Vaktechniek en automatisering – niet altijd een gelukkig huwelijk

Het schijnt dat auto's met parkeerhulpjes, remassistenten en achteruitrijcamera's niet minder schade hebben dan auto's zonder al die snufjes. Sterker nog, onderzoek suggereert dat al die hulpmiddelen juist een averechts hebben. Ik hoorde dit op het journaal (dus als ik lieg, is dat in commissie). Waar het aan ligt, vertelde het verhaal niet. Overmoedige chauffeurs, slechte algoritmes of bijziende camera’s. Van de auto-industrie hoeven we het antwoord waarschijnlijk niet te verwachten.

Nou rijdt de gemiddelde accountant toch in een leaseauto dus de zorgen over een extra parkeerdeukje zullen wel meevallen. Toch valt er een les te leren. Beloftes van nieuwe technologie vragen om een gezonde dosis scepsis. Zeker als het gaat om de beheersing van hypothetische of triviale risico’s in combinatie met menselijk handelen. 

De parallel met de gemiddelde MKB praktijk is niet zo ver te zoeken. Duizenden facturen worden verwerkt, BTW aangiftes worden gedaan en jaarrekeningen worden opgesteld. En meestal zonder noemenswaardige fouten. Steeds meer procesmatiger, geautomatiseerd en daardoor tijdiger en vaak ook beter. Gestage progressie gedreven door softwareleveranciers en kantoren die leidt tot steeds snellere en betrouwbaardere cijfers. 

Toch dreigen een paar ontwikkelingen roet in het eten te gooien:
• Risicogericht werd het ‘mot du jour’ in de MKB praktijk. Theoretisch gezien een solide concept. Net zo waterdicht als die achteruitrijcamera. 
• Techniek om geautomatiseerd controles uit te voeren wordt steeds beter en goedkoper. 
Combineer die twee en voor je het weet maak je meer ongelukken dan vroeger. 

Dat vereist natuurlijk wat toelichting. Zoals gezegd: risicogericht werken is een waterdicht concept. Het probleem is alleen dat we met z’n allen niet zo goed in staat zijn om een realistische risico-inschatting te maken. En al helemaal niet in de evaluatie achteraf: was iets wel een risico? Hebben controles ook geleid tot een correctie of bevinding is iets wat zelden kritisch wordt beoordeeld. Net als met marketing is het kennelijk ook in de accountancy zo dat de helft van het geld wordt weggegooid. Jammer genoeg weten we vooraf en vaak ook achteraf niet welke helft.

In mijn dagelijks werk voor analys.io spreek ik veel met kantoren over monitoring van administraties. Gek genoeg moet ik dan bijna altijd op de rem trappen. Zet een paar accountants in een vergaderzaal met wat powerpointslides en voor je het weet heb je 37 verschillende manieren om een BTW aangifte te verprutsen. Met een beetje creativiteit kun je al die risico’s nog wel vatten in één of andere vorm van data-analyse. 

En daar gaat het vaak fout. Want alhoewel je best iets kunt bouwen om al die risico’s in te schatten, zullen de analyses niet altijd waterdicht zijn. Gevolg: veel rode vlaggetjes die onderzocht moeten worden. Met uiteraard voldoende false positives – ogenschijnlijke fouten die uiteindelijk toch goed blijken te zijn. Heel vaak niet veroorzaakt door een foutieve analyse maar simpelweg omdat de feiten en omstandigheden niet uit de beschikbare data te halen zijn. Helaas kom je daar vaak pas achter als je zo’n transactie hebt onderzocht. 

En er is nog een valkuil. We willen graag een beeld hebben bij de kwaliteit van elke administratie. Waar vroeger met gepast enthousiasme de checklist uit de kast werd getrokken, worden nu geautomatiseerd dezelfde controles uitgevoerd. Dat hoeft niet verkeerd te zijn maar de manier waarop transacties worden verwerkt, is wel fundamenteel gewijzigd in de afgelopen jaren. Robotic Process Automation, standaardisatie met bijvoorbeeld RGS en vergaande configuratie van boekhoudsystemen hebben logischerwijs effect op de reële foutrisico’s in een administratie. 

Tijd dus voor een andere kijk op de kwaliteit van de administratieve dienstverlening. Waarbij we minder moeten kijken naar individuele administraties en meer focussen op processen. Persoonlijk denk ik dat we daarbij goed gebruik maken van de methodologie uit de controlepraktijk. 

Dus als je met monitoring in de administratieve dienstverlening aan de slag gaat, onderdruk dan de neiging om ongebreideld risico’s te bedenken en papieren werkzaamheden te vertalen naar geautomatiseerde controles. Bekijk het op kantoorniveau en ga gestructureerd te werk:
• Wat zijn de echte inherente risico’s? Bij voorkeur vastgesteld op basis van praktijkervaring. 
• Welke controles zijn al in de processen ingebouwd en hoe kan ik die het beste op effectiviteit beoordelen? 
• Welke restrisico’s zijn belangrijk genoeg om op het niveau van individuele administraties te controleren? 

Een gestructureerde aanpak die leidt tot de meest effectieve en efficiënte kwaliteitsbeheersing van administratieve dienstverlening en in het verlengde daarvan de samenstelpraktijk. 

Dat deze aanpak wringt met het traditionele 4410-dossier en de manier waarop kantoren organisatorisch zijn ingericht, is wel duidelijk. Een makkelijke transitie zal het dan ook wel niet zijn. Maar persoonlijk denk ik dat het de enige manier is om de samenstelpraktijk vaktechnisch verantwoord de toekomst in te loodsen. 

Joris Joppe is accountant en oprichter van analys.io – de data-analyse en monitoring oplossing voor accountants- en administratiekantoren in het MKB.