Bedrijfsprocessen koppelen aan de online boekhouding

We digitaliseren steeds meer. Binnen de bedrijven van je klanten gaat waarschijnlijk ook al heel veel digitaal. De gegevens van hun klanten worden niet meer in een kaartenbak bewaard, maar staan in een in een CRM-systeem. De bonnen tellen ondernemers vaak niet meer handmatig op, maar worden ingelezen in een kassasysteem. Dat scheelt veel tijd en moeite en de kans op fouten is kleiner dan wanneer je klant handmatig cijfers doorvoert.

Koppelen
De volgende stap in dit proces van digitaliseren en automatiseren, is het koppelen van al deze software. Dat betekent dat al deze bedrijfsprocessen integreren tot een groot systeem met als kloppend hart, het online boekhoudprogramma. Alle cijfers stromen dan automatisch de administratie in, zodat deze altijd up-to-date en foutloos is. 

Onderstaande infografic geeft een beeld van de bedrijfsprocessen waaraan je kunt denken. Dit is een voorbeeld uit de Retail.

Bekijk hier de interactieve Retail productiestraat en klik op de iconen om meer over de betreffende koppelingen te lezen. 

Voorspellingen maken
Door processen te automatiseren en te koppelen, kan de ondenemer veel tijd en geld besparen én beter inspelen op ontwikkelingen. Vroeger leverden ondernemers hun cijfers in en kon de accountant hen vertellen hoe het in de afgelopen periode met hun bedrijf is gegaan. Met een goed ingerichte productiestraat is het mogelijk van dag tot dag te bekijken hoe het gaat en voorspellingen te maken. Een vakantiepark kan bijvoorbeeld data over het weer en over vakantiedagen in Duitsland in zijn systeem verwerken. Voorspellen wanneer het druk wordt en daar je personeelsplanning op aanpassen, wordt dan een stuk eenvoudiger.

Kassasoftware koppelen
Maar er zijn voor elk bedrijf slimme, unieke oplossingen te bedenken. In de retail kun je bijvoorbeeld denken aan het installeren van beveiligingscamera’s in de winkels die klanten tellen, en deze data koppelen aan de software van de kassa. Je weet dan hoeveel klanten er op elk moment in je winkel zijn en hoeveel van hen ook iets kopen. Dat is informatie waarmee je vervolgens je winkel kunt verbeteren. 

De voordelen van het inrichten van een productiestraat voor je klant zijn:

• Tijdbesparing
  Je klant hoeft gegevens nog maar één keer in te voeren of deze invoering gaat helemaal vanzelf. Hij is dus minder tijd kwijt met het bijwerken van zijn administratie.
• Minder kans op fouten.
  Fouten maken is menselijk. Door een productiestraat in te richten, laat je bedrijfsprogramma’s zoveel mogelijk met elkaar communiceren, zonder dat iemand iets hoeft over te tikken. De kans op fouten wordt daardoor kleiner.
• Betere stuurinformatie.
  Als de bedrijfsprogramma’s altijd automatisch zijn bijgewerkt, heb je in je online boekhoudprogramma op elk moment inzicht in hoe het bedrijf er voorstaat. Ook kun je er meer managementinformatie uithalen, zoals de omzet per werknemer of de marge per artikel. Daar kan een ondernemer zijn bedrijf mee verbeteren.

Specialiseren
Met je accountants- of administratiekantoor ben jij de perfecte partner om je klanten te adviseren deze productiestraat in te richten. Je kunt je klant helpen bij het in kaart brengen van zijn processen en het automatiseren daarvan. Welke processen zijn het belangrijkst, waarmee kan je klant zijn bedrijf verbeteren? Het adviseren hierover wordt een stuk makkelijker als jij je hebt gespecialiseerd in een branche.

Er is ontzettend veel mogelijk en je moet je klant goed kennen om de juiste software te vinden. Inmiddels bestaan er veel verschillende softwareprogramma’s die allemaal technisch en functioneel goed zijn en kunnen worden gekoppeld aan de boekhoudsoftware. Jij kunt je klant adviseren in het kiezen van de juiste software, mits je goed weet waar hij behoefte aan heeft. Daarvoor moet jij je klant de juiste vragen hebben gesteld. En dat gaat het best als je de branche goed kent. Maar als jij met je klant een productiestraat kunt inrichten, help je hem om zijn bedrijf efficiënter te maken en de marges te verhogen. Zeker voor kleinere bedrijven is er nog heel veel te winnen.

Wil je meer weten over softwareprogramma’s die aan de boekhouding te koppelen zijn? Lees het online magazine ‘Slim samenwerken in Retail‘. 

[Door: Marieke van Amersfoort. Twinfield @ Wolters Kluwer SAAS, online boekhouden, De online accountant, Boekhoudbundel.]