Column: financiële complexiteit frustreert voordelen M&A

Fusies en overnames zijn voor zakelijke dienstverleners uitgegroeid tot een kernstrategie die hen veel voordelen op kan leveren. Maar in de praktijk laten die beoogde voordelen helaas lang op zich wachten of blijven zelfs volledig uit. En dat heeft vaak te maken met de financiële complexiteit die ontstaat door gefragmenteerde systemen.

Vaak wordt er voor een fusie of overname namelijk wel stilgestaan bij de culturele en organisatorische complexiteit, maar de financiële struikelblokken worden vaak over het hoofd gezien. Dit blijkt ook uit recent onderzoek door Vanson Bourne onder 600 middelgrote tot grote zakelijke dienstverleners in Europa en de Verenigde Staten.

Leunen op Excel
Het gevolg hiervan is dat veel organisaties na een fusie of overname moeten werken met gefragmenteerde platforms, maar ook met handmatige workarounds en statische tools. Slechts 46 procent van de zakelijke dienstverleners heeft op dit moment een significant deel van het cashflowbeheer geautomatiseerd. Niet zo gek dus dat bijna de helft van alle respondenten (44%) nog altijd sterk leunt op Excel.

Deze financiële fragmentatie vormt een serieus bedrijfsrisico. Financiële teams zijn namelijk gemiddeld 44 uur per week kwijt aan het corrigeren van verschillen tussen systemen. Zelfs senior managers zeggen tot twee uur per week te besteden aan de reconciliatie van financiële gegevens voor de eindejaarsrapportage.

Maar wat kunnen bedrijven doen om dit te voorkomen? Hieronder volgen vier praktische tips.

1. Moderniseer je financiële architectuur
   Systemen die lokaal draaien, zijn niet ingericht op fusies en overnames. Een cloud-native platform biedt in dat geval een veel betere basis: het maakt het mogelijk om meerdere bedrijfsentiteiten te verbinden en te werken met geïntegreerde grootboeken, ingebouwde analysemogelijkheden en auditproof integraties. Automatisering is daarbij slechts de eerste stap. De financiële architectuur moet daarnaast flexibiliteit, transparantie en schaalbaarheid ondersteunen. Ook hiervoor zijn cloud-native platformen de juiste keuze.
2. Standaardiseer financiële kernprocessen
   Inconsistente rapportagekaders, uiteenlopende rekeningstelsels en niet-op-elkaar-afgestemde goedkeuringsworkflows leiden verderop in de keten vaak tot vertraging en extra handmatig werk. Door een gestandaardiseerde set van processen te implementeren, bij voorkeur gebaseerd op de juiste templates voor alle juridische entiteiten, kan de informatievoorziening aanzienlijk worden gestroomlijnd. Dit zorgt niet alleen voor een snellere doorstroming van gegevens, maar ook voor meer transparantie en controle binnen de organisatie.
3.  Maak prioriteit van real-time inzicht
   Financiële beslissers moeten zich richten op het creëren van real-time overzicht in plaats van rapportage achteraf. Dit vraagt om het terugdringen van handmatige taken zoals reconciliatie en het bijhouden van onkosten. Vervolgens kan de financiële afdeling zich richten op het modelleren van scenario’s, het opstellen van prognoses en het uitvoeren van real-time verschilanalyses.
4. Stel een integratiedraaiboek op met de hulp van een onafhankelijke expert
   Zakelijke dienstverleners hebben behoefte aan integratiedraaiboeken die herbruikbaar zijn bij elke nieuwe fusie of overname. Zo’n draaiboek beschrijft hoe systemen voorafgaand aan een deal worden geëvalueerd en hoe datamodellen op elkaar worden afgestemd. Daarnaast is het verstandig om te werken met een 100-dagenplan: een concreet actieplan voor de eerste maanden na de overname, waarin prioriteiten, verantwoordelijkheden en meetbare doelen helder zijn vastgelegd. Een externe partner kan hierbij helpen door het delen van hun ervaringen en best practices.

Integratie is de bottleneck, maar biedt ook kansen
Financiële systemen die langs elkaar heen werken, vormen niet alleen een intern probleem. Overnamepartijen houden namelijk binnen waarderingsmodellen steeds vaker rekening met het volwassenheidsniveau van de digitale infrastructuur van overnamekandidaten.

Een bedrijf met legacy systemen kan een lagere overnameprijs verwachten of zelfs volledig van de kandidatenlijst worden geschrapt. Dat geldt met name voor bedrijven met minder dan duizend werknemers die gebukt gaan onder een groot aantal handmatige taken.

Investeren in systemen
De onderzoeksresultaten liegen er niet om: de overgrote meerderheid van de zakelijke dienstverleners (90%) vindt dat het tijd is om in moderne systemen te investeren. Dit gaat niet alleen om operationele efficiëntie, maar ook de strategische haalbaarheid van fusies en overnames staat hierbij op het spel. Zonder een geïntegreerd overzicht van de financiële prestaties riskeren bedrijven tragere integraties, lagere waarderingen en teruglopende rendementen op hun fusie- en overnameactiviteiten.

De beste tijd om te investeren is nu. Niet alleen in tools, maar ook in een doordachte systeemstrategie die je organisatie klaarstoomt voor schaalvergroting, integratie en groei.