Van jaarrekening naar dagrekening

Door Michiel Wijma

Betrouwbaar financieel inzicht is één van de belangrijkste voorwaarden voor succesvol ondernemerschap. Zo blijft de ondernemer voortdurend in control en beter bestand tegen onverwachte situaties. Financieel inzicht betekent dat de ondernemer voortdurend weet hoe het bedrijf er op dat moment voorstaat.

De jaarrekening, de SBR-jaarrekening en het samensteldossier zijn nog steeds veel gebruikte verantwoordingsproducten, die financieel inzicht verschaffen achteraf voor de stakeholders. Maar de afgelopen jaren zien we een duidelijke verschuiving in het moment waarop verschillende werkzaamheden van de samenstellende accountant worden uitgevoerd. Van een duidelijke piek in het voorjaar tot meer spreiding gedurende het boekjaar. De volgende stap lijkt helder: van jaarrekening naar dagrekening, dagelijkse betrouwbare informatie voor de ondernemer. Maar is die stap ook echt binnen handbereik? 

Samenstellen op de traditionele manier
Om die vraag te kunnen beantwoorden, gaan we eerst even terug naar de samenstelpraktijk in 2010. Gemeengoed is dan vooral een werkproces waarbij de boekhouding op orde wordt gebracht, gecombineerd met het opbouwen van een jaarrekening. Dat wordt aangevuld met een, vaak uitgebreid, standaard werkprogramma per post. Velen van ons kennen de uitgebreide werkprogramma’s van de verschillende accountantskantoren en belangenverenigingen nog wel. Het samenstellen van de jaarrekening en het opbouwen van een samensteldossier zijn nog regelmatig gescheiden processen. De implementatie van de SBR-publicatiejaarrekening is net begonnen. Er gaan geluiden op om het samenstelproces anders aan te vliegen. Er moet een scheiding komen tussen de administratieve dienstverlening en het pure samenstelproces. Daarbij hoort een meer risicogerichte benadering van de posten. Er worden verschillende artikelen geschreven over risicogericht samenstellen. Aardig detail hierbij is dat ze vaak van de hand van een RA zijn. De risicogedachte is immers in de controlepraktijk dan al een tijdlang gemeengoed.           

Het administratieve proces verandert
Ook met de opkomst van cloudapplicaties verandert het administratieve proces. Deze trend is in 2010 al ingezet en zet flink door in de jaren daarna. De accountant of de afdeling boekhouding van het kantoor gaan de boekhouding samen met de klant doen. Facturatieprocessen worden geautomatiseerd en scan-en-herken-functies voor inkoopbonnen worden geïmplementeerd. De kwaliteit van de boekhouding gaat omhoog. Door online samen te werken, zit het accountantskantoor er meer bovenop. Een 100% uitgewerkte kolommenbalans komt sneller tot stand en is een opmaat naar een striktere scheiding tussen het proces voor de boekhouding en het samenstelproces.

4410, niet alleen de toetsers moeten even wennen
En zo ontstaat een ‘flinterdun’ 4410-dossier, waarin de 11 aspecten, voorgeschreven door de NBA, keurig terugkomen. Dit zorgt voor een lichte aardschok. Veel accountants vragen zich af: “Hoeft er nog maar zo weinig? Waar zijn alle aansluitingen vastgelegd? Zijn de standaard werkprogramma’s nu verdwenen?” De administratieve werkzaamheden inclusief de hygiëne controles op die werkzaamheden worden vastgelegd in een administratiedossier. Dit dossier is in principe niet bestemd voor toetsers. Veel standaardcontroles worden daarin vastgelegd. In het 4410-dossier ligt de nadruk op significante of hoog-risico-posten. Op deze posten worden klantspecifieke en uitgebreide werkzaamheden verricht en gedocumenteerd. 

Soms is het nog steeds een beetje eng. Mis je niets als je focus op risico’s gericht is? We doen liever iets te veel dan te weinig. Terecht, lijkt mij. Over de hele linie zien we een verschuiving van de werkzaamheden van een traditioneel samensteldossier naar een ADV/administratiedossier en een 4410-dossier. In het 4410-dossier zien we een meer risicogerichte aanpak, waarbij vooral op risicoposten uitgebreide werkzaamheden worden uitgevoerd. 

