Boekhoudsoftware: 4 tips om succesvol over te stappen

Overstappen naar nieuwe boekhoudsoftware gaat niet over één nacht ijs. Jij bent ervan overtuigd dat het accountantskantoor zal floreren door automatisering en digitalisering, maar dat wil niet zeggen dat medewerkers en klanten meteen hetzelfde enthousiasme delen. Hoe je hier succesvol mee omgaat, lees je in dit blog aan de hand van 4 tips.

Het werkt beter, efficiënter én verhoogt het werkplezier. Doelgerichte digitalisering helpt accountantskantoren vooruit, daar twijfel je niet aan. Daarom wil je overstappen naar nieuwe, online boekhoudsoftware. Maar bij het doorvoeren van de nodige veranderingen blijkt ineens dat de je medewerkers en je klanten niet zo happig zijn en je tegen stribbelingen aanloopt.

In managementliteratuur is veel aandacht voor de vraag waarom veranderen vaak zo lastig is. Over de fundamentele oorzaak ervan is men het – ondersteund door wetenschappelijk onderzoek – meestal wel eens: het is vooral onzekerheid die mensen tegenhoudt om spontaan verandering te omarmen. ‘Zomaar’ het oude, vertrouwde inruilen voor iets nieuws, daar schrikken we voor terug.

In principe is dat goed te begrijpen. Maar hoe werkt het in de praktijk? Meer dan eens wordt te gemakkelijk aan deze onzekerheid voorbijgegaan. Bijvoorbeeld omdat medewerkers die niet expliciet benoemen. Of omdat het leiderschap de onzekerheid niet erkent. Bijvoorbeeld als een manager vertwijfeld uitroept: ‘Ik heb toch honderd keer uitgelegd wat er moet gebeuren?’

Hoe ga je dan wél goed met deze onzekerheid om? Wij geven vier tips waarmee je succesvol het draagvlak voor nieuwe plannen kan vergroten.

1. Vertel een helder verhaal
Met helderheid, eerlijkheid en consistentie zijn al veel misverstanden en onzekerheden uit de weg te ruimen. Vage, telkens van toon en inhoud wisselende verhalen bereiken het tegendeel. Wees dus open en duidelijk over de plannen, over de gevolgen ervan voor alle betrokkenen, over de risicofactoren en over de te verwachten resultaten.

2. Implementeren boekhoudsoftware: zorg dat de verandering uitvoerbaar is
Dat klinkt logisch, maar veel implementaties van vernieuwingen mislukken omdat de mensen die het werk moeten doen niet over de middelen, de vaardigheden of de goede houding beschikken om zich te kunnen aanpassen. De plannenmakers hebben daar vooraf onvoldoende bij stilgestaan, vaak vanuit de pragmatische gedachte: ‘we gaan gewoon aan de slag’. Maar dan moeten mensen daartoe wel in staat gesteld worden. Stel jezelf daarom vragen zoals: welke extra middelen hebben ze nodig? En zijn er trainingen nodig?

3. Geef het goede voorbeeld
Stapt je kantoor over op nieuwe boekhoudsoftware? Dan helpt het niet als de manager of directeur zelf zo lang mogelijk de oude programma’s blijft gebruiken of er af en toe een Excel-sheet bij pakt. Als je wilt uitstralen dat de verandering een verbetering zal zijn, laat je dat ook zien in je gedrag. Doe je dat niet, dan geef je de omgeving alle aanleiding te twijfelen aan het nut en noodzaak van de veranderingen.

4. Kies het perspectief van de gebruiker
Weet je bij het bedenken van de veranderplannen precies hoe die uitpakken voor het dagelijks werk van alle betrokkenen? Het draagvlak van die plannen zal veel groter zijn als je – in het geval van nieuwe boekhoudsoftware – medewerkers en ook klanten laat meedenken en meebeslissen over de manier waarop de overstap zou moeten verlopen.

De volgende stap
Volg je deze adviezen op dan maak je veel meer kans dat de overstap naar nieuwe boekhoudsoftware succesvol is. Omdat alle betrokkenen precies weten waar ze aan beginnen, omdat ze beschikken over de middelen en vaardigheden om het uit te voeren en omdat ze zelf een stem hebben gehad in de manier waarop de overstap plaatsvindt. De volgende stap waar jij dan over moet nadenken is de vraag welke boekhoudsoftware het moet worden.

Alle focuspunten nog eens op een rijtje, zodat je geen belangrijke stappen overslaat? Download dan onze handige checklist: Overstappen naar nieuwe boekhoudsoftware via onderstaande afbeelding.