Data-analyse software voor de auditor: een overzicht

Data-analyse toepassen in de accountancy is zeker niet nieuw en wordt door auditors al decennia toegepast. Bijvoorbeeld bij controle van de jaarrekening. In de regel is dan sprake van een controle achteraf, die zelfs kan plaatsvinden ruime tijd nadat een boekjaar is afgesloten. Dat laatste is echter aan verandering onderhevig. Ondernemers, maar ook uitvragende partijen als een bank, willen steeds frequenter geïnformeerd worden over de financiële huishouding van een onderneming. Het gaat dan om ‘continuous monitoring’ en ‘continuous auditing’ dat te samen wordt aangeduid als ‘continuous assurance’. Data-analyse in de accountancy vindt dan ook steeds frequenter plaats.

Data-analyse kan plaatsvinden met behulp van Excel of op basis van gespecialiseerde software, al dan niet als functionaliteit van andere software. Bij de inventarisatie van data-analyse software voor de auditfunctie binnen de accountancy is een belangrijke tweedeling te constateren, namelijk:

1. Software met de nadruk op de mogelijkheid om gebruikers eigen analyses te laten maken. Dit is met name de software die beschikt over een scripttaal voor analyses op maat, veelal ad hoc op basis van de onderliggende administratie. De praktijk leert dat de meeste van deze software een steile leercurve kent en met name gebruikt wordt door gespecialiseerde IT-auditors.
2. Software met de nadruk op het aanbieden van kant-en-klare analyses. Deze software beschikt in de regel niet over een eigen scripttaal. Een (meer beperkte) optie voor eigen analyses is dan de export van een bestaand rapport naar Excel om daar zelf verder te analyseren. Deze software heeft min of meer de account(assist) als doelgroep en is betrekkelijk eenvoudig te bedienen.  

Naast specifieke data-analyse software is er in toenemende mate boekhoud- en salarissoftware die beschikt over geïntegreerde functionaliteit voor data-analyse. Enkele voorbeelden van eenvoudige accountancy controles op basis van data-analyse in boekhoudsoftware zijn:

– Negatieve kascontrole;

– Controle op het ontbreken van uitgaande factuurnummers;

– Controle op het dubbel voorkomen van boekstuknummers;

– Controle op afwijkende BTW tijdens het boeken;

– Controle op afboeken debiteuren en crediteuren buiten kas, bank en giro;

– Kruistabel met grootboekrekeningen en dagboeken.

Het zal duidelijk zijn dat als boekhoudsoftware deze controles geautomatiseerd uitvoert dit werk kan besparen. Zeker als een organisatie de controles eerst zelf uitvoert en eventuele onvolkomenheden corrigeert voordat de externe accountant op bezoek komt. Hierbij moet echter niet uit het oog verloren worden dat naarmate een onderneming in grootte en activiteiten toeneemt de boekhouding slechts een beperkte bron is voor data-analyse. Het zijn dan de onderliggende databases van ERP-systemen waarop data-analyses uitgevoerd worden die specifiek op betreffende onderneming van toepassing zijn. De controle-objecten al dan niet vooraf door risico-analyse in kaart gebracht. En daarvoor is dan de eerder genoemde data-analyse software van toepassing waarmee de gebruiker, in de praktijk de gespecialiseerde IT-auditor, zelf analyses kan samenstellen. Ook moet rekening gehouden worden met het feit dat lang niet alle boekhoud- en salarissoftware over adequate geïntegreerde data-analyses beschikt.

Eigenschappen van data-analyse software

Bij de selectie van data-analyse software kan rekening gehouden worden met de volgende functies en eigenschappen.