Besluit elektronische deponering handelsregister gepubliceerd

Dit besluit schrijft de wijze voor waarop deponering langs elektronische weg geschiedt, door welke groepen rechtspersonen, en geeft eveneens aan welke bescheiden langs elektronische weg gedeponeerd dienen te worden.

In een tijd waarin bedrijfsadministraties steeds meer gebruik maken van elektronische boekhoudsystemen, mag van bedrijven worden verlangd dat zij de jaarrekening langs elektronische weg naar de Kamer van Koophandel verzenden. Gegevens kunnen tegenwoordig elektronisch worden bewerkt op zodanige wijze dat met dezelfde gegevens automatisch verschillende soorten rapportages kunnen worden samengesteld en verzonden die ieder een ander doel dienen. Ondernemersorganisaties hechten ook sterk aan het principe van verplichte deponering van de jaarrekening in een gestructureerd elektronisch formaat.

Teneinde de voordelen van deze wijze van aanlevering zoveel mogelijk te benutten, is het overheidsbeleid om voor massale, jaarlijks terugkerende processen toe te werken naar breed gebruik van een uniforme standaard: Standard Business Reporting (SBR). Dit is een methodiek die gebruik maakt van open standaarden op basis waarvan leveranciers van softwarepakketten hun producten kunnen aanbieden. Het elektronisch op gestandaardiseerde wijze deponeren van de jaarrekening op basis van SBR is op vrijwillige basis reeds enkele jaren mogelijk voor rechtspersonen als bedoeld in artikel 2:396, eerste lid, van het Burgerlijk Wetboek, de categorie kleine rechtspersonen.

Daarbij zijn in de loop der jaren allerlei initiatieven ontwikkeld die het gebruik van SBR beogen te bevorderen. Door al dit soort inspanningen neemt het aantal via SBR gedeponeerde jaarrekeningen inmiddels beduidend toe. In 2013 werd circa 4% van alle jaarrekeningen via SBR gedeponeerd in het handelsregister, in 2014 circa 12% en in 2015 circa 21%. Tegelijkertijd is SBR niet in alle (software)producten, noch bij alle partijen (vooral intermediairs en ondernemers) structureel verankerd, waardoor er in de praktijk nog geen sprake is van grootschalig gebruik. Een belangrijke drempel voor grootschalig gebruik is gelegen in de kosten voor de ontwikkeling en aanschaf van geschikte programmatuur.

 Investeringen in de ontwikkeling van financiële software blijven nu nog te vaak achterwege doordat er bij leveranciers onvoldoende zekerheid is dat ondernemers die software inderdaad grootschalig zullen afnemen. De keuze van SBR als overheidsstandaard dient zodanig duidelijk en eenduidig te zijn dat dit tot voldoende waarborgen voor toepassing leidt, waardoor van de voordelen van SBR optimaal geprofiteerd kan worden. Elk jaar zijn ondernemingen tijd en geld kwijt het opstellen en controleren van de jaarrekening. Ook de Kamer van Koophandel wordt jaarlijks met (hoge) verwerkingskosten geconfronteerd: bescheiden die bij de Kamer van Koophandel via verschillende kanalen en in verschillende vormen binnenkomen, worden ontvangen, gescand, verwerkt in de interne systemen en openbaar gemaakt. Om de regeldruk te verminderen wil het kabinet de elektronische dienstverlening van de overheid verbeteren.

Er is overeenstemming bereikt met een breed veld aan belanghebbenden, zoals het publiek-private SBR-Beraad, met vertegenwoordigers van onder meer VNO-NCW en MKB-Nederland en de Nederlandse Beroepsorganisatie voor Accountants, om de verplichting voor het elektronisch deponeren in werking te laten treden.

De Wet tot wijziging van de Handelsregisterwet 2007, het Burgerlijk Wetboek en de Wet op de formeel buitenlandse vennootschappen in verband met deponering van bescheiden in het handelsregister langs elektronische weg en het Besluit elektronische deponering handelsregister treden in werking met ingang van 1 juli 2016.

• Besluit elektronische deponering handelsregister