Doen we meer of minder?
Met de opsplitsing van het samenstelproces en de introductie van risicogericht samenstellen is het proces om te komen tot een jaarrekening, SBR-publicatiestukken en een samensteldossier transparant geworden. Het is helder welke eisen aan het dossier gesteld worden. Een strakke vastlegging van de hygiënecheck op de boekhouding is een winst. Ook al is deze niet wettelijk vereist. Laatst sprak ik een accountant die bovenstaande werkwijze heeft geadopteerd. Hij was duidelijk: “We doen minder, de kwaliteit is beter en de vastlegging transparanter”. 

Administratie op orde en nu?
Wat wordt de volgende stap, nu de administratiestraat en de samenstelstraat de afgelopen jaren geoptimaliseerd zijn? Er liggen kansen voor geautomatiseerde tussentijdse controles. Hierbij is standaardisatie het sleutelwoord. RGS kan hiervoor de oplossing zijn, mits breed en uniform doorgevoerd. Een brede standaard in Nederland zou prachtig zijn, adoptie van XBRL GL binnen Europa helemaal fantastisch. Waar wachten we nog op, zou je denken? 

In Nederland heeft ieder softwarepakket zijn eigen standaarden. Die vrijheid was er nu eenmaal. XBRL zorgt ervoor dat er nu een ‘tussenlaag’ met een standaard ontstaat. RGS kan ervoor zorgen dat ook in de fundering een standaard ontstaat. Eén van de problemen die opgelost zou moeten worden, is dat de standaard het startpunt moet worden en niet een tussenlaag, zoals nu XBRL en RGS in veel software. De legacy hiervoor is momenteel (te) groot en opnieuw beginnen is geen sinecure.

En nu door naar de dagrekening? 
Een aantal grotere accountantskantoren heeft een aantal jaren geleden de handschoen al opgepakt. Zij zijn aan de slag gegaan met het creëren van eigen standaarden, al dan niet gebaseerd op de beschikbare marktstandaarden. Een moedige stap, die zeker kansen biedt om een flinke voorsprong te nemen op de concurrentie. Immers, een standaard maakt het mogelijk om de stap te zetten naar voortdurende, geautomatiseerde controles door query’s op data. Een aantal kantoren is met softwareleveranciers aan de slag gegaan om meer te doen met de beschikbare data. De volgende stap lijkt binnen handbereik, maar is dat ook zo? 

Stel je voor, de data uit de boekhouding is beschikbaar in RGS. Ook de data uit de salarisadministratie is gestandaardiseerd. Beide systemen worden dagelijks (geautomatiseerd) bijgewerkt. Dat is een prima vertrekpunt voor het uitvoeren van geautomatiseerde controles. Starten maar met de query’s en de bouw van dashboards. Of maak hiervoor gebruik van de verschillende mogelijkheden die er al zijn in de beschikbare software. Vervolgens komen de verdiepingsvragen. Welke branchegegevens zijn relevant? Welke gegevens zijn er beschikbaar in andere systemen, zoals personeelsdata en ERP-informatie? Waar zitten de afwijkingen en waarom? Wat is echt relevant? 

Kortom, er zijn genoeg mogelijkheden om de stap de zetten naar een dagrekening. Standaardisatie en betrouwbaarheid van data zijn hiervoor het fundament. Vervolgens is het aan de softwareleveranciers om hiervoor generieke en specifieke oplossingen te ontwikkelen. Doorkoersen met RGS, XBRL (GL) en SBR is essentieel voor de volgende stap in de accountancy: zekerheid over financiële data, elke dag opnieuw. 
Deze stap zal hand in hand moeten gaan met het begrijpelijk presenteren van de dagrekening zodat de ondernemer daadwerkelijk inzicht krijgt om betere beslissingen te nemen. Uit het KVK-onderzoek ‘Grip op de tent: ondernemers over hun financieel inzicht’ blijkt niet voor niets dat ondernemers die in staat zijn om de cijfers te lezen, vaak beter presteren dan collega's die dat niet kunnen.

Michiel Wijma is managing director van MLE365, MLE ontwikkelt software voor de controle- en samenstelpraktijk. Samen met Visionplanner en als onderdeel van Visma, investeert MLE in innovatieve webapplicaties voor accountants en administratiekantoren.

Zowel Visionplanner als MLE zullen aanwezig zijn bij Accountancy Expo 2021. Meld je nu aan. 

[avg-advertorial slug=”accountancy-expo-2021-|-online-ontdekkingsreis”]