BTW en administratieve verplichtingen

De Algemene Wet inzake Rijksbelastingen kent voor ondernemers een algemene administratieplicht. Daarnaast zijn voor de BTW bijzondere administratieve eisen gesteld. Die administratie is onder andere nodig om correcte BTW-aangifte en opgaaf intracommunautaire prestaties te kunnen doen.

Administratieve verplichtingen

Degenen die aan de administratieve verplichtingen voor de BTW moeten voldoen, kunnen worden verdeeld in de groepen ondernemers die geen volledige BTW administratie hoeven bij te houden en ondernemers die wel een volledige BTW administratie moeten bijhouden.

Geen volledige administratie

Ondernemers die uitsluitend vrijgestelde prestaties verrichten, zoals medische, sociale of culturele diensten, moeten voldoen aan de algemene administratieplicht. Als zij geen BTW verschuldigd zijn en ook geen voorbelasting in aftrek kunnen brengen, worden er voor wat betreft de BTW geen aanvullende eisen aan de administratie gesteld. Wel zal vanuit hun administratie moeten blijken dat de prestaties zijn vrijgesteld BTW.
Ondernemers kunnen ook een ontheffing van administratieve verplichtingen krijgen vanwege de Kleine Ondernemers Regeling (KOR). Als een ondernemer jaarlijks minder dan € 1.883 aan BTW verschuldigd is, kan de KOR worden toegepast. Op basis van de KOR krijgt de ondernemer een belastingvermindering. Is op jaarbasis minder dan € 1345 aan BTW verschuldigd, kan tevens verzocht worden om ontheffing van de administratieve verplichtingen.

Ook ondernemers die onder de landbouwregeling of veehandelsregeling vallen, alsmede rechtspersonen die geen ondernemer zijn maar wel een BTW-nummer hebben, hoeven geen volledige administratie bij de houden.

Wel volledige administratie

Een ondernemer die zowel vrijgestelde als belaste prestaties verricht, zal met betrekking tot de belaste prestaties volledig aan de administratieve verplichtingen moeten voldoen. Bovendien zal de administratie van deze ondernemer op duidelijke en overzichtelijke wijze de gegevens moeten inhouden die nodig zijn voor de vaststelling van de af te trekken voorbelasting. Er moet dus een duidelijk onderscheid zijn tussen belaste en vrijgestelde prestaties.

De administratie moet op duidelijke en overzichtelijke wijze worden bijgehouden, en met vermelding van de nodige bijzonderheden, zodat daaruit altijd duidelijk de gegevens van de te heffen BTW en Opgave Intracommunautaire prestaties blijkt.

LET OP!
De ondernemer is verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren. In verband met de herzieningstermijn moeten gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken 10 jaar worden bewaard. De 10 jaarstermijn geldt ook voor de ondernemer die elektronische diensten verricht aan particulieren in een ander EU-land en voor de BTW afdracht gebruik maakt van het Mini One Stop Shop systeem (MOSS).

Factuurverplichtingen

De administratieve verplichtingen voor de BTW zijn voor een groot gedeelte gericht op facturering. De reden hiervoor is dat de BTW als uitgangspunt het factuurstelsel kent.

De factuur is één van de belangrijkste en meest uitgewisselde documenten in het handelsverkeer. De factuur heeft zowel de functie van een uitnodiging tot het betalen van het op de factuur vermelde bedrag als van een bewijs voor het uitoefenen van het recht op aftrek van BTW. Uit de administratie die wordt bijgehouden moet duidelijk blijken hoeveel BTW er door de ondernemer moet worden afgedragen. In de praktijk betekent dit dat per tijdvak de volgende zaken moeten worden bijgehouden:

• facturen die de ondernemer zelf uitschrijft

• facturen die de ondernemer moet betalen

• uitgaven

• ontvangsten

• privégebruik van goederen en diensten

Dit kan worden bijgehouden in de vorm van een verkoopboek, inkoopboek en kas- en bankboek.

