‘Beperkt aanbod accountancysoftware voor digitaal dossierbeheer met ondersteuning van werkprogramma’s’

Voor deze nieuwe versie is aan leveranciers van dergelijke software gevraagd antwoord te geven op meer dan 100 vooraf gespecificeerde eigenschappen. In vorige versies gold alleen dat software voor digitaal dossierbeheer ook werkprogramma’s moest ondersteunen, maar verder was het leveranciers vrij om naar eigen inzicht een specificatie van hun software te beschrijven. Deze laatste vrijblijvendheid is nu vervangen door een uitgebreide lijst met eigenschappen op gebieden als: support, installatiemodel & techniek, implementatie, kosten en gebruikersaspecten. Hiernaast zijn tal van functionele eigenschappen gevraagd, onderverdeeld naar: relatiegegevens, algemene dossier-/opdrachtgegevens en ondersteuning dossiersoorten, de uitvoering van opdrachten, beveiliging, planning & voortgang, faciliteiten rondom werkprogramma’s, auditfuncties, correspondentie, rapportages, archivering, documentbeheer, koppelingen met andere systemen en integratie met een office omgeving. Hierdoor kan de lezer van het rapport een gedegen vergelijking maken tussen de software die aangeboden wordt.
 
Om het rapport compleet te maken is aan branche- en belangenorganisaties in de accountancy gevraagd mee te werken aan het rapport door met name antwoord te geven op de vraag voor welke opdrachten werkprogramma’s worden geleverd en welke softwareleveranciers vervolgens deze werkprogramma’s ondersteunen. Betreffende brancheorganisaties hebben, op een na, bijgedragen aan het rapport door hun antwoord op genoemde vragen en in de vorm van aanvullende informatie.
 
Het aanbod van software voor digitaal dossierbeheer die ook werkprogramma’s ondersteunen is zonder meer beperkt te noemen. Vijf leveranciers hebben de eigenschappen voor hun software opgegeven. Volgens de softwarematrix uit het  recente rapport  ‘ICT Accountancy softwaregids 2015’ zijn er acht leverancier met softwaresystemen in de categorie digitaal dossierbeheer met ondersteuning van werkprogramma’s.  Een van deze leveranciers levert een specifieke oplossing voor ‘online assessments’ en is niet gevraagd de complete lijst met eigenschappen op te geven en twee leveranciers hebben (nog) niet gereageerd op deze uitgebreide uitvraag.

‘Dat het aanbod van software voor digitaal dossierbeheer met ondersteuning van werkprogramma’s zo beperkt is, heeft te maken met de complexiteit van dergelijke software. Ook is opmerkelijk dat er geen standaard in de branche is om werkprogramma’s aan te leveren aan softwaresystemen. Er moeten voor dit laatste telkens bilateraal afspraken worden gemaakt per branche- en belangenorganisatie enerzijds en softwareleverancier anderzijds. Dat laatste is natuurlijk verre van efficiënt,’ aldus constateert de auteur van het rapport, Gerard Bottemanne.
 
Enkele conclusies uit het rapport zijn:
• Naast het  samenstellen en controleren van de jaarrekening zijn er steeds meer andere opdrachten waarvoor werkprogramma’s beschikbaar zijn. Zo worden genoemd in het rapport:  due dilligence, inbreng in natura, subsidiecontroles, verzekerd belang en Horizontaal Toezicht.
• Op de vraag of sprake is van web(based) applicaties antwoordt slechts één leverancier bevestigend met de opmerking dat sprake is van een ‘lokale webapplicatie’. Geconcludeerd kan worden dat de overgang naar web(based) applicaties voor digitaal dossierbeheer nog niet echt gemeengoed is voor betreffende toepassingen.
• Gelijktijdig samenwerken aan één dossier is niet bij alle toepassingen mogelijk. Dit is natuurlijk een aandachtspunt voor kantoren waar wel meerdere medewerkers tegelijkertijd aan één dossier werken.
• Opvallend is dat het plannen van opdrachten en daarop volgend het volgen van de voortgang per medewerker zeker geen gemeengoed is. Terwijl plannen en het volgen van de voortgang toch verwacht mag worden van een professioneel kantoor met meerdere medewerkers. Dit laatste moet dan in een aantal gevallen op een andere manier opgelost worden, zo luidt de conclusie;
• Direct een mail (met bijlage) zenden vanuit een opdracht is ook geen gemeengoed, maar het opnemen van een ontvangen mail met bijlage is op één na in alle pakketten mogelijk;
• Het zoeken in gekoppelde documenten (denk aan aangeleverde stukken door de klant) is slechts bij twee toepassingen mogelijk. Daarentegen wordt een directe integratie met Office toepassingen als MS Word en MS Excel volgens de gegeven antwoorden wel ondersteund.
 
Sommige antwoorden door leveranciers tonen aan dat nader onderzoek van gegeven antwoorden gewenst is bij een uiteindelijke pakketselectie. Denk aan het zoeken in gekoppelde documenten. Wordt hier dan ‘full-tekst’ gezocht in betreffende documenten of alleen op vooraf per document opgegeven ‘meta-data’. Een verschil dat van wezenlijk belang kan zijn. En op de vraag of ‘alleen lezen’ mogelijk is van een dossier, wordt bijvoorbeeld als antwoord gegeven dat dit kan door via Windows een file op ‘read only’ te zetten. De vraag is natuurlijk of dit strookt met de procedures binnen een kantoor wat betreft toegang tot bepaalde Windows-functies.

Het complete rapport ‘Digitaal dossierbeheer en werkprogramma’s 2015’ met alle individueel gegeven antwoorden op de meer dan honderd eigenschappen is gratis beschikbaar via http://www.softwarepakketten.nl/cmm/swp/aanvraag_download.php?id=45&bronw=2.