Claranet geeft Boschland Accountants regie terug over IT-omgeving

Boschland Accountants biedt werk aan zo’n 60 medewerkers verdeeld over vier vestigingen. De IT was voor het grootste deel ondergebracht bij een externe dienstverlener. “We wilden de stack helemaal zelf gaan beheren, met zo min mogelijk tussenkomst van een IT-partij,” geeft Gerard de Groot, systeem- en applicatiebeheerder bij Boschland, aan. De IT-medewerkers waren in de oude situatie nogal beperkt, beheer konden ze niet zelf uitvoeren op de manier waarop dat gewenst was. “Eigenlijk bleef onze rol beperkt tot het resetten van wachtwoorden en het verlenen van rechten.” 

In overleg met de directie werd besloten dat de IT-afdeling zelf de verantwoordelijkheid zou gaan dragen voor de complete IT. Outsourcing is voor veel bedrijven al decennia het mantra, waarom maakt Boschland een tegenovergestelde richting? “Voor kleinere ondernemingen is het volledig zelf uitvoeren van beheer vaak te duur,” legt De Groot uit. “Nu is het zo dat Boschland samen met andere bedrijven onderdeel uitmaakt van OndernemersKompas, een groep ondernemingen die samen 120 medewerkers telt en nog steeds groeit.” Dat maakte een meer zelfstandige rol niet alleen mogelijk, maar ook noodzakelijk om alle werknemers optimaal te kunnen bedienen.

Specialist om op terug te vallen
Daarbij zocht Boschland wel nog een externe partij waarmee goed samengewerkt kon worden. “Ze zochten een partij die als back-up kon dienen,” geeft Twan Willems, relatiemanager bij IT-dienstverlener Claranet aan. “En dat zowel letterlijk voor het verzorgen van een zekere redundantie, als figuurlijk: er moest een partij zijn die advies kon geven bij vragen.” 

Boschland, en de overige ondernemingen binnen OndernemersKompas, kozen voor samenwerking met Claranet na een marktverkenning. Gerard de Groot: “We gingen op zoek naar een partij die het meest geschikt was, en die naar onze mening de beste kwaliteit leverde tegen een goede prijs.” Naast de toenmalige dienstverlener werden ook de proposities van drie andere partijen onderzocht, voordat de keuze op Claranet viel. “Claranet stond overigens al wat langer bij ons op het netvlies. Er was al eens gesproken over wat zij voor ons zouden kunnen betekenen,” vertelt De Groot.

In de oude situatie draaiden alle applicaties in het datacenter van de dienstverlener, die ook het complete beheer verzorgde. Twan Willems: “Wij hebben bij de meeste applicaties de migratie gedaan vanuit dat datacenter naar SaaS-applicaties.” Bij één applicatie was dat niet mogelijk, namelijk bij Caseware. Dat is software die veel gebruikt wordt door accountants en die nog geen goede SaaS-variant kent. “Caseware hebben we daarom laten landen op Azure Virtual Desktop.” 

Naast Caseware richtte Claranet ook een nieuwe desktop in, werd Microsoft 365 uitgerold en hebben alle medewerkers nu een laptop die via Microsoft InTune wordt beheerd door de interne IT-afdeling. De back-ups van de data die in Microsoft 365 staan, verzorgt Claranet wel door middel van een Veeam-oplossing. Die back-ups landen bij de dienstverlener zelf in het datacenter. 

Caseware verhaal apart
Binnen het project nam de applicatie Caseware een aparte positie in. Deze applicatie wordt alleen door de medewerkers van Boschland gebruikt. De Groot: “Voor accountants is het echter een enorm belangrijke applicatie; daarmee maken ze onder meer jaarrekeningen.” 
Nu is het zo dat Caseware zelf de applicatie ook aanbiedt in een cloud variant, Caseware Cloud, maar die kan door grotere organisaties, zoals Boschland, momenteel nog niet worden gebruikt. “Onze klanten hebben een bepaald dossier, dat noemen we het Caseware dossier. Daar zit het complete jaarwerk in waarmee we de jaarrekening opmaken. Caseware Cloud voorziet daar niet in voor gebruik bij grotere klanten.”

