Businesscase: elektronisch factureren bij Autogrill

Partnerbijdrage van:

“In januari 2017 zijn wij begonnen aan een project ten aanzien van de digitalisatie van facturen.” Aan het woord is Krisja Henderickx, accounting supervisor bij Autogrill. 

Autogrill is een Italiaanse keten van onder andere wegrestaurants en restaurants op treinstations. Het heeft inmiddels 62.500 mensen in dienst in 5.500 filialen op 1.200 locaties in 43 landen. Krisja is verantwoordelijk voor onder andere de digitalisatie van de boekhouding van de organisatie. 

Henderickx: “Initieel hebben wij ons hierbij gefocust op de grootste leveranciers, zoals Sligro. Per jaar ontvingen we van hen meer dan 8.000 facturen per post. Iedere factuur moest afzonderlijk gescand worden en per factuur moesten we in het toenmalige boekhoudsysteem registreren wat de factuur betreft, wie accordeert, etc. Veel tijd waren we kwijt aan deze afhandeling, vooral rondom de maandafsluitingen.

Nadat we onze neus een keer goed gestoten hadden, zijn we via Sligro in contact gekomen met onze huidige leverancier, Storecove. Het stroeve begin met de eerdere leverancier hebben zij ruimschoots goedgemaakt; de samenwerking ging supervlot. En dat zeg ik niet om hen op een voetstuk te plaatsen.

Een technisch verhaal in alle simpelheid gebracht: zij hebben het XML bestand ontwikkeld waarbij Sligro als verzender aangesloten werd en Autogrill als ontvanger. Facturen komen nu elektronisch in het boekhoudpakket als uitgewerkt boekingsvoorstel. Niets hoeft meer ‘overgetikt’ te worden; het proces van welk artikel op welke grootboekrekening dient te komen, is volledig geautomatiseerd. De resultaten zijn zo succesvol dat we inmiddels ook alle AC restaurants hebben laten aansluiten.”