Correcte BUA-correctie

Een ommekeer in de BTW bij verstrekking van broodjes op kantoor

Niet aftrekbaar is de BTW op spijzen en dranken die ter plaatse worden gebruikt in het kader van het hotel-, pension-, café-, restaurant- en aanverwant bedrijf door personen die daar voor korte periode verblijf houden. Het is daarbij niet van belang of deze kosten zakelijk zijn. Hier staat tegenover dat de spijzen en de alcoholvrije dranken onder het lage tarief vallen. De eventuele BTW op zaalhuur, overnachtingskosten en andere horecabestedingen is wél aftrekbaar voor een ondernemer.

Ook aftrekbaar is de BTW op spijzen en dranken die niet ter plaatse maar bijvoorbeeld op kantoor worden gebruikt. Op de in aftrek gebrachte BTW kan nog wel een zogenaamde BUA (Besluit uitsluiting omzetbelasting 1968) correctie volgen.

Bua-correctie bij verstrekken eten en drinken aan het personeel

Door het BUA is de aftrek van BTW uitgesloten voor zover het gebruik van goederen en diensten die u in het kader van uw bedrijf heeft aangeschaft een consumptief karakter draagt. Het gaat daarbij om goederen en diensten die bijvoorbeeld worden gebruikt voor het verstrekken van spijzen en dranken aan het personeel onder de kostprijs. Zijn de verstrekkingen aan het personeel van geringe betekenis, dan kan de aftrek van BTW gewoon in stand blijven. De verstrekkingen aan het personeel zijn van geringe betekenis als het onder de € 227 inclusief BTW blijft per personeelslid per jaar. In de loop van het jaar mag alle btw worden afgetrokken, maar aan het einde van het jaar wordt bezien of wellicht een gedeelte van de afgetrokken btw moet worden terugbetaald middels de BUA correctie.

BUA berekening verstrekken eten en drinken aan het personeel

Aan het einde van het boekjaar moet worden nagegaan of de in aftrek gebrachte btw herziening behoeft, omdat het personeel is bevoordeeld. U of uw accountant maakt de volgende berekening:

1. aanschafkosten exclusief BTW van spijzen en dranken of van de grondstoffen daarvoor € a

2. opslag van 25% van € a = € b

+

———

3. theoretische omzet = € c

4. werkelijke omzet inclusief BTW = € d

—

———

5. positief/negatief verschil = € e

Is € e negatief , dat wil zeggen: de werkelijke omzet (het in totaal van het personeel ontvangen bedrag) is hoger dan de berekende theoretische omzet? Dan hoeft de in aftrek gebrachte btw niet te worden gecorrigeerd.

Is € e positief , en is de berekende theoretische omzet is dan hoger dan de werkelijke omzet? Dan moet u het bedrag € e delen door het aantal personeelsleden dat voor verstrekking van spijzen en dranken in aanmerking komt. Let wel, niet bepalend is het aantal personeelsleden dat feitelijk gebruikmaakt van de verstrekkingen.

Vervolgens zijn er twee mogelijkheden:

1. € e / totaal aantal personeelsleden is meer dan € 227. Als correctie op de in de loop van het jaar in aftrek gebrachte btw wegens het verstrekken van spijzen en dranken moet u aangeven bij vraag 5b: 6% van € e;

2. € e / totaal aantal personeelsleden is minder dan € 227, stel € x. In dit geval is van belang hoeveel de aanschaf- of voortbrengingskosten van de overige bevoordelingen hebben bedragen: stel € ij per personeelslid. De volgende berekeningen kunnen dan worden gemaakt:

   • (€ x + € ij) is € 227 of minder. De aftrek van btw wegens het verstrekken van spijzen en dranken wordt niet gecorrigeerd; ook voor de overige bevoordelingen blijft de aftrek van btw in stand.

   • (€ x + € ij) is meer dan € 227. Als correctie op de in de loop van het jaar in aftrek gebrachte btw wegens het verstrekken van spijzen en dranken moet u aangeven bij vraag 5b: 6% van € e. De overige bevoordelingen toetst u vervolgens afzonderlijk opnieuw aan de € 227-grens.

Praktijkvoorbeeld

Als u tijdens een werkoverleg maaltijden verstrekt aan werknemers op kantoor, moet u er rekening mee houden dat u de BTW die u heeft betaald over deze uitgaven, niet altijd mag aftrekken als btw. Dit blijkt uit een recent gepubliceerde uitspraak van Rechtbank Noord-Holland. Het BUA zorgt er volgens de Rechtbank voor dat de btw niet altijd aftrekbaar is.

