisch, ik kwam het hele weekend mijn stoel niet meer uit. 

Ook nu lees ik nog graag en dat is maar goed ook, want als accountant hebben wij natuurlijk genoeg leesvoer. Te beginnen met wet- en regelgeving, maar ook actualiteiten en blogs. Ik vind het heerlijk en verslind wekelijks een grote hoeveelheid artikelen. Wat ik dan ook zo fijn vind aan mijn werk bij V&A is dat ik zo veel mag lezen. Voor elke cursus die ik ontwikkel moet ik in een stukje wet- of regelgeving duiken. Want op hoofdlijnen weten we natuurlijk allemaal al wat er speelt, maar om het op zijn Engels te zeggen: “the devil is in the details”. Een cursus moet natuurlijk kloppen en de deelnemers ook wat bijleren. Laatst nog heb ik de Nadere voorschriften kwaliteitssystemen (NVKS) mogen bestuderen en hier wil ik je graag in laten delen.

Wat is er dan veranderd?
Want hoewel de NVKS grotendeels niet nieuw is, maar een samenvoeging van andere regelingen, is er wel degelijk een aantal veranderingen.

De NVKS moet vanaf 1 januari 2018 zijn ingevoerd. En uiteraard is dit bij alle accountantskantoren ook gebeurd. Maar wat betekent het nu voor de dagelijkse praktijk? Wat is er nu concreet veranderd? Dat de NVKS vragen oproept blijkt wel uit het feit dat het NBA de nieuwe NBA-handreiking 'De NVKS in vraag en antwoord' heeft gepubliceerd. Een veel besproken wijziging is het stellen van strengere regels aan het hebben van een administratiekantoor in je netwerk waarin NVKS opdrachten worden uitgevoerd. Deze is online al dusdanig veel behandeld, dat ik hier niet verder meer op inga.

Wat verder opvalt is wat te doen als je zowel wettelijke controles als vrijwillige controles uitvoert? Die tweede valt onder de NVKS, maar die eerste niet. Moet je als kantoor nu meerdere soorten kwaliteitssystemen implementeren? In de NVKS staat: “Omdat beide typen regelgeving een stelsel van kwaliteitsbeheersing vereisen, zou dit kunnen leiden tot twee stelsels binnen één accountantspraktijk, hetgeen ongewenst kan zijn.” 

Er staat echter niet of dit dan betekent dat het volgen van slechts één stelsel is toegestaan. Hier biedt het consultatiedocument van het NBA uitkomst; hierin staat: “Indien een accountantspraktijk bestaat uit zowel een accountantsorganisatie als een accountantskantoor kan gekozen worden voor één stelsel van kwaliteitsbeheersing voor de accountantspraktijk als geheel.” Goed nieuws dus. Je mag als kantoor één set van regels opstellen en deze van toepassing verklaren op al je opdrachten.

Voor veel kantoren die ook wettelijke controles uitvoeren is er dus niet zoveel veranderd, het kwaliteitsstelsel dat er al was, mag blijven bestaan voor de NVKS opdrachten. Maar voor kantoren die geen wettelijke controles verrichten, of die überhaupt geen assurance-cliënten hebben, ja daar zal wel het één en ander veranderd zijn.

Wat merk jij hiervan als eindverantwoordelijke accountant?
De NVKS legt de verantwoordelijkheid ook bij de individuele eindverantwoordelijke accountant. Je zal dus als eindverantwoordelijke accountant na moeten gaan of er bij jullie op kantoor sinds 1 januari 2018:
– Een kwaliteitsbepaler is aangesteld;
– Er een kwaliteitssysteem is;
– Er in dit kwaliteitssysteem een kwaliteitsbeleid zit met een kwaliteitsambitie;
– Er een klachtenregeling is (ook bij non-assurancekantoren);
– Enz…

Als je de regels erbij pakt is het nogal een waslijst waaraan een kantoor moet voldoen. Nu ga ik er vanuit dat het compliant zijn aan de NVKS door kantoren gecommuniceerd wordt naar de medewerkers. Mocht dit niet het geval zijn, of mocht je van het type: “vertrouwen is goed maar controle is beter” zijn, dan zal je toch echt zelf op onderzoek uit moeten gaan. Hoe dan ook zal je als accountant kritisch moeten zijn en als je er achter komt dat er toch niet voldaan wordt aan bepaalde eisen, actie ondernemen. Want jij hebt als accountant ook volgens de NVKS een eigen verantwoordelijkheid.

Kwaliteitsbepaler
Nu kan het zijn, dat jij de pech (of het geluk) hebt dat je als enige geschikt bent om de functie van kwaliteitsbepaler te vervullen. Vooral bij kleinere accountantskantoren zullen er niet veel mensen voor deze functie in aanmerking komen. Zeker omdat de kwaliteitsbepaler in principe een beleidsbepaler is. Voordat je deze functie aanvaardde heb je uiteraard al netjes vastgesteld dat er onder andere een kwaliteitsambitie is geformuleerd en dat er alleen integere klanten worden aangenomen. Dit laatste zal als het goed is sowieso al gebeuren. Maar als je de functie eenmaal hebt, moet je aan de slag. Er moet een kwaliteitssysteem komen dat ook nog eens periodiek wordt beoordeeld. Gelukkig hoe je niet alles alleen te doen, want je kan één of meerdere kwaliteitsmanagers aanstellen. Hoewel je zelf verantwoordelijk blijft, kan je hiermee tappen uit de kennis van andere medewerkers en gebruik maken van hun werkzaamheden. Let er wel op dat als jij ooit uitvalt een kwaliteitsmanager niet hetzelfde is als een plaatsvervangende kwaliteitsbepaler. Deze moet echt afzonderlijk worden aangewezen.

Als alles eenmaal staat, is het vooral van belang dat je regelmatig evalueert of de kwaliteit voldoende is, of het stelsel wordt nageleefd en of het misschien moet worden bijgesteld. Dit kan via de wel bekende Plan-Do-Check-Act.

Tot slot
Ik heb er in dit blog een beperkt aantal punten uit NVKS uitgelicht. Ik als boekenwurm vind de NVKS natuurlijk heerlijk om door te lezen, maar ik snap dat de meeste accountants hier geen tijd voor hebben. Wil je toch graag wat meer kennis vergaren over de NVKS, houd dan onze site goed in de gaten want binnenkort zal hier een online-learning over de NVKS verschijnen.

Vera Bik MSc. RA houdt zich bij V&A accountants & adviseurs bezig met de Voortgezette Educatie van Register- en andere Accountants. Naast haar werkzaamheden voor V&A is Vera Bik ook docent Financial Accounting Theory bij Nyenrode Business University.