Het uitreiken van de factuur moet geschieden binnen de wettelijke termijn, waarbij het uitgangspunt is dat de factuur moet worden uitgereikt uiterlijk de vijftiende dag na de maand waarin hij de goederenlevering of de dienst heeft verricht.

LET OP!
Doet de ondernemer zaken met het buitenland, of handelt de ondernemer in margegoederen, dan gelden er extra administratieve verplichtingen.

LET OP!

Als de leverancier een prestatie levert aan een particulier is hij niet verplicht een factuur uit te reiken.

De ondernemer mag zelf bepalen of hij de facturen op papier of digitaal verstuurt. Als extra voorwaarde bij een digitale factuur geldt dat de afnemer ermee akkoord moet gaan dat de leverancier digitaal factureert. Als de afnemer zonder commentaar op de elektronische verzending de factuur verwerkt en betaalt, wordt hij geacht de elektronische verzending van de factuur te hebben aanvaard.

Factuurvereisten

Als een factuur moet worden uitgereikt, moet deze de volgende gegevens bevatten:

• De datum waarop de factuur is uitgereikt;

• Een opeenvolgend nummer;

• Het BTW-identificatienummer waaronder de ondernemer de levering of de dienst heeft verricht;

• Het BTW-identificatienummer van de afnemer aan wie de levering of de dienst is verricht als:

  • de verschuldigde BTW van die afnemer wordt geheven;

  • die levering een intracommunautaire levering is;

• Naam en adres van de ondernemer die de levering of dienst verricht;

• Naam en adres van de afnemer;

• De hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of de omvang en de aard van de verrichte diensten;

• De datum waarop de levering of de dienst heeft plaatsgevonden of die is voltooid of de datum waarop de vooruitbetaling is gedaan;

• De vergoeding met betrekking tot elk tarief of elke vrijstelling;

• De eenheidsprijs exclusief BTW en de eventuele vooruitbetalingskortingen en de andere kortingen als die niet in de eenheidsprijs zijn begrepen;

• Het toegepaste BTW-tarief;

• Het BTW-bedrag;

Besluit Staatssecretaris

De Staatssecretaris heeft in december 2014 een geactualiseerd besluit gepubliceerd met betrekking tot de administratieve en factureringsverplichtingen in de BTW. Het besluit gaat met name om de inrichting van de administratie en het factureren. De highlights van het besluit zijn hierna opgenomen.

Facturering op verzoek

Detailhandelaren en uitgevers die zowel aan ondernemers als consumenten leveren hoeven pas een factuur uit te reiken als de afnemer daarom vraagt. Deze bijzondere regeling voor facturering op verzoek geldt niet als de detailhandelaar of uitgever weet of in redelijkheid moeten weten dat zijn afnemer ondernemer is.

Herziening ten onrechte of teveel betaalde BTW

Bij herziening van ten onrechte of te veel berekende BTW zal de factuur moeten worden aangepast. Het herstel van de factuur moet op zodanige wijze gebeuren, dat de BTW aan de afnemer wordt vergoed indien anders sprake zou zijn van ongerechtvaardigde verrijking bij de opsteller van de factuur.

Van ongerechtvaardigde verrijking is bijvoorbeeld sprake als een prijs exclusief BTW is overeen gekomen welke verhoogd wordt met verschuldigde BTW.

Verzoek als bezwaargrond

Een verzoek om herziening van ten onrechte berekende BTW of te veel berekende BTW wordt als bezwaargrond tegen de verschuldigdheid van de BTW aangemerkt. Dit betekent dat op basis van een dergelijk verzoek bezwaar kan worden gemaakt bij de Belastingdienst. Daarbij wordt duidelijk gemaakt binnen welke termijn de herziening van te veel of ten onrechte in rekening gebrachte BTW moet plaatsvinden.