In deze zaak ging het om een internationale onderneming die advocaten, notarissen en fiscalisten in dienst heeft. Iedere week worden er voor deze werknemers tijdens de lunchpauze of buiten kantooruren vaktechnische overleggen en cursussen georganiseerd zodat de werknemers zoveel mogelijk declarabele uren kunnen maken en het contact met de cliënten zo min mogelijk hinder ondervindt. De vaktechnische overleggen worden georganiseerd per afdeling (juridische discipline) en duren gemiddeld één à twee uur. Daarnaast vinden er bijeenkomsten plaats om de werknemers in het kader van de permanente educatie bij te scholen om te voldoen aan de eisen van permanente educatie die de verschillende beroepsorganisaties stellen en worden in voorkomende gevallen bij belangrijke ontwikkelingen extra bijeenkomsten gehouden. De werknemers zijn verplicht om aan de bijeenkomsten deel te nemen. Tijdens deze bijeenkomsten verstrekt de onderneming maaltijden. Het gaat meestal om broodjes met beleg voor € 5 tot € 10 per werknemer. Deze worden geserveerd in de vergaderruimte die voor de bijeenkomst wordt gebruikt en worden verzorgd door een cateringbedrijf. Het kantoor heeft een bedrijfskantine waar werknemers tijdens de lunchpauze, maar ook voor ontbijt en diner, maaltijden tegen betaling kunnen krijgen. Hiervoor werd vergoeding gevraagd. Het staat de werknemer vrij om zelf voor een maaltijd te zorgen.

De onderneming wil de BTW die zij had betaald over de maaltijden in aftrek brengen als btw. De inspecteur is het hier niet mee eens en legde een naheffingsaanslag BTW op.

Rechtbank Noord-Holland wees het beroep af en stelde de Belastingdienst in het gelijk. De rechter bevestigde dat de uitsluiting van de btw-aftrek op goederen en diensten die worden gebruikt voor persoonlijke doeleinden van personeel, niet geldt in geval een bijzondere omstandigheid de werkgever dwingt deze kosten voor eigen rekening te nemen. Dit kan, aldus de rechter, bijvoorbeeld aan de orde zijn bij het vervoeren en opslaan van inboedels van mensen die “voor de zaak” verhuizen. Het persoonlijke voordeel van de werknemer is daar van ondergeschikte aard.

De Rechtbank nam in haar oordeel de gelaagde structuur van de wetgeving als uitgangspunt, met als gevolg dat het Bua voorrang heeft op de Wet op de Btw 1968. In het Bua zijn een aantal goederen en diensten, waaronder maaltijden en drankjes, uitgesloten van de aftrek van btw voor zover de totale vergoeding per personeelslid boven de € 227 exclusief BTW uitkomt.

Zakelijk karakter?

Met andere woorden, de aftrek van btw op aan het personeel verstrekte spijzen en dranken kan worden uitgesloten, ongeacht of deze een zakelijk dan wel persoonlijk karakter dragen. Voor het verstrekken van spijzen en dranken aan het personeel geldt volgens de rechter daarentegen een speciale regeling in het BUA. De rechter voegde hier nog aan toe dat er geen twijfel over bestaat dat Nederland vanuit Europeesrechtelijke optiek bezien de btw-aftrek op bepaalde uitgaven mag uitsluiten zonder te kijken naar het doel van het gebruik van die uitgaven. Volgens de Rechtbank maakt het Bua dus geen onderscheid tussen maaltijden met een zakelijk of persoonlijk karakter.

Conclusie

De vraag in deze zaak is of de aftrek van btw is uitgesloten wanneer spijzen en dranken op kantoor worden verstrekt met het oog op bijvoorbeeld de continuïteit van de werkzaamheden tijdens een vergadering. Er is dan geen sprake van een verstrekking voor persoonlijke doeleinden, maar van zakelijke doeleinden. Wij verwachten dat tegen deze uitspraak hoger beroep wordt ingesteld.

Carola van Vilsteren is oprichter en eigenaar van Van Vilsteren BTW advies, www.btwadvies.com. Zij adviseert op het gebied van BTW. Werkzaamheden bestaan voor een deel uit het doorlichten van overheidsinstellingen en bedrijven op de aanwezigheid van risico’s, het uitvoeren van quick-scans en het schrijven van BTW-handboeken op maat. Daarnaast schakelen veel accountants- en belastingadvieskantoren zonder eigen BTW-specialist Van Vilsteren BTW advies in.