BDO: Let op administratie van werkkostenregeling

BDO komt met een voorbeeld uit de praktijk: “Een IT-bedrijf krijgt een loonbelastingcontroleur op bezoek. Door middel van een steekproefsgewijs onderzoek wordt een controle uitgevoerd. Het IT-bedrijf denkt de WKR-administratie netjes op orde te hebben. De controleur van de Belastingdienst kijkt daar anders tegenaan: een restaurantfactuur komt niet terug in de WKR-administratie. Door de extrapolatie die bij een steekproef plaatsvindt, bedraagt de bijbehorende naheffing maar liefst circa € 50.000. Grapje zeker, denkt u wellicht. Nee. Dit kan het gevolg zijn van een kleine onvolkomenheid in de administratie. Slechts het niet (voldoende) aanwijzen van het restaurantbonnetje als eindheffingsbestanddeel kan al genoeg zijn. Zelfs als er genoeg vrije ruimte is. Zelfs als het etentje zakelijk was. En zelfs als de kostenpost wel in voldoende mate was aangewezen als eindheffingsbestanddeel (en daardoor de WKR op die kostenpost van toepassing is). De Belastingdienst blijkt in diverse gevallen namelijk (te) streng op te treden bij het beoordelen van de WKR.”

BDO: “Als Adviesgroep Loon- & Premieheffing merken wij dagelijks dat BDO-relaties de WKR-administratie voor het merendeel niet op orde hebben. In veel gevallen is er weliswaar een WKR-administratie, maar is die (te) beperkt. En diverse werkgevers hebben nog steeds in het geheel geen WKR-administratie: ‘Wij hebben toch voldoende vrije ruimte.’ Of: ‘Wij kennen geen secundaire arbeidsvoorwaarden.’ Toch bent u verplicht om een WKR-administratie te voeren, sinds 2015 geldt dat voor iedere werkgever. Bij een controle door de Belastingdienst komt de WKR-administratie inmiddels dan ook automatisch naar voren als controlepunt. Daarbij blijkt ook regelmatig dat werkgevers de WKR-theorie rondom bijvoorbeeld gerichte vrijstellingen en nihilwaarderingen minder goed beheersen dan dat zij dachten; een extra valkuil bij het vermijden van naheffingen.”