De wettelijke termijnen van bezwaar en beroep gelden ook voor verzoeken gericht tegen de verschuldigdheid van de ten onrechte gefactureerde BTW of te veel gefactureerde BTW. Deze termijn bedraagt zes weken. Als het bezwaarschrift niet ontvankelijk is vanwege termijnoverschrijding en beroep ook niet mogelijk is, maar dit verzoek wel is ontvangen binnen een termijn van vijf jaren na het jaar waarin de ten onrechte of te veel BTW in rekening werd gebracht, zal de bevoegde inspecteur het verzoek ambtshalve in behandeling nemen.

Kasstelsel voor exploitant webwinkel

De exploitant van een webwinkel geldt voor de toepassing van het kasstelsel als een winkelier, waardoor het kasstelsel op de inkoop moet worden toegepast, in plaats van het gebruikelijke factuurstelsel. Als een winkelier toch het factuurstelsel wil toepassen moet hij dit schriftelijk aan de Belastingdienst melden.

Opgaaf ICP voor zelfde tijdvak als BTW-aangifte

In het besluit is een verduidelijking opgenomen met betrekking tot de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP). De verduidelijking houdt in dat goedgekeurd wordt dat ondernemers hun ‘Opgaaf ICP’ over dezelfde periode kunnen indienen als hun jaaraangifte voor de BTW. Als nieuwe voorwaarde is hiervoor opgenomen dat er geen aanwijzing en geen gevaar van BTW-fraude mag zijn. De voorwaarden voor het indienen van de opgaaf ICP over hetzelfde tijdvak als de jaaraangifte voor de BTW zijn als volgt:

1. Het jaarlijkse totaalbedrag van de leveringen en diensten van de ondernemer, exclusief BTW, bedraag niet meer dan € 200.000;

2. Het jaarlijkse totaalbedrag van de intracommunautaire prestaties van de ondernemer, exclusief BTW, bedraagt niet meer dan € 15.000;

3. De intracommunautaire leveringen betreffen geen leveringen van nieuwe vervoermiddelen;

4. De ondernemer moet zijn competente inspecteur schriftelijk verzoeken om toepassing van de goedkeuring om uitreiking van de Opgaaf ICP op jaarbasis. Het verzoek moet de volgende inlichtingen bevatten:

   • De verwachte jaaromzet exclusief BTW;

   • De verwachte omvang van de ICP’s;

   • een verklaring van de ondernemer dat de intracommunautaire leveringen geen Leveringen van nieuwe vervoermiddelen zijn;

   • Een verklaring van de ondernemer dat hij de inspecteur onverwijld zal melden, als hij niet meer aan de voorwaarden van deze goedkeuring voldoet.

5. Een verzoek wordt met ingang van het jaar volgend op het jaar van de indiening van het verzoek toegekend, tenzij het verzoek vóór 1 mei van het lopende jaar is ontvangen door de inspecteur. In dat geval wordt het verzoek toegekend met ingang van het lopende jaar;

6. Er mogen geen aanwijzingen zijn of het gevaar bestaan dat de ondernemer betrokken is (geweest) bij BTW-fraude.

Wordt aan al deze voorwaarden voldaan, dan dient de ondernemer een jaarlijkse BTW-aangifte in en heeft de inspecteur met het verzoek ingestemd, dan mag ook de Opgaaf ICP op jaarbasis worden ingediend.

Tot slot

Het besluit van de Staatssecretaris is met name van praktische waarde voor ondernemers die met deze specifieke verplichtingen te maken hebben. Andere ondernemers moeten hoe dan ook altijd voldoen aan de administratieve en facturatie verplichtingen die op hen van toepassing zijn.

Bron: MvF 06-12-2014, nr. BLKB 2014/704M

Carola van Vilsteren is oprichter en eigenaar van Van Vilsteren BTW advies, www.btwadvies.com. Zij adviseert op het gebied van BTW. Werkzaamheden bestaan voor een deel uit het doorlichten van overheidsinstellingen en bedrijven op de aanwezigheid van risico’s, het uitvoeren van quick-scans en het schrijven van BTW-handboeken op maat. Daarnaast schakelen veel accountants- en belastingadvieskantoren zonder eigen BTW specialist van vilsteren BTW advies in.