Daan van der Poel (Vanhier Accountants): “Uurtje-factuurtje zeer gevaarlijk”

“Wij staan echt met de poten in de klei. Als je geen voeling hebt met de praktijk, raak je de aansluiting met klanten en medewerkers kwijt”, aldus Daan van der Poel, algemeen directeur van Vanhier accountants | adviseurs, bekend in Noord Holland als écht kantoor om de hoek. ‘Vanhier’ is dan ook een typische Noord-Hollandse uitspraak. Wat de naamsbekendheid ook goed doet is het opvallende bord dat sinds vorig jaar langs de A9 hangt met dagelijks tienduizenden langsrazende auto’s. “Dat levert inderdaad een hoop exposure op onder passanten”, zegt Van der Poel.
 
Vorig jaar vierde fusieorganisatie Vanhier haar tienjarige jubileum. Het kantorennetwerk heeft vijf vestigingen in Amstelveen, Haarlem, Heerhugowaard, Limmen en Wormerveer. Daan van der Poel kwam in 2003 bij de oprichter en mededirecteur Huub Tummers binnenlopen met de vraag of hij werk had. Hij kon meteen aan de slag. “Ik kwam uit het bedrijfsleven en had veel ervaring met het opzetten en integreren van bedrijfsprocessen. Dat konden ze goed gebruiken bij het vormen van de netwerkorganisatie. Voorwaarde was wel dat ik accountant werd, dus dat hebben we maar snel gerealiseerd. Zelf trad ik in 2011 toe tot de vennootschap en sinds 2015 ben ik algemeen directeur.”
 
Focus
Twee jaar geleden heeft Vanhier een duidelijke splitsing aangebracht tussen front- en backoffice. Backoffice is gericht op ICT en de procesmatige kant van het werk en frontoffice is puur gefocust op advisering van de klant. “Bij veel kantoren die deze splitsing en focus niet aanbrengen bestaat een gerede kans dat het gaat kraken in de strategie-uitvoering”, aldus Van der Poel. “Om met iedere medewerker tot een juiste keuze te komen, hebben we vooral gekeken naar drijfveren en niet alleen maar naar de inhoud van de functieprofielen. Een rol moet matchen met iemands persoonlijke drijfveren. Niet alleen de accountants, maar ook de fiscalisten, juristen en de payrollspecialisten hebben zo hun keuze voor front- of backoffice zelf gemaakt. Je kan wel frontoffice adviseur willen zijn, maar met een overheersend blauwe drijfveer gaat het hem niet worden.”
 
Bij een goede opbouw van teamstructuren gaan deze disciplines hand in hand. Backoffice zorgt dat frontoffice medewerkers met actuele bedrijfsinformatie en de juiste tools naar de klant kunnen gaan. Hetgeen overigens niet betekent dat de backoffice geen contact heeft met de klant, integendeel. Het gaat uiteindelijk om klantkennis en die krijg je alleen met een integrale aanpak.”
 
Een bedieningsconcept waar ontzettend veel behoefte aan is bij klanten is controlling, constateert Van der Poel. “Ondernemers herkennen het doorgaans niet onder deze term, maar dit is wat ze willen: tussentijdse stuurinformatie op begrijpbare wijze gepresenteerd met hoogwaardige ICT-oplossingen. En dat in combinatie met de persoonlijke begeleiding en advisering van frontoffice adviseurs, zoals wij hen noemen. Uitgangspunt is dat we ondernemers bij staan in het realiseren van hun ambities. Dat doen we overigens ook met de overige disciplines van ons fullservice kantoor. De conjunctuur is goed. Ondernemers zien kansen en willen weten of ze die kunnen benutten. Wij helpen ze de blik vooruit te richten met betrouwbare bedrijfsinformatie. Hier zijn we heel druk mee. Ook bedrijfsstructureringen, overnames en samenwerkingen staan na jaren stilstand weer volop op de agenda. Goed om te zien. Enige bijkomstigheid en uitdaging is dat men de stilstand van afgelopen jaren in één keer wil inhalen.”
 
Tooling
Vanhier werkt integraal met de online jaarrekening van Visionplanner. “Mooie oplossing”, zegt Van der Poel. “Een online jaarrekening… dat hielden we eerst niet voor mogelijk. Een prachtig verlengstuk van je management dashboard. Doordat de klanten de jaarrekening vaststellen in de cloud, waar ook de goedkeuring door de aandeelhouders en de deponering bij de Kamer van Koophandel direct opvolgend plaatsvindt, realiseer je een enorme efficiencyslag.”
 
Onderdeel van de dienstverlening is het faciliteren van een betrouwbare digitale administratie, autorisatie van factuurstromen en koppelingen met branchespecifieke softwareoplossingen. “De klant ontzorgen in de planning & control cyclus van haar bedrijfsvoering. Dat is wat de klant wil. Die tools waren er onvoldoende in het verleden, nu zijn ze op laagdrempelige wijze beschikbaar. Dit stelt je in staat meer waarde te leveren, maar het is wel een heel andere tak van sport dan de accountant tot nu toe gewend is. Vandaar onze keuze voor differentiatie in disciplines.”
 
Ook voor de interne organisatie is Vanhier met de nodige tools aan de slag gegaan. Zoals recentelijk de online beoordelingstool Trakstar. “Hiermee kunnen we het hele jaar door monitoren hoe we het met zijn allen doen”, aldus Van der Poel. “Iedere medewerker stelt doelen voor het komende jaar en volgt de voortgang in deze tool. Dit helpt ons om een van onze doelen te bereiken: een interessant kantoor voor onze mensen te zijn. Door zoveel als mogelijk weg te blijven bij traditioneel gelaagde structuren krijgen medewerkers de ruimte die nodig is om zich te ontwikkelen en hun ambitie te volgen. Zie het als een klein Amerika; je kunt hier alles bereiken. Als je laat zien dat je het echt wilt, is daar altijd ruimte voor.”
 
Ambitie
Vanhier heeft nu 65 mensen verdeeld over de vestigingen. “Hier willen we nog wel stappen in zetten”, geeft Van der Poel aan. In beide disciplines ziet hij mogelijkheid tot groei, al zal frontoffice wel dominanter worden. “Daar zit een belangrijk deel van de klantbehoefte. We zijn steeds breder betrokken bij het faciliteren van de ondernemer en worden coördinator in het proces van waardecreatie.” 

Het hogere doel voor Vanhier is om trusted advisor te zijn. “Ondernemende klanten staan hier heel erg voor open. Ze willen een adviseur die breed en vooral in oplossingen denkt. Daar ligt het aandachtsgebied van de frontoffice, mensen die onze bedieningsconcepten begrijpen en kunnen vertalen naar een oplossing voor de klant. Daar trainen we onze mensen op. De traditionele accountant wil alles van A tot Z zelf doen. Daar geloven wij niet meer in. De vraagstelling van de klant wordt steeds breder. Je moet ze kunnen verbinden binnen je netwerk.”
 
Bij dit model passen vaste tarieven in plaats van uurtje-factuurtje. Anders kun je volgens Van der Poel de omslag niet maken. “Als je nog per uur factureert bestaat het risico dat je investeringen in toegevoegde waarde producten niet terugverdient indien direct opvolgend in het primaire proces efficiënter wordt gewerkt. Dat is een aanzienlijk risico in deze transitiefase.” Bang voor omzetverlies en prijsdruk is de directeur van Vanhier overigens niet. “Zolang jij zelf overtuigd bent van je toegevoegde waarde, zul je altijd in staat zijn dit over te brengen.”