Naast een cloud-variant biedt Caseware ook Caseware-on-Azure aan. De Groot: “Dat komt neer op de traditionele Caseware-omgeving die vervolgens op Azure landt, maar wel helemaal gebouwd is volgens de standaardstructuur en templates van Caseware zelf. Die omgeving is dus niet anders in te delen en te organiseren naar de wensen van een onderneming – en dat is nou net wat we juist wel willen. Het beperkt bijvoorbeeld je vrijheid om zelf het moment te kiezen waarop je updates draait.” Toch is uiteindelijk wel voor Azure gekozen om Caseware te laten draaien, maar dan door Claranet ingericht op de door Boschland gewenste manier.

Eerste klant
De specialisten van Claranet attenderen klanten in de accountancy al vaker op de mogelijkheid Caseware op een eigen Azure-omgeving te laten werken. Twan Willems: “We hebben deze oplossing ontwikkeld op basis van onze ervaringen met soortgelijke applicaties in andere branches en hadden al eerder kantoren met Caseware op Azure laten landen. We waren ervan overtuigd dat de oplossing die wij bouwen ook geschikt zou zijn voor Boschland.”

Concreet komt het erop neer dat er een scheiding wordt gemaakt tussen de applicatie WorkingPapers en de plek waar alle dossiers in Caseware staan. Twan Willems: “De dossiers staan niet langer op hardware bij de klant of bij een dienstverlener, maar bevinden zich in Caseware Cloud. Dat is overigens ondergebracht bij Microsoft.” De WorkingPapers staan binnen Azure Virtual Desktop. De Groot: “Die applicatie haalt het dossier op uit de Caseware Cloud. Het is in die zin dus een hybride oplossing.” Claranet bouwde een ’Proof of Concept’, en de medewerkers van Boschland testten deze demo-omgeving. “We hebben deze live getest met daarnaast de traditionele Citrix-omgeving. Onze variant functioneerde zeker zo goed, en vaak zelfs sneller dan wat de accountants gewend waren,” blikt Willems terug. 

Samenwerking met Claranet
In de zomer van 2022 startte het project en eind november is Boschland overgestapt op het nieuwe platform. Stap voor stap gaan nu ook de andere ondernemingen van OndernemersKompas over op de nieuwe omgeving.  Wat zijn de uitdagingen die Boschland en OndernemersKompas tegenkwamen bij dit project? De Groot: “De samenwerking met Claranet verliep heel goed, afgezien van enkele interne communicatieproblemen bij hen. Daar leerden we van dat we zaken goed moeten vastleggen.” 

Een groter probleem vormde de moeizame relatie met de vorige dienstverlener. Daar was sprake van een ingewikkelde opbouw van de stack, waardoor het niet eenvoudig was alles over te zetten naar de nieuwe situatie. “We hebben mede voor Claranet gekozen omdat ze alles zo konden inrichten dat wij, of een andere dienstverlener het eventueel heel eenvoudig over kunnen nemen.” Dit, nog los van het feit dat OndernemersKompas werkt met een eigen Microsoft 365-omgeving, waarvan de IT-staff zelf de beheerder is. De Groot: “Het geeft rust dat we voor 95% alles in eigen hand hebben.”

Claranet kijkt terug op een mooi project. “De doelstelling was dat wij bouwen, zij beheren en bij problemen kunnen ze zich bij ons melden. Dat is precies zoals het nu draait, en dat kan ook want hun IT-staff is erg goed. Ze zijn in staat snel te reageren op wensen uit de business.” Nu bestaat dat team uit 2,5 FTE. Maakt dat de organisatie niet kwetsbaar, is een vraag die zich opdringt. De Groot: “Natuurlijk weten wij alles van de systemen, maar mocht het noodzakelijk zijn, dan zijn er genoeg experts bij Claranet die kunnen inspringen.”

Referentiecase voor Claranet
Claranet realiseerde een interessante implementatie bij OndernemersKompas en meer specifiek bij Boschland, waar Caseware gebruikt wordt. “Dit is een vrij unieke opzet waarbij wij het voor elkaar hebben gekregen dat Caseware als een traditionele applicatie toch in een (public) cloud-omgeving draait,” stelt Twan Willems. “Het mooie van dit traject is voor ons ook dat we bevestigd zijn in onze overtuiging dat deze optie uit te voeren is met Caseware. De Boschland-organisatie kan nu moeiteloos op- en afschalen. De oplossing werkt snel en naar tevredenheid. Voor ons is het een perfecte referentiecase.”

Claranet neemt op 20 juni deel aan de Accountancy Expo en is te vinden op stand M8

[avg-advertorial slug=”accountancy-expo-2023-secure-your-business”]